Riadenie zmien o pracovných projektoch

Projektoví manažéri trávia veľa času vytváraním plánov a stanovovaním cieľov tímu. Sponzori, zainteresované strany a tímy potom trávia veľa času zmenou rozsahu práce a procesu zavádzania. S jasným, jednoduchým procesom riadenia zmien na mieste a ustáleným pohľadom na väčší obraz, aj keď niektoré z detailov sa posunú, ide dlhú cestu k udržaniu projektu vpred a umožňuje vám udržať si chladný.

Prijať, že zmena sa stane

Zmeny prebiehajú prakticky v každom okamihu životného cyklu projektového riadenia. Uznávajúc, že ​​zmeny sú nevyhnutné - skutočne, často prospešné - časti procesu umožňujú najlepším projektovým manažérom prijať agilnejšie prístupy k plánovaniu a realizácii. Mať zavedené stratégie na účinné riešenie zmien, ku ktorým dochádza, je najrýchlejší spôsob, ako udržať pozornosť každého z nich, dokonca aj tvárou v tvár tomu, čo sa niekedy môže zdať konštantné.

Definovaný, štruktúrovaný proces riadenia zmien je vaša realizačná hracia kniha; vašej stratégie „biblie“. Bude pre vás definovať, ako najlepšie reagovať ako vodca na návrhy - dokonca požiadavky - na zmenu v procese vývoja. To vám pomôže orientovať sa, pôvabne as istotou, niekedy spornou krajinou spolupráce smerom k dosiahnutiu konečných cieľov všetkých strán.

Proces riadenia zmien

Proces riadenia zmien vyzerá takto:

• Prijať požiadavku / požiadavku na zmenu v procese projektu
• Posúdiť žiadosť o zmenu / dopyt so zameraním na rozpočet projektu, pokiaľ ide o:
• materiály
• príslušné požiadavky na povolenie
• hodín
• stratený / získaný čas
• Pripravte a predstavte akcionárom projektu / spojte svoje odporúčania, ako postupovať v súvislosti s požiadavkami
• Prijať schválenie rozhodnutia akcionára alebo odmietnuť pokračovať

Pozrime sa na každý z týchto krokov:

Prijať požiadavku / požiadavku na zmenu v procese na projekte

Dostanete žiadosť o zmenu projektu v stovkách rôznych spôsobov: na stretnutí, prostredníctvom e-mailu, na telefóne, na chodbe, keď sa večer ponáhľate z kancelárie.V ideálnom prípade dostanete informácie o formulári žiadosti o zmenu, ale mali by ste vedieť, že v reálnom živote si mnohí dôležití aktéri myslia, že dokončenie tohto typu administratívy je úlohou projektového manažéra - a vo vašej spoločnosti to môže byť.

Šablóna žiadosti o zmenu projektu (viac o tom za minútu) by mala presne a stručne zachytiť všetky podrobnosti žiadosti, avšak neformálne k vám prídu. Akonáhle máte pocit, že všetky detaily sú presne zaznamenané, spustite formulár okolo iniciátora, aby ste overili, že všetky body boli adresované úplne.

Pamätajte, že zmeny by mohli byť aj o tom, že by ste mali pracovať. Ne vždy predpokladajte, že zmeny sa budú týkať uvádzania práce. Proces je rovnaký bez ohľadu na to, či sa zvyšuje alebo znižuje rozsah projektu.

Posúdenie zmeny

Detailne si pozrite žiadosť o zmenu. Budete posudzovať vplyv na:

• plán
• dokumentácia
• Doteraz vykonaná práca a práce
• rozpočet
• Opatrenia kvality
• Rozsah
• Dostupnosť zdrojov

Napríklad zmena softvéru sa môže odhadnúť na 5 dní. To by nebolo len pridať 5 dní do harmonogramu, pretože by to vytlačilo inú úlohu a presunulo by to v časovom rámci, v ktorom je kľúčový zdroj na dovolenke. Táto úloha by sa tiež musela presunúť, takže táto zmena by celkovo pridala 8 dní do harmonogramu. To by stálo $ 5k robiť, a navyše 8 dní tlačí nás do ďalšieho mesiaca s dodávateľskou zmluvou, takže tam sú náklady, aby tam zvážiť. Kvalita ostáva rovnaká, ale zmeny rozsahu zahŕňajú novú zmenu.

