Clerical Skills List a príklady

Kancelárska práca zabezpečuje, že kancelária funguje hladko. Zahŕňa každodenné administratívne úlohy kancelárie, ako napríklad telefonovanie, plánovanie schôdzok, odosielanie faxov a ukladanie dokumentov.

Administratívne a administratívne zručnosti sú užitočné pre takmer každého, kto pracuje v kancelárii. Väčšina zamestnancov musí robiť aspoň nejakú administratívnu prácu, takže tieto zručnosti sa môžu hodiť bez ohľadu na to, aká je vaša oficiálna práca. Úradníci a tajomníci musia mať mimoriadne silné administratívne schopnosti. Zamestnanci na týchto pozíciách vykonávajú väčšinu každodenných úloh úradu.

Typy administratívnych úloh

Zatiaľ čo niektorí ľudia používajú tieto pracovné názvy zameniteľne, úradníci a tajomníci sa líšia od administratívnych asistentov. Administratívni asistenti často potrebujú vysokoškolský titul a dostávajú viac zodpovednosti, vrátane vedúcich projektov a niekedy aj riadiacich tímov.

Na rozdiel od toho úradníci a sekretárky zvyčajne nepotrebujú rozsiahle vzdelávanie nad rámec vysokej školy (hoci existujú vysokoškolské programy, ktoré sa zameriavajú na administratívnu a sekretársku prácu). Riadia každodenné fungovanie kancelárie, ale vo všeobecnosti nemajú riadiacu zodpovednosť.

Úradníci a tajomníci pracujú v rôznych priemyselných odvetviach, vrátane financií, obchodu, medicíny, vlády, práva a ďalšie.Niektoré z týchto pozícií vyžadujú špecifické zručnosti. Existujú však základné zručnosti, ktoré sú nevyhnutné pre takmer každú pozíciu administratívneho a administratívneho asistenta.

Nižšie si prečítajte zoznam administratívnych zručností, ktoré zamestnávatelia vyhľadávajú v uchádzačoch o zamestnanie. Zahrnutý je podrobný zoznam piatich najdôležitejších administratívnych zručností, ako aj doplnkové zoznamy súvisiacich administratívnych zručností.

Ako používať zoznamy zručností

Tieto zoznamy zručností môžete používať počas celého procesu vyhľadávania práce. Je dôležité, aby ste vo svojom životopise použili niekoľko týchto zručností. Zamestnávatelia čoraz častejšie využívajú systémy sledovania žiadateľov na hodnotenie a hodnotenie výsledkov, ktoré dostanú. Tieto systémy sú naprogramované tak, aby hľadali konkrétne kľúčové slová, a tak sa obnovuje ich začlenenie, ktoré budú s väčšou pravdepodobnosťou vybrané na ďalšie preskúmanie najímaním manažérov počas druhého kola posudzovania.

Po druhé, môžete použiť tieto kľúčové slová v sprievodnom liste. V tele vášho listu sa pokúste spomenúť jednu alebo dve z týchto zručností a uveďte konkrétny príklad času, keď ste ich preukázali v práci.

Nakoniec môžete tieto zručné slová použiť v rozhovore. Uistite sa, že máte aspoň jeden príklad na nejaký čas, ktorý ste preukázali v každej z piatich najlepších schopností uvedených tu.

Každá práca si samozrejme vyžaduje rôzne zručnosti a skúsenosti, preto si pozorne prečítajte popis práce a zamerajte sa na zručnosti uvedené zamestnávateľom.

Tiež si pozrite naše ďalšie zoznamy zručností uvedených podľa práce a typu zručnosti.

Top Clerical Skills

Pozor na detail

Administratívna práca zahŕňa venovanie pozornosti každodenným detailom kancelárie, veci, ktoré môžu ostatní ľudia prehliadnuť, ako napríklad odpovedanie a sledovanie e-mailov, sledovanie udalostí a ďalšie. Úradník alebo tajomník musí byť schopný sústrediť sa na tieto detaily a nenechať nič skĺznuť cez trhliny.

• analytická
• Usporiadanie ciest
• prioritizácia
• Riešenie problémov
• uvažovanie
• Evidencia
• Plánovanie stretnutí
• písanie na stroji

komunikácia

Vedúci pracovníci musia mať silné písomné a ústne komunikačné zručnosti. Oni budú zvyčajne odpovedať na telefóny, písať poznámky, posielať e-maily, a pozdraviť klientov a zákazníkov.

Preto musia byť schopní jasne a účinne hovoriť a písať. Potrebujú sprostredkovať informácie spôsobom, ktorý je ľahko zrozumiteľný.

• Zodpovedajúce telefóny
• komunikácia
• Korešpondencia
• Služby zákazníkom
• e-mail
• faxovanie
• Recepcia
• Jazykové znalosti
• načúvanie
• Ústna komunikácia
• korektúra
• písanie

Počítačové zručnosti

V tomto dni a veku sú počítačové zručnosti kritické pre akúkoľvek administratívnu prácu. Úradníci a tajomníci musia byť rýchle a presné pisárky. Oni sú tiež zvyčajne potrebné urobiť nejaké zadávanie dát, takže by mali byť oboznámení s Excel a ďalšie softvér pre zadávanie dát. Taktiež by mali byť oboznámení s inými softvérmi balíka Microsoft Office, ako napríklad Word a PowerPoint. Akékoľvek ďalšie počítačové zručnosti, ako napríklad schopnosť navrhovať alebo upravovať webové stránky, by sa považovali za veľké plus.

• Vkladanie dát
• Správa dát
• Plynulosť databázy
• Publikovanie na ploche
• Microsoft Office
• Kancelárske stroje
• Spracovanie textu

počítanie

Veľa kňazskej práce zahŕňa počítanie. Niektorí úradníci sú zodpovední za vedenie účtovníctva a / alebo účtovníctva spoločnosti. Vyžaduje si to zručnosti počítania. Schopnosť rýchlo vypočítať sumy je pozitívna kvalita v úradníkovi alebo sekretárke.

• Účtovné
• presnosť
• fakturácia
• účtovníctva
• rozpočtovanie
• výdavok
• tabuľkové
• technológie

organizácie

Úradníci a tajomníci musia byť organizovaní. Majú na starosti zabezpečenie hladkého fungovania kancelárie. Zahŕňa sledovanie rozvrhu zamestnávateľa, odpovedanie na e-maily a telefonické hovory a udržiavanie súborov. To všetko si vyžaduje veľa organizačných schopností.

• Rozhodovanie
• Doručovanie pošty
• účinný
• podania
• management
• multitasking
• prehliadnutie
• Kopírovanie a triedenie
• plánovanie
• triedenie
• Riadenie času

Mäkké zručnosti

Okrem týchto piatich najlepších administratívnych schopností majú najlepší pracovníci v kancelárii aj mäkké zručnosti, ktoré sú často vrodenými osobnostnými vlastnosťami a nie naučenými kompetenciami. Medzi ne patria silné interpersonálne zručnosti, tímová práca, flexibilita, spoľahlivosť, kreativita, prispôsobivosť a kreativita. Sú to základné charakteristiky manažérov kancelárií, recepčných, osobných asistentov, asistentov a výkonných asistentov.