Hlavné komponenty komunikácie na pracovisku

Komunikácia je zdieľanie informácií medzi dvoma alebo viacerými jednotlivcami, čo je akt prenosu informácií. Komunikácia má toľko komponentov a zlyhanie komunikácie na pracovisku je samozrejmosťou.

Efektívna komunikácia vyžaduje, aby všetky komponenty komunikácie dokonale spolupracovali na „spoločnom význame“, mojej obľúbenej definícii komunikácie. Je mimoriadne dôležité, keď sa kladú otázky a odpovedajú na ne.

Komponenty v komunikácii

Každá komunikácia má päť zložiek a šieste, čo je celkové prostredie pracoviska, na ktorom prebieha komunikácia. Komponenty komunikácie sú:

• Jednotlivec odosielajúci správu. Odosielateľ musí predložiť správu jasne a dostatočne podrobne, aby prijímateľ mal s odosielateľom význam.
• Kontext správy. Kontext je spôsob doručenia správy odosielateľom správy. Kontext zahŕňa neverbálnu komunikáciu, ako sú gestá, reč tela, výrazy tváre a prvky ako tón hlasu. Väčšina kontextu správy je k dispozícii iba vtedy, keď prijímač môže vidieť a počuť odosielateľa správy. E-mailové a IM emotikony sú napríklad zlou substitúciou, pretože odosielateľ ich formuluje bez vstupu z prijímača.

  Ďalším kontextom sú emócie, ktoré sú súčasťou komunikačného kruhu. Je hnev odosielateľa? Je prijímač ľahostajný k obsahu komunikácie alebo k opovrhovaniu odosielateľa? Normálne ľudské emócie ovplyvňujú, či je správa úspešne zdieľaná.

• Osoba prijímajúca správu. Prijímateľ musí pozorne a pozorne počúvať, klásť otázky na jasnosť a parafrázovať, aby sa ubezpečil, že prijímateľ má s odosielateľom význam. Ak prijímač dôveruje odosielateľovi, zvyšuje sa šanca na efektívnu komunikáciu.
• Spôsob dodania, ktorý si vyberiete. Spôsob doručenia by mal byť vybraný na základe média, ktoré je najúčinnejšie na vyjadrenie významu správy. Keďže komunikačné metódy sú od začiatku počítačov a mobilných zariadení tak rozmanité, rozhodnutia o spôsobe doručovania sa stali zložitejšie. Spôsob doručenia musí vyhovovať komunikačným potrebám odosielateľa aj príjemcu.

  Komunikačné metódy zahŕňajú verbálnu komunikáciu, okamžité správy (IM), e-mail, písmená, značky, plagáty, videá, snímky obrazovky, telefóny, poznámky, formuláre, písomné dokumenty a ďalšie. Tieto metódy sa budú naďalej rozširovať a očakávania zamestnancov o okamžitej komunikácii o všetkom, čo súvisí s ich prácou, budú naďalej rásť.

  Osobná komunikácia vzrastá na dôležitosti najmä pre organizačné informácie, ktoré by mohli vyžadovať zmenu, poskytnutie uznania zamestnancom alebo umožnenie otázok na mieste. Osobná komunikácia je tiež zvýhodnená, pretože zamestnanci majú prístup ku komponentu, kontextu.

• Obsah správy. Obsah správy by mal byť jasný a prezentovaný a dostatočne podrobne opísaný, aby sa získal prehľad od príjemcu. Ak obsah správy rezonuje a na určitej úrovni sa pripája k už držaným presvedčeniam prijímača, je to najefektívnejšie.

Ako klásť dobré otázky Zvyšuje komunikáciu

James O. Pyle a Maryann Karinch prispievajú k efektívnej komunikácii.

Od ľudských zdrojov až po služby zákazníkom, zlé otázky znečisťujú takmer každé pracovisko. Zlé otázky často vedú k neúplným alebo zavádzajúcim odpovediam a môžu ohroziť vzťah. Na druhej strane, dobré otázky sú cenným nástrojom efektívnosti, kompetencií a budovania kontaktov.

