Ako si vybrať ľudské zdroje informačných technológií

Informačný systém o ľudských zdrojoch (HRIS) je nevyhnutný pre spoločnosti, aby riadili svoje plány benefitov a informácie o zamestnancoch. Technológia riadenia výhod už nie je pekná, ale nutnosť pomôcť HR spravovať more informácií a peniaze vynaložené na plány benefitov, keďže HR čelí obmedzeným zdrojom a neustále sa meniacim údajom.

Ale ako vedia HR a iní manažéri, že si vyberajú najlepšiu HR informačnú technológiu na riadenie všetkých detailov a že riešenie, ktoré vyberú, bude skúškou času?

Nasledujú kľúčové otázky, ktoré je potrebné položiť a odpovedať v procese výberu informačných technológií v oblasti ľudských zdrojov.

Aký je stupeň flexibility a škálovateľnosti, ktorý poskytuje HR informačné technológie?

Pracovníci v oblasti ľudských zdrojov by mali určiť, či softvér dokáže importovať údaje z viacerých hárkov programu Excel, databáz a papierových dokumentov, ako aj úroveň, s ktorou môže byť prepojená so všetkými druhmi iných systémov a potrebných údajov.

Softvér by mal byť schopný prijímať a filtrovať informácie z viacerých zdrojov. V ideálnom prípade by mal byť tento proces automatizovaný. Mnohé riešenia online zápisu vyžadujú, aby sa s údajmi ručne manipulovalo predtým, než môže ísť o aktualizáciu svojich systémov. Automatizácia formátu aktualizácie, harmonogramu prenosu a spôsobu doručenia môže pomôcť eliminovať problémy fakturácie a oprávnenosti.

Bude tento softvér schopný vyhovieť pravidlám HR a spoločnosti, ktoré poskytujú služby?

Skutočne schopný zapisovací engine vyhodnotí každú aktivitu zápisu a použije akúkoľvek potrebnú kombináciu pravidiel, správ, výziev a možností špeciálne navrhnutých tak, aby vyhovovali požadovaným požiadavkám oprávnenosti. Softvér by mal obsahovať všetky pravidlá oprávnenosti, ktoré spoločnosť a dopravcovia majú.

Bude informačná technológia ľudských zdrojov schopná rásť a rozširovať sa s organizáciou?

HR by mal zhodnotiť schopnosť technológie rásť, keď spoločnosť prijíma nových zamestnancov, kancelárie, zmeny benefitov a pravidlá. HR by sa mal pýtať na prahy pre každý z týchto prvkov.

Je technologický softvér schopný integrovať sa s inými systémami?

Mzdové a iné funkcie často zdieľajú rovnaké informácie ako manažment dávok. HR môžu dosiahnuť vyššiu efektívnosť, keď sa údaje a iné informácie o zamestnancoch vložené do jedného systému zdieľajú s iným systémom. Ďalšou potrebnou funkciou je sledovanie náboru zamestnancov.

Kto je zodpovedný za realizáciu alebo budovanie riešenia?

Aká úroveň vzdelávania sa týka? Niektoré riešenia vyžadujú, aby bol klient veľmi zapojený do počiatočnej implementácie, ktorá môže byť ohromujúca pre už obsadených HR administrátorov.

HR by mal mať jasnú predstavu o úrovni odbornej prípravy a technickej odbornosti, ktorá sa bude vyžadovať, a o očakávanom čase. Poskytovatelia riešení na túto tému môžu poskytnúť pohľad na subtílne oblasti, ktoré by sa spočiatku mohli javiť ako jednoduché, ale zahŕňajú značné technologické skúsenosti. HR potom môže určiť konkrétne úlohy, ktoré môžu byť tak ťažkopádne, že reálne znemožňujú dokončenie, potenciálne znižujú hodnotu informačných technológií a návratnosť investícií do ľudských zdrojov.

Existuje poplatok, ak sa školenie zúčastňuje?

Mali by sa posúdiť aj náklady na odbornú prípravu - vrátane času a cestovných nákladov na cestovanie mimo pracoviska. HR si musia uvedomiť všetky tvrdé a mäkké náklady spojené s prijatím informačných technológií v oblasti ľudských zdrojov.

Kto bude vlastniť údaje?

