E-mail Pozdravy, ktoré si prečítajte

Podľa BusinessInsider.com, priemerný zamestnanec pridelí asi 25 percent svojho dňa na slogging cez stovky e-mailov. Zatiaľ čo niektorí ľudia potrebujú štetcom na základné e-mailové etikety, iní robia chyby jednoducho preto, že sú ohromení úplným objemom komunikácie.

Počas hľadania zamestnania budete pravdepodobne posielať veľa e-mailov, vrátane úvodných listov, poznámok ďakujem a správ týkajúcich sa pripojení súvisiacich s hľadaním zamestnania.

Urobte si čas, aby ste sa vyhli trápnym chybám, ako napríklad preklepu mena niekoho iného, ​​a nezabudnite napísať poznámky, na ktoré dostanete odpoveď.

Začnite s profesionálnym pozdravom

Snažte sa o jasnosť vo svojom predmete. Vyberte si niečo priamo, ktoré identifikuje účel vášho e-mailu, napríklad „čas zmeny schôdzky“ alebo „rýchly dopyt o vašom návrhu“.

Vyhnite sa visieť mrkva s hlavolam ako "Musím vás informovať …", Ktorý sa snaží nalákať čítanie do otvoreného e-mailu, aby si na svoj zámer. Ľudia sa často rozhodujú, či otvoria e-mail na základe predmetu, takže si vyberte ten, ktorý jasne uvádza váš účel.

Použite profesionálny pozdrav. Zahrňte vhodný pozdrav pre okolnosti a príjemcu. Niektoré pozdravy fungujú v e-maile, ale nepoužívajú sa v pravidelnom liste, zatiaľ čo niektoré pozdravy pracujú pre oboch.

Vyberte pozdrav na základe toho, ako dobre poznáte osobu, s ktorou píšete, a typ správy, ktorú odosielate. Napríklad, ak napíšete niekomu, koho poznáte, "Hi Jim" je vhodný. "Vážený pán / pán Smith" by bolo vhodné pri podávaní žiadosti o zamestnanie alebo pri písaní obchodného listu.

Vyhnite sa otvoreniu e-mailu s "hej", ktorý znie veľmi neformálne a všeobecne sa nepoužíva na pracovisku. Tiež plachý preč od "Ahoj ľudia" alebo "Ahoj kluci," aj keď povaha vášho e-mailu je uvoľnená.

Príklady pozdravov

• Vážené krstné meno Priezvisko (funguje to dobre, ak nepoznáte pohlavie osoby, ktorú píšete)
• Vážené krstné meno (pri odosielaní e-mailom niekomu, koho poznáte)
• Ahoj Meno (Pri odosielaní e-mailom niekomu, koho poznáte)
• Vážený pán / pani. Priezvisko
• Vážený pán / pani. Meno Priezvisko
• Vážený Dr. Priezvisko
• Na koho sa to môže týkať
• Vážený manažér ľudských zdrojov
• Vážený vedúci práce

Po pozdrave použite správnu interpunkciu. Pre viac formálnych e-mailov použite za názvom dvojbodku. Pre ľudí, ktorých poznáte, alebo pre príležitostnú korešpondenciu, použite za pozdravom čiarku.

Vyhnite sa bežným chybám

Pri písaní e-mailu sa niekedy vyskytnú nasledujúce chyby, keď sa ľudia rýchlo ponáhľajú rýchlo prerušiť správu. Urobte si čas na kontrolu správy a vykonajte nasledujúce kroky.

• Naposledy pridajte e-mailovú adresu.Ak nemáte možnosť odoslať e-mail, pridajte adresu ako poslednú, ak máte tendenciu mať rýchly spúšťací prst. Zadajte meno príjemcu iba vtedy, keď ste si istí, že váš e-mail je pripravený na spustenie.
• Vyhnite sa starej chybe "odpovedať všetkým".Sledujte spúšťací prst pri stlačení tlačidla Odpovedať všetkým. Zvážte, či všetci na zozname naozaj potrebujú čítať, čo musíte povedať. Tiež dbajte na staršie e-maily v reťazci, ktoré možno nechcete, aby niekto na zozname Odpovedať všetkým videl.
• Choďte ľahko na humor. Humor môže byť ťažké rozpoznať v e-maile, pretože váš tón nebude nevyhnutne presvitať. Bez reči tela, výrazu tváre alebo kadencie môže humor prepadnúť alebo dokonca neúmyselne uraziť čitateľa. Zahrajte si to bezpečne a nechajte ho.

• Skorigovať.Nerobte chybu, keď si myslíte, že ľudia odpustia preklepy v neformálnych e-mailoch alebo že chyby budú tolerované, ak píšete do telefónu. Môžete byť súdení prísne chybami vo svojom e-maile, najmä ak sú nekontrolovateľné. Nespoliehajte sa na kontrolu pravopisu, ktorá vám môže často vybrať nesprávne slovo. Prefekte svoje e-maily rovnako ako by ste chceli akýkoľvek dôležitý dokument. Najmä vždy skontrolujte a dvakrát skontrolujte, či ste správne napísali mená ľudí.
• Nepoužívajte emojis alebo emotikony. Stále viac sa e-mailové správy začali podobať textovým správam. Správy na pracovisku teraz niekedy obsahujú emojis alebo emotikony. Aj keď sú stále častejšie, vyhýbajte sa emojis a emotikony vo formálnej korešpondencii. Ak váš e-mail pozdrav obsahuje priezvisko osoby, to je istý znak, ktorý by ste mali opustiť emojis a emotikony.

• Pamätajte, že e-mail trvá večne.Premýšľajte dvakrát predtým, ako pošlete e-mailom niečo osobné alebo dôverné, odpálite niekoho prostredníctvom e-mailu, znechutíte niekoho alebo odpoviete hnevom. Dokonca aj odstránené e-maily môžu byť vzkriesené zo záloh údajov.

Tieto druhy interakcií by sa mohli lepšie uskutočniť osobne. Použite 24-hodinové pravidlo. Ak si nie ste istí, či by ste mali správu odoslať, počkajte, kým sa rozhodnete. Ďalšie dobré pravidlo: Nepíšte nič do e-mailu, ktorý by ste neboli ochotní zdieľať verejne, napríklad v depozícii, alebo napríklad na sociálnych médiách.