Ako môžete využiť audit projektu

Z času na čas môže každý projekt profitovať z auditu. Ale nebojte sa, nie je to tak hrozné, ako to znie. Projektový audit je miesto, kde nestranná osoba preskúma váš projekt a poskytne usmernenie k tomu, čo by sa dalo urobiť inak, aby sa zlepšili jeho šance na úspech. Tento článok všetko vysvetľuje a prechádza tým, ako sa pripraviť na audit projektu.

Ako prebieha formálny audit projektu

Audit projektu je zvyčajne formálnym cvičením. Neformálny ekvivalent sa zvyčajne nazýva partnerské preskúmanie. Tu kolega vyhľadáva váš projekt a súvisiacu dokumentáciu a dáva vám spätnú väzbu o tom, kde by ste mali stráviť trochu viac času.

Projektové audity sú formálne v tom, že zvyčajne majú definovaný súbor otázok a sú vykonávané niekým, kto to robí pravidelne.

Kto vykonáva projektové audity

Osoba, ktorá vykonáva audit projektu, môže byť iný projektový manažér (pravdepodobne niekto s veľkými skúsenosťami s realizáciou projektov), ​​ale je pravdepodobnejšie, že bude niekto z projektového úradu, ktorý vykonáva audity často.

Bude to niekto, kto sa môže považovať za nestranného, ​​takže to nebude váš vedúci ani sponzor projektu. Môže to byť aj tím ľudí, v závislosti od veľkosti projektu.

Ako sa pripraviť na audit projektu

Prvou a hlavnou vecou, ​​ktorú je potrebné zorganizovať, je mať kópie projektovej dokumentácie pre audítora. Ak máte koordinátora projektu, požiadajte ich, aby si stiahli balík dokumentov (najlepšie elektronický). Mali by ste mať všetky informácie ľahko dostupné, ale aj keď tak urobíte, tento krok môže ešte nejaký čas trvať. Minimálne sa uistite, že máte pre audítora k dispozícii plán projektu, protokol o rizikách, denník problémov, rozpočet a harmonogram.

Kto sa musí zapojiť

To závisí od druhu vecí, na ktoré sa audítor chce pozrieť. Ako projektový manažér budete musieť stráviť nejaký čas s nimi. Očakávajte, že aj vaši členovia tímu budú pozvaní na rozhovor s audítorom.

Majte na pamäti, že čím dlhšie trávia prácu na úlohách súvisiacich s auditom, tým menej času majú na prácu na projekte, takže v priebehu obdobia auditu budete možno musieť zmeniť niektoré činnosti a pracovať pomalšie.

Ako dlho trvá audit projektu

Pre audit projektu neexistuje žiadna pevná lehota. Na veľkých projektoch zistíte, že to trvá oveľa dlhšie. Na malých projektoch by mohol byť audítor vykonaný v priebehu niekoľkých hodín. Akonáhle viete, že váš projekt bude podrobený auditu, požiadajte svoj audítorský tím o to, ako dlho očakávajú ich prácu.

Čo hľadá audit

Ak sa audit požadoval z dôvodu mimoriadnych obáv, ako napríklad nedodržanie cieľov kvality, potom očakávajte, že túto oblasť dôkladne preskúma. Rutinný audit sa bude zaoberať široko v rôznych oblastiach riadenia projektov a výstupov, na ktorých projekt pracuje. Zahŕňa čas, náklady a kvalitu vášho projektu a angažovanosť zainteresovaných strán.

Cieľom auditu je zistiť, či projekt splní svoje ciele alebo nie. Ak sa audítor domnieva, že na základe aktuálneho výkonu projektu tieto ciele nedosiahne, predloží odporúčania pre opatrenia.

Odporúčania závisia od toho, čo sa našlo

Odporúčania v správe audítora budú závisieť od toho, čo zistili. Očakávajte, že budú pozitívne a formulované spôsobom, ktorý by vám mal umožniť ich ľahké prijatie. Mali by byť praktické.

V jednom extrémnom prípade môže audítor odporučiť, aby bol váš projekt uzavretý, hoci by sa tak stalo len vtedy, ak by sa domnievali, že neexistuje žiadna šanca, že práca na projekte z tohto bodu bude pre organizáciu predstavovať akúkoľvek hodnotu.

Pozrite sa na audit projektu ako pozitívnu skúsenosť. Mal by vám poskytnúť včasné varovanie pred akýmikoľvek príznakmi, že váš projekt má problémy a je to príležitosť pracovať so skúseným odborníkom na projekt. Realizácia ich odporúčaní by vás, vášho tímu a vášho projektu mala stať úspešnejšou a to môže byť len dobrá vec.