Odpoveďou na túto otázku by mala byť organizácia ľudských zdrojov. Spoločnosti by mali byť schopné prenášať svoje údaje do akéhokoľvek poskytovateľa aplikačných služieb (ASP). Ak sa údaje nachádzajú na vlastnom serveri dopravcu, spoločnosť môže niekedy účtovať dodatočné poplatky, ak by zmenila operátorov.

Aké druhy údržby a údržby sú potrebné? Keď je softvér nainštalovaný na firemných pracovných staniciach alebo serveroch spoločnosti, často sa vyžadujú pravidelné aktualizácie tejto technológie a môžu byť ťažkopádne naplánované a spravované. Aktualizácie informačných technológií HR sa často uskutočňujú automaticky pomocou softvéru dostupného online prostredníctvom modelu poskytovateľa aplikačných služieb (ASP) alebo softvéru ako služby (SaaS).

Aké bezpečnostné opatrenia sú vybudované v informačných technológiách ľudských zdrojov?

Ak je softvér dostupný online, prostredníctvom modelu ASP alebo SaaS, poskytovateľ by mal ponúkať každodenné zálohovanie, záložné servery a pridané ochranné vrstvy. Mali by byť zavedené ďalšie systémy a postupy na ochranu informácií pred stratou alebo prístupom neoprávnených osôb. HR by po konzultácii s inými manažérmi mal mať výhradnú právomoc rozhodovať o tom, komu bude umožnený prístup k informačným technológiám HR a do akej miery.

Budú zamestnanci schopní zapísať sa do plánov dávok a vykonávať zmeny v reálnom čase na svoje osobné údaje a plánovať voľby?

Prístup zamestnancov by mal byť daný vzhľadom na všeobecný všeobecný prístup k počítačom.

Väčšina zamestnancov má prístup k internetu doma. Samoobsluha zamestnancov poskytuje obrovský potenciál na úsporu času a peňazí. Dobrý samoobslužný systém bude viesť zamestnancov hladko zadávaním informácií o sebe a ich rodinných príslušníkoch.

Systém by mal jasne prezentovať dostupné plány a umožniť zamestnancom výber podľa vlastného uváženia a zjednodušiť tieto činnosti počas celého procesu so sprievodcami. Zamestnanci by tiež mali byť schopní pridať závislé osoby a podľa potreby meniť informácie, 24 hodín denne, sedem dní v týždni, počas roka.

Toto sú ďalšie otázky, na ktoré môžete odpovedať, keď hodnotíte potreby informačných technológií vašej organizácie.

Bude technológia poskytovať ľudské zdroje s úradom rozhodnúť, kto bude umožnený prístup a na aký stupeň?

Popri tom istom duchu, ktorý poskytuje zamestnancom prístup, by technológia mala dať HR konečné slovo. HR by mal mať právomoc schvaľovať všetky údaje predtým, ako sa odovzdajú dopravcom, a mal by tiež určiť, do akej miery majú zamestnanci a ostatní prístup.

Aké typy reportovacích kapacít sú dostupné z informačných technológií?

Technológia prehľadov by mala ponúkať viacnásobné zobrazenia a formáty (tabuľka, PDF, HTML), hodnotenie veľkých obrázkov a schopnosť podrobiť sa rozhodovaniu. HR by mal byť schopný kedykoľvek posúdiť zápisy do špecifických plánov, nevyriešené akcie a zmeny v demografických informáciách zamestnancov vo vzťahu k dávkam a iným údajom o zamestnancoch.

Ponúka softvér špecifické funkcie, ktoré pomáhajú HR ušetriť čas?

V závislosti od vlastných potrieb oddelenia sa môže HR opýtať na schopnosť technológie spracovať informácie v dávkach, spravovať upozornenia a fakturáciu politík COBRA, poskytovať nástroje na fakturáciu a zúčtovanie faktúr a špecifické správy.

Ponúka softvér špecifické funkcie, ktoré pomáhajú HR lepšie komunikovať so zamestnancami?

Niektoré programy dávajú HR flexibilitu pri komunikácii so zamestnancami na viacerých úrovniach - prostredníctvom hromadných e-mailov, elektronických informačných tabúľ a podľa špecifických kritérií filtrovania (ako je umiestnenie, oddelenie, plány poistenia, stav zápisu, stav odchodu do dôchodku a ďalšie) prostredníctvom HR informačný systém. Mať množstvo prostriedkov na komunikáciu môže ďalej automatizovať procesy a pomôcť HR lepšie zacieliť správy.