Existuje šesť typov dobrých otázok: priame, kontrolné, opakované, perzistentné, súhrnné a nepodstatné. Stručne ich opíšte:

• Priamy: Predstavujete jednoduchú otázku so základným vypočúvaním.
• ovládanie: Odpoveď na ňu už poznáte, keď sa ho spýtate. Je to spôsob, ako zistiť, či osoba leží, neinformuje a / alebo nevenuje pozornosť.
• opakujem: Pýtate sa dve rôzne otázky, ktoré sú za rovnakými informáciami.
• persistent: Rovnakú otázku kladiete rôznymi spôsobmi, aby ste preskúmali všetky aspekty požadovaných informácií.
• Zhrnutie: Pýtate sa otázku, ktorá je určená na to, aby umožnila zdroju prehodnotiť odpoveď.

• Non-relevantné: Nezáleží na téme, o ktorej chcete vedieť, ale je to jedna osoba, o ktorej asi nebude klamať; Slúži na to, aby sme videli, čo pravda „vyzerá“ a aby sme sa k vám dostali. Môže tiež súvisieť s kontextom výsluchovej výmeny.

Podrobnosti o 6 typoch dobrých otázok

Priamy

Priamymi otázkami sú najlepšie: Jeden výsluch, jedno sloveso a jedno podstatné meno alebo zájmen.

• Kto si?
• Čo sa stalo na párty?
• Kedy ste prišli do kancelárie?
• Kde sú kľúče od auta?
• Prečo ste opustili schôdzu skoro?
• Koľko ste zaplatili za tento iPad?

ovládanie

Kedy hovoríte: „Zámerne sa nebudem pýtať na priamu otázku?“ Keď skontrolujete pravdivosť alebo presnosť odpovede, použijete kontrolnú otázku a hľadáte konzistentnosť.

Kontrolné otázky sú zámerné otázky, na ktoré poznáte odpoveď, takže nie sú o objavení informácií. Ide o objav správania, vzory reči a úroveň pravdivosti alebo presnosti. Možno je to niečo, o čom ste hovorili predtým.

Ak viete, že niekto vo vašom tíme ľudských zdrojov odcudzil zamestnanca, pretože zamestnanec poslal e-mail, aby sa sťažoval na osobu, môžete požiadať o kontrolnú otázku ako: „Ako to bolo dnes v hodnotení výkonnosti s Pamelou?“ Informácie; chcete zistiť, ako vaša osoba na otázku odpovedá.

opakovať

Chcete prísť na rovnaké informácie dvoma rôznymi spôsobmi. Napríklad, ak ste sa spýtali: „Koľko ľudí je na predajnej sile?“ Osoba, s ktorou sa rozprávate, môže odpovedať: „V poli je 22.“ Neskôr, keď s ním hovoríte o niečom inom - napríklad oblasti, v ktorých má spoločnosť oporu - môžete sa spýtať: „Koľko predajných regiónov máte?“

Môže odpovedať, „22“, čo je spôsob, ako potvrdiť počet pracovníkov na predajných silách. Nie je to absolútny test, ale dáva to hodnotu a dôveryhodnosť tomu, čo povedal predtým. Sú to dve rôzne otázky, ktoré krížovo kontrolujú poskytnuté informácie.

Pri použití opakovaných otázok môžete tiež odhaliť nezrovnalosti. Ak váš zdroj v tomto príklade odpovedá, že existuje 28 predajných regiónov, chceli by ste nejaké objasnenie. Možno je to úplne dobrý dôvod - predajná sila má zvyčajne 28, ale v poslednej dobe toľko obratu, že sú šesť krátke - odpoveď však vyvoláva pochybnosti o tom, že existuje nesúlad medzi počtom a počet predajných území. Tento nesúlad musí viesť k ďalšiemu spochybňovaniu tohto problému.

vytrvalý

V každej výmene, v ktorej môže byť na otázku položená viac ako jedna odpoveď, použite trvalé otázky na získanie úplnej odpovede. Rovnako ako opakované otázky, aj pretrvávajúce otázky sú užitočné, ak máte podozrenie, že osoba nie je pravdivá.

