Kroky, ktoré by ste mali zahrnúť do plánu projektu

01 Ciele projektu

Ciele projektu sú definované v projektovej charte, ale mali by byť zahrnuté aj do projektového plánu. Existuje niekoľko spôsobov, ako to dosiahnuť. Plán projektu by mohol ďalej vysvetliť ciele projektu, alebo by mohol obsahovať chartu ako prílohu. Bez ohľadu na to, ako sa projektový manažér rozhodne začleniť ciele do projektového plánu, dôležité je zachovať jasné prepojenie medzi projektovou chartou - prvým kľúčovým dokumentom projektu - a druhým kľúčovým dokumentom projektu, jeho projektovým plánom.

02 Rozsah projektu

Podobne ako ciele projektu je rozsah pôsobnosti definovaný v charte. Projektový manažér by však mal v pláne projektu ďalej spresniť rozsah. Napríklad projekt na automatizáciu manuálneho procesu by mal definovať rozsah definovaním, kde tento proces začína a končí.

Definovaním rozsahu môže projektový manažér začať ukazovať, ako bude cieľ projektu alebo hotový produkt vyzerať na konci. Ak rozsah nie je definovaný, môže sa rozšíriť v celom projekte a viesť k prekročeniu nákladov a zmeškaným termínom.

Ak napríklad vediete marketingový tím a vytvoríte brožúru pre produktovú radu spoločnosti, koľko stránok to bude? Aké sú príklady, ako môže vyzerať hotový výrobok? Pre niektorých členov tímu môže brožúra znamenať dve strany, zatiaľ čo pre iných to môže znamenať desať strán. Definovanie rozsahu môže dostať celý tím na rovnakej stránke na začiatku.

03 Míľniky a hlavné výstupy

Kľúčové úspechy projektu sa nazývajú míľniky. Kľúčové pracovné produkty sa nazývajú hlavné výstupy. Predstavujú veľké zložky práce na projekte. Plán projektu by mal identifikovať tieto položky, definovať ich a stanoviť termíny na ich dokončenie.

Ak organizácia realizuje projekt na vývoj nového softvéru, hlavným výstupom by mohol byť konečný zoznam obchodných požiadaviek a spôsob ich realizácie. Po týchto projektoch by mohol mať projekt míľniky pre dokončenie návrhu, testovanie systému, testovanie akceptácie používateľov a dátum zavedenia softvéru. Tieto míľniky majú s nimi spojené pracovné produkty, ale sú viac o procesoch ako samotné výrobky.

Míľnik a hlavné realizovateľné termíny nemusia byť presné dátumy, ale čím presnejšie, tým lepšie. Presné dátumy pomáhajú projektovým manažérom presnejšie rozčleniť pracovné štruktúry.

V tomto štádiu plánu budete vytvárať míľniky, aby ste mohli prevziať veľké alebo vysoké výstupy a rozdeliť ich na malé výstupy, ktoré možno načrtnúť v ďalšom kroku.

04 Štruktúra poruchy práce

Štruktúra rozdelenia práce, alebo WBS, dekonštruuje míľniky a hlavné výstupy v projekte na menšie kúsky, takže jedna osoba môže byť poverená zodpovednosťou za každý kus. Pri vývoji štruktúry rozpisu práce projektový manažér berie do úvahy mnohé faktory, ako sú silné a slabé stránky členov projektového tímu, vzájomné závislosti medzi úlohami, dostupné zdroje a celkový termín projektu.

Projektoví manažéri sú v konečnom dôsledku zodpovední za úspech projektu, ale nemôžu pracovať sami. WBS je nástroj, ktorý projektový manažér využíva na zabezpečenie zodpovednosti za projekt, pretože povie sponzorovi projektu, členom projektového tímu a zainteresovaným stranám, ktorí sú zodpovední za čo. Ak je projektový manažér znepokojený nejakou úlohou, presne vie, s kým sa v súvislosti s týmto záujmom stretnúť.