Bude potrebné aktualizovať všetku relevantnú dokumentáciu vrátane projektového plánu a príručiek odbornej prípravy, ktoré sa už začali.

Takže vo veľkom obraze má jednoduchá 5-dňová zmena výrazné účinky. Pred prijatím rozhodnutia o implementácii je dôležité zvážiť všetky relevantné faktory, pretože úplný obraz môže zmeniť výsledok.

Pripravte a prezentujte odporúčania

Vyzbrojení s pochopením úplného dopadu požadovanej zmeny alebo zmien, predložte svoje odporúčania týkajúce sa životaschopnosti zmeny.

V niektorých prípadoch sa zmeny nebudú vykonávať, pretože vnímaná výhoda bude nižšia ako náklady. V iných prípadoch sa dá nájsť dostatočný prospech na kompenzáciu nákladov na vykonanie dodatočnej práce. Ostatné prípady, napriek tomu, ukážu, že zmeny sú nevyhnutné a mimo vašej kontroly, bez ohľadu na negatívny vplyv, vyplývajúci z otázok regulácie alebo dodržiavania predpisov, alebo vnútorných otázok, ako je organizačná reštrukturalizácia.

Rozhodnutie

V prípade malých zmien, ktoré spadajú do vášho limitu autorizácie, rozhodnutie, či prijať alebo odmietnuť zmeny, spočíva na vás (so správnym vstupom tímu). Čokoľvek väčšie by mal schváliť sponzor projektu alebo projektová rada. Pojmy, na ktoré sa vzťahuje táto kategória, sa vo všeobecnosti jasne uvádzajú na začiatku každého projektu.

Bez ohľadu na výsledok je dôležité, aby všetci, ktorí sú zapojení do procesu, boli informovaní. Odcudzenie členov tímu v ktoromkoľvek bode vývoja môže stáť celistvosť celého projektu, ako aj akúkoľvek budúcu spoluprácu.

Nástroje na riadenie zmien

Na uľahčenie a zefektívnenie tohto procesu boli vyvinuté viaceré nástroje na riadenie zmien. Centrom každého súboru nástrojov na riadenie zmien by malo byť:

• Kontrolný zoznam alebo proces mapovania zúčastnených strán prostredníctvom vhodných krokov na zvýšenie zmeny rozsahu projektu
• Formulár žiadosti o zmenu šablóny (Poznámka: Ak vaše projekty pracujú online z automatizovaného pracovného toku, je to skvelý nápad mať tento formulár zahrnutý v zozname dokumentov.

Vypracovanie formulára žiadosti o zmenu projektu

Formulár žiadosti o zmenu projektu by mal obsahovať:

• Meno osoby žiadajúcej o zmenu (ďalej len „žiadateľ“).
• Jedinečný identifikátor, ako je číslo zmeny (môžete ho pridať sami na seba neskôr, pretože je nepravdepodobné, že by niektorý z ľudí, ktorí žiadosť vznesú a použijú formulár, vedieť, čo tu má zadať).
• Opis navrhovanej zmeny s čo najpodrobnejšími údajmi.
• Kategória zmeny. V ideálnom prípade by mali byť žiadatelia schopní vybrať si z prepopulovanej časti, takže musia len zaškrtnúť políčko. Je to dobré miesto na zaznamenanie, či je žiadosť o zmenu vo vzťahu k regulácii alebo internému dodržiavaniu - ak je (skutočne), môžete obísť veľa krokov plánovania a hodnotenia a jednoducho s tým pokračovať.
• „Prečo“ zmeny. Aký je dôvod na jeho vykonanie? Prečo ho chce žiadateľ?
• Možný vplyv navrhovanej zmeny na rôzne prvky projektu vrátane času, nákladov, kvality, rozsahu. Žiadateľ nemusí mať všetky podrobnosti, takže môže vyžadovať, aby vaša pomoc pri vyplňovaní týchto prázdnych miest bola vykonaná prostredníctvom kroku hodnotenia zmien. Minimum, ktoré hľadáte v tomto bode, je objasnenie, či môže zvýšiť, znížiť alebo zmeniť existujúce parametre projektu.

Formuláre žiadosti o zmenu by mali byť zaokrúhlené s priestorom pre podrobnosti, ktoré chcete vyplniť, pretože zmena je ďalej diskutovaná. Šablóna by mala obsahovať aj priestor pre:

• Zmeniť rozhodnutie: Prijať, Odmietnuť alebo Odložiť
• Meno osoby, ktorá vydala rozhodnutie (alebo skupinu) plus dátum prijatia rozhodnutia a akékoľvek ďalšie pripomienky.

