Ako vytvoriť plán pre outsourcing

Veľa diskusií o outsourcingu v médiách je zložité, ale je to celkom jednoduché. Dokonca aj v našich domácnostiach, "outsourcujeme" mnoho úloh: varenie, udržiavanie našich trávnikov a starostlivosť o deti, len aby sme vymenovali aspoň niektoré. Keď nemáme čas, zameranie alebo zručnosti robiť prácu sami, hľadáme niekoho, kto môže, a niekoho, kto bude robiť prácu za cenu, ktorú si môžeme dovoliť zaplatiť. Korporácie pracujú rovnakým spôsobom, aj keď ich rozhodnutia môžu zahŕňať viac faktorov a rozhodujúcich činiteľov.

Rozvojového procesu

Ale práve tak, ako sa rodia rôzne rozhodnutia, podniky môžu prísť na prekvapivo odlišné rozhodnutia o outsourcingu.Neexistuje šablóna, ktorá by fungovala pre všetky firmy, ale existuje proces, ktorý musia všetky firmy zvážiť:

realizácie

V minulosti mnohé podniky ani nevedeli, aký outsourcing bol. Dnes vedia o outsourcingu, ale nemusia si uvedomiť, koľko outsourcingových (a outsourcingových) programov už prevádzkujú: kopírovacie centrá, poštové miestnosti, facility management, IT a dokonca aj časti korporátneho právneho oddelenia. Outsourcing nemusí vyriešiť každý problém, ale učenie sa o predchádzajúcej generácii zmlúv identifikuje nové projekty a poskytne hodnotný pohľad.

Stanovenie cieľov

Ak chcete byť úspešní pri vytváraní outsourcingového programu, musíte definovať konkrétne ciele, ako je zníženie celkových firemných nákladov o päť percent, zameranie sa na efektívnosť na jednom mieste, alebo len zobrazenie funkcií vykonávaných v jednej obchodnej jednotke. Ciele nepotrebujú obrovské detaily. Ako sa vaše outsourcingové skúsenosti zvyšujú, definície sa zmenia.

účasť

Potrebujete účastníkov z mnohých oblastí odbornosti, aby poskytli vstup do plánu, overili predpoklady a poskytli odborný posudok. Pri prechode zo všeobecného plánu na konkrétne projekty tento proces zopakujete a vytvoríte podskupiny s ešte konkrétnejšími poznatkami.

identifikácia

Teraz, keď máte ciele a odborníkov na identifikáciu a interpretáciu informácií, je čas identifikovať konkrétne projekty pre váš outsourcingový program. Každá firma vyvíja rôzne kritériá a je poháňaná kultúrou rovnako ako finančnou alebo operačnou analýzou, ale existujú spoločné kritériá, na ktoré by ste sa mali zamerať:

• Predchádzajúce rozhodnutia: Vaša firma pravdepodobne urobila skoršie rozhodnutia o používaní zamestnancov, ktorí nie sú zamestnancami, ako sú dočasní pracovníci alebo zmluvy o poskytovaní služieb. Podrobnosti nájdete v časti Práca s obstarávaním a váš PMO (Project Management Office). Pozrite sa, ako riešili otázky na tomto zozname a zbierali získané skúsenosti.
• odbornosť: Vykonávate funkcie alebo vyrábate výrobky bez dostatočnej expertízy, alebo máte problémy so správou manažérov? Má súčasný manažment plán na riešenie týchto problémov? Ak nie, mohlo by ísť o dobrý projekt outsourcingu.

• kvalita: Aj keď funkcia má ľudí so správnymi zručnosťami a skúsenými manažérmi, nemusíte dostať úroveň služieb, ktoré potrebujete. Vykonáva manažér zákazníckych prieskumov? Čo hovoria zákazníci o produktoch alebo službách? Ďalším príznakom outsourcingu je medzera v kvalite alebo nezáujem o služby zákazníkom.
• náklady: Výnimočne kvalitné služby nie sú nevyhnutne dobrou hodnotou. Ako sa vaše náklady porovnajú s konkurenciou? Vytvára funkcia mesačné správy: Jednotkové náklady, prevádzkové náklady, viacročné trendy v nákladoch? Ak táto funkcia nedokáže vytvoriť tieto prehľady, externá služba môže poskytnúť väčšiu transparentnosť do vašich operácií.

• mierka: Keď preskúmate celú firmu, urobíte veľa neočakávaných objavov. Sústreď sa! Jeden veľký projekt je lepším kandidátom na outsourcing ako niekoľko menších projektov. Tento jediný veľký projekt si vyžiada oveľa menej administratívnych a riadiacich zdrojov. Udržujte si úplný zoznam, ale vyberte len kandidátov, ktorí majú veľký vplyv na vašu prvú vlnu projektov.
• bezpečnosť: Teraz máte dobrú predstavu o potenciálnych projektoch. Je čas ich filtrovať podľa bezpečnostných štandardov. Bezpečnosť je zložitá a kontroverzná téma. Rôzne štandardy platia pre rôzne priemyselné odvetvia a niektoré firmy sú viac informované o bezpečnosti než ich konkurenti. Porozumieť interným a priemyselným štandardom a primerane obmedziť outsourcingové projekty. Zahrňte do svojich diskusií právne, informačné technológie, firemnú bezpečnosť, dodržiavanie (ak sa uplatňuje) a všetky oddelenia pre riziká.

• Stanovenie priorít: Každá položka uvedená vyššie (a možno aj iné charakteristiky) musí byť zaznamenaná a potom by mal byť každému projektu pridelená celková hodnota outsourcingu. Nepochybne sa bude veľa diskutovať o tom, ktoré vlastnosti sú najdôležitejšie, ak sú ich výsledky presné, a či by sa mali zvážiť iné charakteristiky. Nebuďte prekvapení, ak tento proces trvá mesiace alebo dokonca roky.
• komunikácie: V čase, keď ste uprednostňovali potenciálne projekty, usporiadali ste veľa stretnutí a hovorili ste s mnohými ľuďmi. Očakávajte, že tieto diskusie budú verejnými informáciami v oddeleniach, ktoré ste zacielili na outsourcing. Predpokladajme, že tieto diskusie sa dostanú do vášho zamestnaneckého obyvateľstva, často v reálnom čase. Starostlivo premyslená firemná komunikácia musí byť pripravená a pripravená. Nikdy nenechajte fámy stať sa lepším zdrojom informácií ako faktami.

vykonávajúci

Na konci tohto procesu budete mať svoj počiatočný outsourcingový plán. Pri realizácii tohto plánu existuje mnoho ďalších krokov: Potvrdenie údajov, vytvorenie podvýborov pre konkrétne projekty, identifikácia dodávateľov, prevádzkovanie pilotov, zadávanie zákaziek atď. Vypracovanie vášho plánu vám však poskytuje prvé a najdôležitejšie kroky.