Sledovanie vášho projektu bez Ganttovho diagramu

Ganttove diagramy sú fantastickým a veľmi užitočným nástrojom na sledovanie a koordináciu všetkých malých krokov, ktoré idú do veľkého projektu, ale môžu sa rýchlo stať ohromujúcimi a chaotickými, najmä pre ľudí, ktorí ich nevedia čítať. Pokúste sa použiť Ganttov diagram na vysvetlenie vášho postupu klientovi alebo kolegovi na inom oddelení a môžete mať dosť výzvu na svojich rukách.

Toto nie je jediná výzva Ganttovho diagramu. Údaje v Ganttovom grafe zvyčajne vyžadujú špeciálny softvér na prezeranie a editáciu a ich tlač je takmer vždy výzvou. Okrem toho sa niekedy chcete sústrediť len na malú časť projektu bez toho, aby ste boli zahltení všetkými ďalšími informáciami.

Kým Ganttove diagramy sú jedným skvelým riešením, nie sú jediné. Ak sa potrebujete pozrieť na menšiu vzorku informácií, alebo potrebujete prezentovať zjednodušenú verziu alebo časť informácií v situácii, keď by Ganttov diagram nebol praktický, tu je päť alternatív, ktoré by ste namiesto toho mohli použiť.

Zoznamy úloh

Každý v podnikateľskej komunite by mal byť oboznámený so základným zoznamom úloh. V skutočnosti je organizovanie jednou z najlepších zručností projektového manažéra.

Zoznam úloh vykoná zoznam úloh na ďalšiu úroveň. Pomocou zoznamu úloh môžete pridať ďalšie stĺpce, ktoré zobrazia, kto bude dokončovať každú úlohu, stav úlohy, dátum začiatku a konca a pravdepodobnosť, že úloha bude dokončená včas. Môžete dokonca pridať zaškrtávacie políčka pre členov tímu, aby skontrolovali, či sú položky dokončené.

tabuľkové

Ďalšou alternatívou je zjednodušená schéma tabuľky. Stále môžete zadávať úlohy pozdĺž ľavej strany a stále môžete zatieniť pruhy, aby ste zobrazili úroveň pokroku a odhadovaný dátum začiatku a konca úloh.

Tabuľky môžu byť časovo náročné na aktualizáciu a časovú náročnosť ich aktualizácie, takže ich nebudete chcieť používať ako svoje celkové riešenie riadenia projektov. Pre jednoduchú jednorazovú správu pre klienta alebo manažéra však môže zjednodušená tabuľka vizuálne rozložiť projekt spôsobom, ktorý je

ľahko vysvetliť a pochopiť. Je to tiež dobrá voľba pre sledovanie priebehu projektu.

Vývojové diagramy

Vývojové diagramy alebo sieťové diagramy zobrazujú úlohy projektu v poradí, v akom musia byť dokončené. Vývojové diagramy môžu byť tak jednoduché alebo zložité, ako by ste chceli. Napríklad môžete alebo nemusíte chcieť uviesť informácie, ako je dátum začiatku a konca každého kroku, identifikačné číslo úlohy alebo

lokalita. Majte na pamäti, že pridanie príliš veľa informácií môže tieto grafy ťažko čítať.

Zatiaľ čo mnohí ľudia považujú diagramy prúdenia za ľahšie čitateľné a pochopiteľnejšie ako Ganttov diagram, čo ich robí nepríjemnými. Okrem toho sú často nevhodné pre veľké a zložité problémy. Vývojové diagramy sú najvhodnejšie na prezentáciu jednoduchých projektov s úlohami, ktoré prirodzene napredujú z jedného do druhého

ale nemali by sa používať ako dlhodobý nástroj alebo pre príliš zložité projekty.

Kanban Boards

Má váš projekt veľký počet krokov, ktoré sa nemusia nevyhnutne vykonávať v postupnom poradí? Máte viac ľudí pracujúcich na tom istom projekte alebo sú úlohy často aktualizované? Ak áno, Kanban Vám môže ponúknuť ideálne riešenie. (Zistite viac o tom, ako Kanban pracuje v projektovom manažmente.)

S panelom Kanban je každá úloha projektu napísaná na poznámku a umiestnená do príslušného stĺpca, ako napríklad „robiť“, „prebiehajúce“ alebo „hotovo“. Keď je každá úloha dokončená, príslušná lepiaca poznámka sa presunie cez tabuľu, až kým sa všetky poznámky nenachádzajú v stĺpci "hotovo".

Tento organizačný systém je veľmi ľahko zrozumiteľný a rýchlo upraviteľný, ale nie je príliš prenosný a budete musieť byť opatrní, aby žiadna z poznámok nespadla a nestratila sa.

Správy o stave

Ganttove diagramy sú vynikajúcim nástrojom na sledovanie vašich projektov, nie nevyhnutne na ich komunikáciu. Ak všetko, čo potrebujete urobiť, je oznámiť svoj pokrok klientovi, sponzorovi projektu alebo iným členom tímu, správa o stave môže byť najlepšou voľbou. Navyše, mnohé softvérové ​​programy na riadenie projektov vytvoria zjednodušené a prehľadné správy o stave pomocou niekoľkých kliknutí myšou, čo vám ušetrí cenný čas a energiu.

Ganttove diagramy sú veľmi praktické pre sledovanie všetkých úloh, ktoré idú do veľkého projektu, ale nie sú vždy najlepšie pre komunikáciu týchto informácií s ostatnými, najmä s tými, ktorí nie sú zvyknutí čítať ich.

Máte niekoľko ďalších alternatív. Vyskúšajte jednu z týchto piatich alternatív Ganttovho diagramu sami. Môžete byť príjemne prekvapení, koľko času môžete ušetriť.