"Kde ste šli na svoju dovolenku do Kalifornie?" By mohla vyvolať odpoveď, "Disneyland." Hoci je možné, že Disneyland je jediné miesto, je logické nasledovať túto otázku: "Kde inde?"

Vynechaním tejto opakovanej otázky a prejdením priamo k otázkam týkajúcim sa Disneylandu vám chýba možnosť získať úplný obraz o ceste vášho priateľa do Kalifornie, pokiaľ sa táto informácia nestane v inom čase.

zhrnutie

Súhrnné otázky sa netýkajú určovania pravdivosti, ani toho, aby sa zdroj vrátil k tomu, čo povedala, a preto má príležitosť myslieť si: „Vlastne som povedal, čo som chcel povedať?“

Predávate autá všetkých druhov, od dvojdverových hatchbackov až po luxusné luxusné modely. Mladý pár príde do showroomu a požiada o otestovanie jedného z luxusných modelov.

"Čo budete používať auto po väčšinu času?" Pýtate sa.

„Dojazd tam a späť do práce. Pracujeme v tej istej budove, “hovorí.

"Na čo ešte auto použijete?"

„Výlety cez víkendy na návštevu mojich rodičov. Tak sa mi to páči. “Odmlčí sa a dodá:„ Žijú sto míľ ďaleko. “

"Prečo si myslíte, že luxusné auto je tou najlepšou voľbou?"

Vymenia si pohľad. Hovorí: „Páči sa nám to lepšie ako ostatní.“

„Aká je vaša obľúbená farba,“ opýtajte sa a pozeráte priamo na ňu.

"Red".

"Takže mi dovoľte, aby som zistil, či mám toto právo. Počul som, že chcete, aby sa v luxusnej triede nachádzalo červené auto plnej veľkosti. Ako dobre sa tento popis hodí k tomu, čo chcete?" v tomto prípade.)

Vymenia si ďalší pohľad. Povedal: „Myslíme si, že viac tlmená farba môže byť lepšia.“

„Čo je to s luxusným modelom, ktorý si myslíš, že je to pre teba to najlepšie?“ (Opäť je to spôsob sumarizácie a overovania toho, čo ste počuli. Chcete zistiť, či sú práve tak zamilovaní vzhľadom na drahý vzhľad.) auto, ktoré nechcú uvažovať o ničom inom, alebo ak prvá odpoveď zakrývala výrazný fakt.)

"Môj otec hovorí, že je to najbezpečnejšie auto na ceste."

Odpoveď na súhrnnú otázku vám hovorí, že v skutočnosti sa im to páči, ale nie kvôli tomu, ako to vyzerá. Čítate medzi riadkami. Práve začínajú spolu vo svojom živote. Jej otec ich pravdepodobne poslal do predajne, aby si kúpili „najbezpečnejšie auto na ceste“, ktoré im pomôže kúpiť. Rozhodnete sa pokračovať v predaji, s vedomím, že záloha a žiadosť o úver bude pravdepodobne vám zvyšok príbehu.

Niektorí ľudia nemusia byť ochotní klásť súhrnnú otázku, ako sú tie, ktoré sú zakotvené v tomto predajnom stretnutí, pretože nechcú vyzerať jednoducho a nepozorne. Ak sa pýtate otázku presne tak, ako ste ju požiadali prvýkrát, mohli by mať platný záver.

Tiež nechcete položiť rovnakú otázku dvakrát za sebou, aj keď zmeníte frázovanie. Tým, že si medzi prvou otázkou položíte otázku a druhou, a potom ju trochu preformujete, jednoducho sa stretnete s niekým, kto sa skutočne zaujíma o to, čo má druhá osoba povedať.

