Najlepšie formátovanie pre obchodný list

Obchodný list je formálnym dokumentom, ktorý sa často posiela z jednej spoločnosti do druhej alebo zo spoločnosti, napríklad klientom, zamestnancom a zainteresovaným stranám. Obchodné listy sa používajú aj na profesionálnu korešpondenciu medzi jednotlivcami. Hoci e-mail prevzal najbežnejšiu formu korešpondencie, vytlačené obchodné listy sa stále používajú pre mnohé dôležité, závažné typy korešpondencie, vrátane referenčných listov, overovania zamestnania, pracovných ponúk a ďalších.

Písanie účinného, ​​lešteného obchodného listu môže byť jednoducho nasledovateľnou úlohou, pokiaľ dodržiavate stanovené pravidlá pre rozloženie a jazyk. Uvedomte si, že váš príjemca pravidelne číta významné množstvo korešpondencie a bude uprednostňovať dobre vykonané listy bez preklepov a gramatických chýb. Dobrým pravidlom je, aby ste to dokázali dvakrát a potom ho kolega preskúmal, aby sa zabezpečilo, že sa nič nestratilo.

Časti obchodného listu

Každá časť Vášho listu by mala dodržiavať príslušný formát, počnúc kontaktnými údajmi a kontaktom vášho príjemcu; pozdrav; telo listu; zatváranie; a konečne váš podpis.

Formát obchodných listov

Nižšie je tradičný obchodný list vo formáte, s tipmi, ako sa rám na základe vášho vzťahu s čitateľom a aký je váš želaný výsledok.

Vaše kontaktné informácie:

Tvoje meno

Váš pracovný názov

Tvoja spoločnosť

Vaša adresa

Mesto (*): Štát (*): Poštové smerovacie číslo

Vaše telefónne číslo

Vaša emailová adresa

dátum

Kontaktné informácie príjemcu:

Ich meno

Ich názov

Ich spoločnosť

Adresa spoločnosti

Mesto (*): Štát (*): Poštové smerovacie číslo

Pozdrav:

• Ak si nie ste istí, komu presne sa venujete, použite funkciu „Komu to môže byť“.
• Použite formálny pozdrav “Vážený pán / pani. Priezvisko, ak nepoznáte príjemcu.
• Použite „Dear First Name“, len ak máte neformálny vzťah s príjemcom.

Telo

Základy formátovania:

• Použite jednoduché riadky s medzerou medzi každým odsekom, po oslovení a nad uzáverom.
• Ľavý zarovnajte svoj list (oproti ľavému okraju).

Strike správny tón:

Urobte účel svojho listu jasné prostredníctvom jednoduchého a cieleného jazyka, pričom sa zachová úvodný odsek. Môžete začať: „Píšem s odkazom na…“ a odtiaľ komunikovať len to, čo potrebujete povedať.

Nasledujúce odseky by mali obsahovať informácie, ktoré dávajú vášmu čitateľovi úplné pochopenie vašich cieľov, ale vyhýbajú sa meandrovým vetám a zbytočne dlhým slovám. Opäť, držať to stručné udržať ich pozornosť.

Ak máte v úmysle presvedčiť príjemcu nejakým spôsobom, či je to investovanie peňazí, poskytnutie referencie, prenájom, partner s vami alebo vyriešenie problému, vytvorte presvedčivý prípad pre svoju vec. Ak napríklad chcete, aby čitateľ sponzoroval charitatívnu akciu, identifikujte akékoľvek prekrytie s filantropickými cieľmi ich spoločnosti. Presvedčte čitateľa, že pomoc vám bude vzájomne prospešná a zvýšite svoje šance na získanie podpory.

Udržujte svoj záverečný odsek na dve vety. Jednoducho zopakujte svoj dôvod písania a ďakujte čitateľovi za posúdenie vašej žiadosti.

Bezplatné zatvorenie:

Niektoré dobré možnosti pre vaše uzavretie zahŕňajú:

• S úctou, Váš,
• S úctou,
• srdečne
• úctivo

Ak je váš list menej formálny, zvážte použitie:

• Všetko najlepšie,
• best,
• Ďakujem,
• S pozdravom,

Podpis:

Pod podpisom napíšte svoj podpis a medzi svoje záverečné a zadané celé meno, názov, telefónne číslo, e-mailovú adresu a všetky ďalšie kontaktné údaje, ktoré chcete zahrnúť, ponechajte štyri jednoduché medzery. Použite nižšie uvedený formát:

Váš vlastnoručný podpis

Napísané celé meno

nadpis

Príklad obchodného listu

Túto vzorku obchodného listu môžete použiť ako model. Stiahnite si šablónu (kompatibilnú so službou Dokumenty Google a Word Online) alebo si prečítajte textovú verziu uvedenú nižšie.

Stiahnite si šablónu programu Word

Príklad obchodného listu (textová verzia)

Tvoje meno

Váš pracovný názov

Tvoja spoločnosť

Vaša adresa

Mesto (*): Štát (*): Poštové smerovacie číslo

Vaše telefónne číslo

Vaša emailová adresa

dátum

meno príjemcu

Názov príjemcu

Spoločnosť príjemcu

Adresa spoločnosti príjemcu

Mesto (*): Štát (*): Poštové smerovacie číslo

Vážený pán / pani. Priezvisko, Chcel by som vás pozvať, aby ste sa zúčastnili našej nadchádzajúcej udalosti v oblasti vytvárania pracovných miest oddelenia liberálnych umení. Podujatie sa bude konať popoludní 1. februára 20XX. Chceme poskytnúť našim absolventom seniorov príležitosť stretnúť sa s podnikateľskými lídrami v tejto oblasti, ktorí môžu hľadať nových zamestnancov, ktorí majú titul v Liberálnych umeniach.

Akcia sa bude konať v Cox Student Centre na Severnej štátnej univerzite a bude trvať asi 2 až 3 hodiny. Ak máte záujem zúčastniť sa alebo poslať zástupcu spoločnosti, aby ste sa stretli s našimi študentmi, dajte mi prosím vedieť pri najbližšej príležitosti a môžem pre vás rezervovať stôl.

Ďakujem za váš čas a dúfam, že čoskoro počujem od vás.

úctivo

Váš podpis (vytlačené písmeno)

Vaše napísané meno

Váš pracovný názov

Ak posielate e-mailový list, váš podpis bude mierne odlišný. Namiesto toho, aby ste uviedli svoje kontaktné údaje v záhlaví listu, uveďte ho pod svojím podpisom. Napríklad:

Odoslanie e-mailového obchodného listu

S úctou, Meno Priezvisko

nadpis

Vaša adresa

Vaše telefónne číslo

Vaša emailová adresa

Zahrňte tému, o ktorej píšete, do riadku predmetu e-mailu, takže čitateľovi je jasné, prečo posielate správu.

Tipy pre písanie obchodných listov

Podrobnejšie tipy nájdete v týchto pokynoch, ako napísať obchodný list, vrátane výberu písma, výberu okrajov a správneho formátovania listu.

Je vždy užitočné pozrieť sa na príklady, aby ste získali nápady na vlastnú korešpondenciu. Preskúmanie list vzorky, vrátane sprievodných listov, poďakovanie poďakovanie listy, nadväzujúce listy, prijímanie a odmietnutie listov listy, rezignácie listy, uznanie listov, a ďalšie obchodné a pracovné listy súvisiace vzorky.