5 Rozdiely medzi projektmi a podnikmi ako zvyčajne

Pracujete na projekte? Alebo to, čo robíte, je súčasťou každodennej činnosti vášho podniku?

Keď hovorím s ľuďmi v tímoch, často mi hovoria, že si nie sú istí, či pracujú na projekte alebo funkcii ako je obvyklé. Obe sú potrebné v organizácii a sú rovnako platné, ale pomáha pochopiť, na čom pracujete, takže môžete lepšie vidieť, kde sa táto organizácia nachádza.

Existuje päť hlavných rozdielov medzi prácou na projekte a podnikaním ako obvykle (často skrátene ako BAU).

Zmena vs. identifikácia podniku

Po prvé, je tu rozdiel v tom, ako sa spracúva zmena.

Podnikanie prebieha ako obvykle. Majú zapnuté svetlá, slúžiť zákazníkom a zasiahnuť ciele. Tímy BAU sú tiež prví, ktorí vedia, kedy existujúce procesy nefungujú a už nie sú užitočné. Keď sa to stane, tímy BAU identifikujú potrebu zmeny.

Manažér ako súčasť strategického prehľadu môže navrhnúť, aké zmeny je potrebné urobiť, aby jednotka dosiahla svoje ciele. Alebo člen tímu môže podať návrh na zmenu. Na druhom konci spektra môžete mať k dispozícii celý obchodný prípad, ktorý vypracuje vedúci manažér s cieľom poskytnúť zmeny potrebné na to, aby ich rozdelenie dosiahlo svoje ročné ciele.

Nie je to len zefektívnenie obchodných procesov. Tí, ktorí pracujú v úlohách BAU, si tiež môžu uvedomiť, že zmena je nevyhnutná z dôvodu posunov v regulačnom rámci alebo ako súčasť konkurenčného prostredia pre organizáciu. Personál Frontline pracuje na stratégii a vie, čo chce, aby sa tam dostala.

Projekty na druhej strane pomáhajú pri implementácii tejto zmeny. Projekty prinášajú zmenu a cez funkcie BAU pomocou projektového riadenia. Objasníme, čo je projektové riadenie ďalej. Projektová organizácia pracuje na realizácii zmien, ktoré identifikovali tímy BAU. Toto sa deje, keď projekt prešiel procesom schvaľovania, čo je zvyčajne obchodný prípad a schválenie vrcholového manažmentu.

To neznamená, že ľudia v projektovej úlohe nemôžu nikdy navrhnúť zlepšenia v obchodnej praxi, ale budú to robiť v rámci svojej úlohy ako zamestnanca, a nie ako súčasť ich projektovej úlohy.

Toto rozdelenie, o ktorom sa dozviete aj ako „zmena podnikania, podnikanie“, je zjavné aj na konci projektov. Zmenou projektu sa realizuje výstup. To by mohol byť nový softvér, budova, nová služba alebo niečo iné. Tím BAU je zodpovedný za jeho realizáciu a dobré využitie na dosiahnutie výhod. Inými slovami, projekt prináša schopnosť získať výhody a operácie BAU využívajú túto schopnosť na získanie výhod.

Riadenie vs. zmierňujúce riziko

Na to, aby boli podniky ako bežné funkcie účinné, nájdete tímy BAU, ktoré sa snažia zmierniť všetky riziká pre prevádzku. Dobrá vec je brať neistotu z podnikania pre lepšiu organizačnú stabilitu a opakovateľné procesy.

Projekty, ktoré sú svojou povahou jedinečné a neisté, si vyžadujú prvok rizika. Spoločnosť robí trochu skok do neznáma len tým, že robí projekt, pretože zavádza zmeny a prináša niečo, čo tam predtým nebolo.

Projektové tímy preto pristupujú k riziku iným spôsobom ako tímom BAU. Projektoví manažéri sa snažia riadiť riziko - pozitívne aj negatívne -, aby dosiahli čo najlepšie výsledky. To by mohlo zahŕňať zmierňujúce riziko s cieľom obmedziť pravdepodobnosť, že sa tak stane, ale zahŕňa aj iné stratégie riadenia rizík. Je nepravdepodobné, že by ste niekedy na projekte uhasili riziko, ale môžete to urobiť z dobrých prevádzkových dôvodov pre prácu v BAU.

Jedným z nich je Time-Bound, druhý je prebiehajúci

Projekty majú dátum začiatku, stredu a konca a sú jednorazovou udalosťou. Toto je životný cyklus projektu. V skutočnosti najviac definujúcou charakteristikou projektu je, že končí. Projektový manažér a tím pracujú na projekte počas tejto doby. Na konci je tím rozpustený.

BAU nezastavuje a pokračuje. Samozrejme, môžete zatvoriť funkciu alebo zastaviť proces, ak to už nie je potrebné pre podnikanie - hoci to by bolo spravované ako projekt! Funkcia BAU vytvára nepretržitú prácu bez predvídateľného dátumu ukončenia.

Vyťažiť alebo nevyužiť

Projekty môžu byť kapitalizované a často BAU nemôže byť - spoliehate sa na prevádzkové náklady na prebiehajúcu prácu ako obvykle. Inými slovami, účtovné postupy pre projekty a iné úlohy sú odlišné.