Non-Prípadné

Možno zistíte, že osoba, ktorá odpovedá na vaše otázky, sa zdá byť vystresovaná; nezáväzná otázka by mohla zmierniť napätie. Alebo, možno budete potrebovať čas na premýšľanie alebo odkazovanie na svoje poznámky, takže môžete použiť otázku, len aby ste si kúpili trochu miesta a času.

Pri kladení kladených otázok, ako napríklad „Aký projekt ste vykonali v minulosti, ktorý zlyhal?“ A „Ako ste sa pokúšali tento problém vyriešiť?“, Môžete ľahko urobiť kandidáta na prácu, akoby sa nachádzal uprostred vypočúvania na bojisku, Kandidát by mohol povedať: „Snažil som sa vyriešiť problém tým, že som sa rozhodol spojiť oddelenie okolo spoločného cieľa - tak, ako sa dostávam do malého ligového tímu môjho syna, aby sa zameral na zasiahnutie lopty.“

Môžete dať kandidátovi pauzu tým, že sa spýta: „Ako dlho trénujete malú ligu?“ Predtým, než sa vrátite k diskusii o jeho skrutkovaní a ako sa pokúšal opraviť ju.

Nakoniec, tu sú dva spôsoby, ako zničiť otázky, ktoré začínajú so všetkými potrebnými komponentmi a končia nedostatkomdobrý.

1. Pridanie príliš veľa kvalifikátorov alebo iných slov a fráz, ktoré odvádzajú pozornosť od otázky. Napríklad: „Čo ste mali na raňajky v reštaurácii, kde sú vinylové stoličky popraskané a pokryté lepiacou páskou?“
2. Nečakanie na odpoveď je tiež bežné. Pýtate sa: „Aké je vaše najobľúbenejšie jedlo?“ Osoba si myslí, že na chvíľku skôr než okamžite reaguje. Zvoníte, "Pečené hovädzie mäso?" mlčanie je efektívny nástroj na vypočúvanie. Nestrácajú objav, informácie, vedie v dôsledku otvorenia úst, keď potrebujete otvoriť uši. Zapamätajte si pravidlo „dvoch uší, jedného úst“, aby ste získali čo najviac z výsluchu.

   Životné prostredie a komunikácia

   Vyššie uvedené zložky komunikácie podporujú spoločný význam, keď pracujú spoločne a efektívne doručujú posolstvo. Pracovné prostredie, v ktorom sa tieto komponenty odohrávajú, ovplyvňuje aj komunikáciu a prijímanie komunikácie.

   Keď sa pýtate na platné otázky, budujete vzťah a vzbudzujete dôveru. Otázky tvoria ďalšiu časť nadácie pre komunikáciu na pracovisku, ktorá má rovnaký význam

   V pracovnom prostredí, ktoré zdôrazňuje otvorenú komunikáciu, zapojenie zamestnancov a spoločné ciele, je komunikácia častejšia a efektívnejšia. Očakávania na významnú komunikáciu však v týchto najlepších pracoviskách zvyšujú latku vyššie. Takže aj vo vysokej morálke, pracovnom prostredí zameranom na zamestnancov sa zamestnanci sťažujú, že nevedia, čo sa deje.

   Vzhľadom na všetky zložky a celkové prostredie jednotlivých pracovísk je komunikácia náročná. Vekové otázky o tom, kto potrebuje vedieť, čo a kedy potrebujú vedieť, že nie sú nikdy úplne zodpovedané len na uspokojenie kohokoľvek.

   Na pracoviskách budú naďalej rezonovať sťažnosti zamestnancov na príliš veľa informácií, nedostatočné informácie a dokonca informačné preťaženie. Nikdy sa vám nepodarí vyliečiť problém komunikácie, ale so záväzkom a pozornosťou môžete zvýšiť efektivitu vašej interpersonálnej komunikácie a komunikácie na pracovisku.

   Viac informácií o efektívnej komunikácii na pracovisku

   1. Dostávať spätnú väzbu s milosťou a dôstojnosťou
   2. Ako rozvíjať svoju emocionálnu inteligenciu
   3. Ako udržať zložitú konverzáciu
   4. spätná väzba