05 Rozpočet

V rozpočte projektu sa uvádza, koľko peňazí je vyčlenených na dokončenie projektu. Projektový manažér je zodpovedný za primerané rozloženie týchto zdrojov. Pre projekt, ktorý má dodávateľov, projektový manažér zabezpečuje, aby boli výstupy dokončené podľa zmluvných podmienok, pričom osobitná pozornosť venovala kvalite. Niektoré rozpočty projektov súvisia s plánom ľudských zdrojov.

Je dôležité stanoviť náklady na každý míľnik a dosiahnuteľnosť tým, že sa pozriete na to, koľko času a nákladov práce sa bude podieľať na plnení úloh. Náklady na projekt budú viazané na dĺžku trvania projektu, ktorá siaha do rozsahu projektu. Rozsah, míľniky, úlohy a rozpočet musia byť zosúladené a realistické.

06 Plán ľudských zdrojov

Plán ľudských zdrojov ukazuje, ako bude projekt personálne obsadený. Niekedy je známe ako personálny plán. Tento plán definuje, kto bude na projektovom tíme a koľko času sa od neho očakáva. Pri vypracovaní tohto plánu projektový manažér rokuje s členmi tímu a ich nadriadenými o tom, koľko času sa môže každý člen tímu venovať projektu. Ak je potrebný dodatočný personál na konzultáciu projektu, ale je súčasťou projektového tímu, je to tiež zdokumentované v personálnom pláne. Opäť sa konzultuje s príslušnými orgánmi dohľadu.

07 Plán riadenia rizík

Na projekte sa môže pokaziť veľa vecí. Zatiaľ čo každá možná katastrofa alebo menšie čkanie je nepredvídateľné, mnohé z nich možno predpovedať. V pláne riadenia rizík identifikuje projektový manažér riziká pre projekt, pravdepodobnosť, že sa tieto riziká vyskytnú, a stratégie na zmiernenie týchto rizík. Projektový manažér hľadá informácie od sponzora projektu, projektového tímu, zainteresovaných strán a interných odborníkov.

Stratégie zmierňovania sa zavádzajú pre riziká, ktoré sa pravdepodobne vyskytnú alebo s ktorými sú spojené vysoké náklady. Riziká, ktoré sa pravdepodobne nevyskytnú, a tie, ktoré majú nízke náklady, sú uvedené v pláne; nemusia však mať stratégie na zmiernenie.

08 Komunikačný plán

Komunikačný plán načrtáva, ako bude projekt oznámený rôznym divákom. Podobne ako štruktúra rozdelenia práce, aj plán komunikácie pripisuje zodpovednosť za dokončenie každého komponentu členovi projektového tímu.

V tomto kroku je dôležité načrtnúť, ako budú problémy komunikované a riešené v rámci tímu a ako často bude komunikácia s tímom a zainteresovanými stranami alebo šéfom.

Každá správa má určené publikum. Komunikačný plán pomáha projektovým manažérom zabezpečiť, aby sa správne informácie dostali k správnym ľuďom v správnom čase.

09 Plán riadenia zainteresovaných strán

V pláne manažmentu zainteresovaných strán sa uvádza, ako budú zainteresované strany použité v projekte. Niekedy zainteresované strany potrebujú len informácie. O to sa môže postarať v komunikačnom pláne. Ak je potrebné viac od zainteresovaných strán, v pláne manažmentu zainteresovaných strán sa načrtne, ako sa získa.

10 Plán riadenia zmien

Plán riadenia zmien stanovuje rámec na vykonanie zmien projektu. Projektoví manažéri majú tendenciu vyhnúť sa zmenám v projekte, ale niekedy sú nevyhnutné. Plán riadenia zmien poskytuje protokoly a procesy na vykonanie zmien. Pre zodpovednosť a transparentnosť je rozhodujúce, aby sponzori projektov, projektoví manažéri a členovia projektových tímov postupovali podľa plánu riadenia zmien.