Ako napísať profesionálny e-mail - 7 otázok sa opýtajte sami seba predtým, než zasiahnete Odoslať

Ľudia už mnoho rokov predpovedajú zánik e-mailu. Aj keď je pravda, že používame iné formy komunikácie, ako sú textové správy a sociálne médiá, aby sme „rozprávali“ s našimi priateľmi alebo poslali rýchle správy našim kolegom, stále používame e-maily, najmä pre komunikáciu súvisiacu s prácou. Je to tiež hlavný prostriedok kontaktu, keď sa uchádzate o prácu. Je rovnako dôležité ako kedykoľvek predtým vedieť, ako napísať profesionálny e-mail.

E-mail môže byť vaším počiatočným kontaktom s niekým a preto je to vaša prvá príležitosť urobiť dojem. Buďte veľmi opatrní pri zostavovaní správ. Skôr ako kliknete na tlačidlo Odoslať, odpovedzte na týchto 7 otázok.

1. Je moja správa bezplatná?

Kontrola chýb v e-mailoch je najdôležitejšia vec, ktorú môžete urobiť pred odoslaním. Nesprávna gramatika a nesprávna gramatika spôsobia, že budete vyzerať neopatrne. To je v rozpore s dojmom, ktorý sa snažíte urobiť, najmä ak žiadate o prácu.

Proofread, kým si nie ste istí, že ste zachytili všetky pravopisné a gramatické chyby, ako aj preklepy. Grammarly.com má k dispozícii bezplatné nástroje vrátane rozšírenia prehliadača Chrome, ktoré vám môžu pomôcť.

2. Čo o mne hovorí moja e-mailová adresa?

Vaša e-mailová adresa vašej práce - mimochodom, nikdy by ste ju nemali používať na vyhľadávanie úloh - pravdepodobne je veľmi jednoduchá. S najväčšou pravdepodobnosťou to je nejaký variant vášho mena. Možno ste si vybrali menej obchodnú adresu, ktorá sa použije na osobný e-mail. Adresa, ktorá je sugestívna, detská alebo roztomilá, je v poriadku, ak ju používate iba na odosielanie správ svojim priateľom a rodine, ale ak potrebujete napísať profesionálny e-mail, zaregistrujte sa na nový účet, ktorý vyjadruje profesionalitu.

Nastavte e-mailovú adresu, ktorá používa vaše skutočné meno. Vyskúšajte svoje krstné mená a priezviská; vaše krstné meno, stredné počiatočné meno a priezvisko; alebo ich kombináciou. Nikdy neposielajte svoj profesionálny email z [email protected].

3. Je názov a e-mailová adresa v poli „Komu“ správne?

Keď začnete písať meno príjemcu do poľa "To", väčšina e-mailových klientov vyplní zvyšok mena jedným z vašich kontaktov. Dalo by sa ľahko skončiť s nesprávnym menom v tomto poli, takže sa uistite, že venovať pozornosť.

Predstavte si, aké problémy by mohli vzniknúť, ak omylom pošlete e-mail nesprávnemu príjemcovi. Povedzme, že hľadáte prácu, kým ste ešte zamestnaný. Vedúci zamestnania u potenciálneho zamestnávateľa by mohol mať meno, ktoré začína rovnakým písmenom ako meno vášho súčasného šéfa. Ako by to bolo trápne, keby ste poslali svojho šéfa správu určenú pre tohto manažéra? Nielenže sa chcete uistiť, že vaša správa dosiahne plánovaný cieľ, ale tiež chcete mať istotu, že nedosiahne nezamýšľané miesto.

4. Použil som správny názov na adresovanie príjemcovi?

Ak ste už na základe mena s osobou, ktorú odosielate e-mailom, je v poriadku, aby ste sa s nimi vo svojej správe zaoberali takto. Ak je to však vaša prvá komunikácia s niekým, alebo si nie ste istí, ako sa uprednostňujú, je vhodnejšie použiť formálny titul ako pán, pani, pani alebo Dr. a posledný príjemca názov.

Vždy sa mýlite na strane opatrnosti. Nemôže to ublížiť byť formálnym. Ak chcete zistiť, ako sa niekto, s ktorým už máte nadviazaný vzťah, uprednostňuje, obráťte sa na predchádzajúce správy a zistite, ako sú podpísané. To vám pomôže rozhodnúť, čo robiť.

5. Má môj tón dobre sprostredkovať moju správu?

Ako hovorí príslovie: "Nie je to to, čo hovoríte, ale ako to hovoríte." Keď hovoríte s niekým tvárou v tvár, môžete sa spoľahnúť na intonáciu, reč tela a výraz tváre, aby ste svojim slovám pomohli dodať ďalší význam.

Keď sa pokúsite vyjadriť tú istú správu písomne, je tu viac priestoru pre nedorozumenie, pretože čitateľ nemôže vidieť vašu tvár, čítať reč vášho tela alebo počuť váš hlas. Uistite sa, že vaša správa je zdvorilá a znie priateľsky a že váš zamýšľaný význam je jasný.

6. Je moje posolstvo jednoduché, ale nie záhadné?

Udržiavanie vašich správ krátkych a sladkých uľahčuje ich pochopenie. Zároveň by ste nemali vynechať nič dôležité. Nechcete donútiť príjemcu vášho e-mailu hádať, čo sa snažíte povedať. Vaša správa by mala byť čo najpresnejšia, ale mala by obsahovať všetky potrebné informácie.

7. Zahrnula som nevyžiadané prílohy?

Mnohí ľudia odmietajú otvárať e-mailové prílohy, ktoré neočakávajú. Majú právo sa tomu vyhnúť. Počítačové vírusy sa často prenášajú v týchto prílohách. Ak chcete odoslať súbor niekomu, napríklad svojmu životopisu, najprv požiadajte svojho príjemcu o povolenie. Pošlite ho len vtedy, keď povie, že je to v poriadku.