Ponúka softvér špecifické funkcie, ktoré pomáhajú HR lepšie komunikovať so zamestnancami?

Okrem toho, že HR umožňuje schvaľovanie transakcií, mnohé systémy informačných technológií poskytujú tiež HR služby, ktoré majú slúžiť ako strážca pri auditovaní faktúr dopravcu, aby sa ubezpečili, že súhlasia s údajmi v systéme. To môže:

• zabezpečiť správnosť faktúr dopravcu
• šetrí čas a peniaze
• pomáhať pri včasnom poskytovaní zápisov zamestnancov a
• posilniť potvrdenie oprávnenosti, keď zamestnanci idú na starostlivosť.

Ako budú informácie zmenené s dopravcami?

A kto bude zodpovedný za túto interakciu? Integrácia systému informačných technológií HR by mala byť posudzovaná nielen počtom dopravcov, s ktorými má softvér vzťahy, ale aj typom pripojenia, ktoré umožňuje. Zabezpečenie úspešnej interakcie s operátormi prostredníctvom softvéru na správu výhod vyžaduje mnoho krokov, vrátane:

• zhromažďovanie počiatočného sčítania údajov o implementácii;
• vytvorenie počiatočnej integrácie pre prebiehajúcu výmenu informácií;
• koordinácia dennej alebo týždennej interakcie s cieľom zabezpečiť, aby sa údaje prijímali a presne uplatňovali;
• preskúmanie prebiehajúcich aktualizácií;
• zabezpečenie toho, aby boli splnené požiadavky dopravcov na zápis v súlade s regulačnými orgánmi; a
• podpora proaktívneho vzťahu s každým dopravcom s cieľom zlepšiť vzťah výmeny údajov.

Vedieť, kto je zodpovedný za každú úlohu, je nevyhnutné na pochopenie ponuky produktu. Každý poskytovateľ softvéru ponúkne inú úroveň integrácie pri poskytovaní niektorých, pre všetkých, vyššie uvedených úloh. HR by sa mal zamerať na spoluprácu s dodávateľmi, ktorí demonštrujú silné, nepretržité, bezproblémové vzťahy s vybranými dopravcami spoločnosti.

Mnohí poskytovatelia umožňujú prenos všeobecného súboru ANSI 834, ktorý môže alebo nemusí byť prijímateľom akceptovaný, čo je faktor, ktorý je často ovplyvnený veľkosťou skupiny.

Manažéri by mali hľadať poskytovateľov, ktorí ponúkajú čisté, overené prevody (zabezpečujúce oprávnenosť transakcie) prispôsobené potrebám každého dopravcu, aby sa vyhli problémom. Taktiež by sa mali zamerať na poskytovateľov, ktorí majú špecializované oddelenie EDI (Electronic Data Interchange) na interakciu s vlastným špecifickým jazykom prenosu.

Aká úroveň služieb zákazníkom je poskytovaná?

Existuje poplatok za službu? HR by mal určiť úroveň prístupu k poskytovanej pomoci a čo predstavuje zákaznícky servis - online pomoc prostredníctvom databázy, online chatu, e-mailovej podpory, konverzácií so živou osobou alebo ich kombinácie. Vzhľadom na citlivosť benefitov a iných informácií o ľudských zdrojoch by manažéri mali očakávať odpoveď na otázky do 24 hodín od priameho kontaktu, ktorý im môže pomôcť.

Aké sú náklady na systém informačných technológií a prevyšujú výhody?

HR by mal posúdiť celkové náklady na systém informačných technológií HR, vrátane všetkých ročných, mesačných a jednorazových poplatkov popri poskytnutých výhodách. O niečo drahší systém môže viac než platiť za rozdiel s funkciami, ktoré umožňujú zamestnancom udržiavať si vlastné záznamy a ponúkajú väčšie pohodlie, časovú úsporu a presnosť. Tieto faktory by sa mali zvážiť a zvážiť pri výbere systému informačných technológií HR.

Potreba informačných systémov HR sa zvyšuje. S personálnym personálom, ktorý nájde široké spektrum možností v informačných systémoch HR, je čoraz dôležitejšie analyzovať a zvážiť všetky dostupné možnosti.

Na výber systému informačných technológií v oblasti ľudských zdrojov by sa malo nazerať ako na investíciu, ktorá bude rásť s oddelením a potrebami spoločnosti. Tieto otázky vás zavedú do príslušného systému informačných technológií pre vašu spoločnosť.