Význam vedenia denníka v účtovníctve

Účtovný zápis je záznam finančnej transakcie zapísanej do denníka. V časopise sa uvádzajú všetky finančné transakcie podniku a zaznamenáva, na ktoré účty sa tieto transakcie týkali. Všetky účtovné zápisy sa uskutočňujú buď formou podvojného účtovníctva alebo jednoduchého účtovania.

Záznamy denníka sa zvyčajne zadávajú v chronologickom poradí a debety sa zadávajú pred kreditmi - debety sa zapíšu do stĺpca vľavo a kredity sa zadajú vpravo. Položky žurnálu sú priradené ku konkrétnym účtom pomocou účtovej osnovy a zápis žurnálu sa potom zaznamenáva do hlavnej knihy. Kniha vedie záznamy o viacerých účtoch.

Účel zápisov do denníka

Záznamy z denníka poskytujú základné informácie pre všetky ostatné finančné správy podniku. Audítori ich používajú na analýzu toho, ako finančné transakcie ovplyvňujú obchod.

Každá položka by mala obsahovať dátum transakcie, zúčastnené strany, debet z aspoň jedného účtu, kredit na aspoň jeden iný účet, potvrdenie alebo číslo šeku a poznámku opisujúcu ďalšie podrobnosti súvisiace s transakciou - čokoľvek pravdepodobne nebude pamätať mesiace alebo roky neskôr.

Ak si zakúpite a použijete softvér účtovného systému, bude s najväčšou pravdepodobnosťou starať sa o všetky tieto údaje pre vás. Ale mali by ste byť schopní zvládnuť vaše účtovné zápisy a knihy sami s nejakým základným pochopením procesu, ak si nemyslíte, že tento druh nákladov je ešte potrebný, pretože práve začínate.

Jednorazové účtovníctvo

Ako už názov napovedá, každý účtovný zápis sa vykonáva na samostatnom riadku, keď použijete metódu jednoduchého účtovníctva. Môžete odpočítať to, čo ste strávili na novom počítačovom systéme, ako debet, potom na ďalšom riadku a ako ďalší záznam by ste mohli získať príjem od zákazníka alebo klienta ako kreditu. Budete mať dve samostatné transakcie alebo účtovné zápisy, každý s vlastným riadkom. Je to jednoduché, nelíši sa od toho, ako by ste sledovali transakcie, ktoré robíte z bežného účtu.

Jednorazové účtovníctvo môže byť vhodné, ak prevádzkujete svoj vlastný malý podnik ako jediný majiteľ a vaše knihy a transakcie nie sú zložité. Každý to zvládne. Nepotrebujete žiadne špecifické školenie.

Dvojité účtovníctvo

Účtovný zápis s použitím metódy podvojného účtovníctva zahŕňa rôzne informácie v rôznych stĺpcoch na tom istom riadku. V systéme s dvojitým vstupom by ste mali mať debet na nákup počítača, potom by sa na rovnakom riadku zobrazil kredit alebo zvýšenie celkových výdavkov na kancelárske vybavenie, ale v inom stĺpci na vyrovnanie debetu. Tieto stĺpce by mali byť rovnaké, ako napríklad - 2 000 USD ako debet a + 2 000 USD pre kredit.

Možno budete musieť použiť ešte viac stĺpcov v závislosti od povahy vášho vstupu, ale minimálne by mali byť dva, jeden pre debety a kredity. Podvojné účtovníctvo spravidla robí účtovný zápis, nie pre samotnú transakciu, ale pre účet ovplyvňuje aktíva, pasíva, vlastné imanie, výnosy a náklady. Debety a kredity ku každému sú uvedené na rovnakom riadku.

Na konci roka alebo akéhokoľvek iného účtovného obdobia, ktoré si vyberiete, by mali všetky vaše účtovné zápisy týkajúce sa debetov zodpovedať vašim účtovným zápisom z celkového počtu kreditov. Znamená to, že váš účet je „vyvážený“.