Financovanie projektov sa často vzťahuje na uvedenie majetku do prevádzky - čo znamená, že náklady sa môžu kapitalizovať. V niektorých prípadoch, v závislosti od toho, kde sa nachádzate vo svete a miestnych účtovných predpisov, môžete dokonca zobrať náklady na projekt pod hranicu.

Náklady BAU sa zvyčajne považujú za náklady (prevádzkové výdavky) a sledujú sa vo výkaze ziskov a strát spoločnosti.

Financovanie projektov a financovanie podnikov sú vo všeobecnosti veľmi špecializovanou oblasťou, takže je vždy najlepšie, aby ste pred prijatím úsudku o tom, čo by malo a nemalo byť vo vašej organizácii kapitalizované, radili od vašich finančných expertov. Účtovné pravidlá sa líšia v závislosti od krajiny a dokonca aj od organizácie, v ktorej majú jednotlivé podniky konkrétne procesy a spôsoby, ako robiť veci.

V prípade pochybností vždy skontrolujte!

Krížové funkčné a funkčné tímy

Nakoniec je veľký rozdiel v zložení projektových tímov. Projekty majú tendenciu zapájať multidisciplinárne tímy expertov, ktorých cieľom je priniesť konkrétny výstup. Vedieť ako motivovať projektový tím je dôležité, pretože nie každý môže presne poznať konkrétny cieľ na samom začiatku. Ak ľudia nemajú jasnú predstavu o tom, na čom pracujú, nemajú tendenciu robiť svoju najlepšiu prácu.

Projektové tímy sú tvorené ľuďmi, ktorí plnia konkrétne úlohy. Nie sú to pracovné pozície, ale pozície v rámci projektu s odlišnými zodpovednosťami. Hlavnými úlohami projektového tímu sú:

• Sponzor projektu
• Projektový manažér
• Senior dodávateľ (organizácia zodpovedná za prácu, ktorá by mohla byť interným tímom, ako je IT alebo externý dodávateľ alebo dodávateľ)
• Zákazník (môže to byť interný zákazník, napríklad iný vedúci oddelenia, alebo v organizácii klientských služieb zákazník, ktorému projekt realizujete)
• Odborníci na danú problematiku (osoby, ktoré boli do tímu zapojené buď počas trvania projektu alebo jeho časti, ktoré využívajú svoje odborné znalosti na to, aby prispeli k úspechu projektu).

Zistite viac o úlohách v projektovom tíme.

Práca BAU je na druhej strane riadená funkčnými tímami. Sú to experti vo svojom vlastnom práve, ale zoskupení ako divízia. Obvykle je menej krížového funkčného prekrývania s inými oddeleniami ako projektovými tímami.

Je normálne veľmi jasné, na čom majú tímy BAU pracovať a ciele sú jasné. Budú mať definované ciele a víziu úlohy, ktorú oddelenie zohráva v spoločnosti. Príkladom môže byť tím zákazníckych služieb, ktorý pracuje ako súčasť väčšieho oddelenia služieb zákazníkom, ktoré spracováva hovory a e-maily od zákazníkov o vašom produkte.

Je to komplikované, pretože sa môže prekrývať. Napríklad vedúci tímu v tomto call centre je špecialistom v odbore. Môžu byť vyslaní do projektového tímu, aby riadili pracovný balík a zdroje súvisiace s poskytovaním časti projektu, ktorý sa týka kontaktu so zákazníkom. Ale vo svojej práci na projekte preberajú úlohu experta na predmet, nie vedúceho tímu služieb zákazníkom. Ako člen projektového tímu budú zodpovední za svoju časť rozpočtu projektu a budú mať vysokú mieru voľnej úvahy o tom, ako sa práca vykonáva na dosiahnutie konečných cieľov.

Nemusia to mať vo svojej úlohe BAU.

Konflikty BAU a projektu

Projektová práca a práca BAU môžu sedieť pekne vedľa seba, ale často sa môže vyskytnúť napätie. Stáva sa to preto, lebo projekty sa snažia zmeniť status quo. Status quo funguje celkom dobre a ľudia väčšinou nemajú radi zmenu.

Po druhé, keď žiadate ľudí, aby sa pripojili k vášmu projektovému tímu, môžu trpieť konfliktom lojality. Je ich prvoradou zodpovednosťou voči ich dennej práci alebo projektu? Jasné ciele a silný záväzok manažmentu z tohto projektu môžu pomôcť, ako aj udržať otvorené komunikačné línie, aby vedeli, aké priority by mali byť.

Po tretie, prioritou je udržanie prevádzky podniku. To má vplyv na projektové tímy, ktoré by mohli vidieť, že ich financovanie sa znížilo, kľúčové zdroje sa stiahli späť do úloh BAU a časové oneskorenia sa oneskorili, pretože udržiavanie každodenných operácií organizácie bude ťažiskom.

Projektoví manažéri môžu byť z toho frustrovaní, ale vždy to bude tak, a malo by to byť. Nemá zmysel prinášať fantastický projekt, ak spoločnosť medzičasom skončila a nie je nikto, kto by využil to, čo ste vybudovali!

S ohľadom na tieto pokyny by malo byť ľahké zistiť, či pracujete na projektoch alebo BAU alebo oboch.