Zmeny a riadenie rozsahu projektu

Riadenie rozsahu projektu je proces, ktorý filtruje a spresňuje rozdiely medzi tým, čo je potrebné na úspešné vykonanie projektu a čo nie. Pri prijatí žiadostí o zmenu projektu je potrebné zvážiť, ako tieto zmeny môžu mať vplyv na celkový projekt. Proces riadenia zmien vám pomôže vylepšiť a definovať v kontexte, prečo je zmena alebo nie je praktická alebo potrebná.

Sprievodca projektovým riadiacim orgánom vedomostí (PMBOK Guide) - riadenie zmien v projekte piatej edície je vhodné spomenúť, pretože to nie je také intuitívne, ako si myslíte. Sprievodca PMBOK obsahuje vynikajúce úvodné smernice vo forme procesu nazvaného „Rozsah kontroly“ v časti Správa rozsahu projektov. Proces riadenia zmien v projektoch je však potrebné riešiť integrovanejším spôsobom, čo sa odráža v texte. Užívatelia "PMBOK Guide" by mali tiež odkazovať na proces Perform Integrated Change Control, pretože jasne stanovuje, ako sa všetko spája vo väčšej krajine.

Pre účely PMP je dôležité pochopiť, ako "PMBOK Guide" pokrýva riadenie zmien, pretože bude súčasťou vášho vyšetrenia. Majte však na pamäti, že proces riadenia zmien, ktorý skutočne používate na projektoch, musí byť integrovaný, ľahko sledovateľný a praktický.

Vedenie vášho tímu prostredníctvom procesu zmeny

Projektový tím je rozhodujúci pre úspech akéhokoľvek projektu, takže pomáha pri ich aktívnom zapojení do riadenia zmien v procese.

Tu je 5 spôsobov, ako môžete svojmu tímu pomôcť rýchlo sa vyrovnať s procesom riadenia projektu:

1. Buďte otvorení o zmenách. Dajte svojmu tímu vedieť, že sa očakáva zmena v projektoch.

2. Buďte otvorení o procese. Proces riadenia zmien, o ktorom tu hovoríme, neprichádza prirodzene každému. Väčšina členov tímu nevie, čo sa od nich očakáva, kým im nebudú odporučené. Pripravte si inštruktáž, aby ste s nimi mohli prejsť procesom a dajte každému vedieť, aká je jeho úloha pri jeho realizácii.

3. Uľahčite to. Zmena projektu je často prinajlepšom riadený chaos. Kroky, ktoré urobíte na úspešnú navigáciu, definujú vašu metaj ako projektového manažéra. Váš tím môže nájsť zmeny, ktoré sú znepokojujúce - najmä tie veľké, alebo tie, ktoré menia rozhodnutia, ktoré boli dlho považované za vyriešené, a prekážky, ktoré sa považovali za dlhé. Harmonogram je nesprávny, rozpočet sa môže líšiť, požiadavky sú určite odlišné.

Váš tím sa na vás pozerá na vedenie a stabilizáciu. Urobte im čo najjednoduchší proces.

4. Buďte tu na pomoc. Úspešná integrácia si vyžaduje nový spôsob práce. Ak ste už predtým spravovali zmeny projektu neformálnym spôsobom (alebo vôbec nie), potom zmena formálneho procesu môže chvíľu trvať, kým sa stane „spôsobom, akým tu robíme veci“. Dajte tímu vedieť, že ste tam, aby ste im pomohli, ak budú potrebovať niečo okolo vás.

5. Nebojte sa povedať nie. Nie všetky zmeny sú rozumné návrhy. Dajte svojmu tímu vedieť, že ak sa cítia silne o zmene, ktorá nie je správna vec pre projekt v tomto okamihu, stojíte pri nich v tomto rozhovore so žiadateľom o zmenu.

Nedodržiavanie efektívnej zmeny je hlavnou zložkou spôsobu, akým môže byť projekt úplne vykoľajený, takže dávajte pozor. Zmeny v projektoch, ktoré sú vybavené správnymi informáciami a procesmi, môžu byť riešené kontrolovaným, inteligentným a prospešným spôsobom pre všetkých zúčastnených.