Ako vytvoriť zoznam úloh: Tipy pre správu

Všetci sme urobili zoznamy úloh. Nejako sa nikdy nezdá, že by bolo dosť hodín na to, aby ste dosiahli všetky veci na zozname úloh. Tu je systém, ktorý funguje - a môže pracovať aj pre vás.

Zoznam nie je dosť

Urobiť "zoznam vecí" nie je dosť. Musíte ich zaradiť. Musíte vedieť, ktoré úlohy sú dôležitejšie, aby ste sa na ne mohli zamerať. Potom musíte prideliť prostriedky na tieto položky, zmerať váš pokrok a odmeniť sa za svoje úspechy.

rebríček

Uveďte všetky vaše úlohy v tabuľkovom procesore, aj keď ich môžete vykonať aj na papieri. Môžete ich tiež vložiť do počítača alebo smartfónu, zapísať ich do kalendára alebo ich vložiť do softvéru na správu času.

Prvým krokom je zoznam všetkých, čo musíte urobiť. Potom im priradiť poradie, takže sa môžete sústrediť na dôležité položky.

Použite poradie A, B, C. A-list je to, čo musím urobiť predtým, než odídem. B-zoznam je vec, ktorú musíte urobiť, ale nie nevyhnutne dnes. Nakoniec, zoznam C je to, čo potrebujete, aby ste čoskoro našli čas.

Môžete zistiť veľmi rýchlo, že veci na C-zozname, a dokonca aj B-zoznam, jednoducho nikdy urobiť. V jednej pozícii operačného manažéra som sa pred niekoľkými rokmi ocitol v čoraz väčšej miere frustrovaný svojím zoznamom A. Nielenže som sa cez to nedostával každý deň, ako som vždy mal predtým, ale zoznam A stále rástol. To je, keď som prišiel na to, čo som musel urobiť, aby môj zoznam úloh fungoval pre mňa, a vytvoril som systém, ktorý urobil práca.

Riadenie času

Nestačilo vedieť, čo bolo dôležité; čo urobilo zoznam A. Tiež som potreboval vedieť, ako dlho to bude trvať a koľko času som im musel venovať. Pridal som stĺpec do zoznamu úloh s odhadovaným časom, ktorý by mala každá úloha trvať, a priľahlým stĺpcom s celkovým súčtom.

Potom som urobil jednoduchú časovú štúdiu. Ako som robil každú úlohu, napísal som, čo som urobil a čas začiatku a konca. Sledoval som celý deň. Potom som to zopakoval o pár týždňov neskôr v iný deň. V žiadnom prípade to nebol vyčerpávajúci prieskum, ale poskytol mi nejaký prehľad. Ako operačný manažér sa väčšinu môjho dňa zaoberali prerušeniami - zaoberajúcimi sa udalosťami, ktoré nastali, krízami, ktoré nastali, alebo problémami, ktoré bolo potrebné vyriešiť. V priemere tieto prerušenia spotrebovali štyri hodiny denne. Pretože zvyčajne pracujem desať hodín denne, zanechalo mi to šesť hodín denne pre veci na zozname úloh.

Každú noc, než som opustil kanceláriu, aktualizujem zoznam úloh. Chcel by som vymazať veci, ktoré som dokončil, delegoval alebo znížil, pridajte nové veci, ktoré sa objavili, preskupili priority, aby ste získali najdôležitejšie úlohy, a každému pridelili odhadovaný čas. Potom by som prešiel zoznamom na šesťhodinovú značku a nakreslil čiaru. To sa stalo mojim cieľom na ďalší deň.

Odmeňte sa

Najčastejšie, tento riadok spadol niekde na mojom A-zozname. Zriedka to bolo niekde blízko dna. To však bol môj cieľ. Keby som trafil alebo prešiel cez líniu, išiel som domov, akoby to bol produktívny a úspešný deň. Namiesto toho, aby som sa porazil nad vecami, ktoré som nebol schopný získať, som uznal svoj úspech, keď som sa stretol alebo porazil môj cieľ. Nasledujúci deň som musel začať znova a zasiahnuť nový cieľ, ale urobil som to z hľadiska budovania na predchádzajúcom úspechu, a nie z frustrácie z neustáleho viac, než som mal čas na to, aby som to dosiahol.

Potrebujete systém

Ak chcete byť úspešný, musíte vyvinúť systém na správu svojho času, takže si môžete urobiť viac v čase, ktorý máte. Ak je vaša cieľová čiara na zozname úloh vždy blízko vrcholu, váš šéf začne hľadať niekoho iného, ​​kto môže každý deň pracovať o niečo ďalej. Nižšie si pozrite niekoľko zdrojov, ktoré vám pomôžu lepšie spravovať čas.

Spravovať tento problém

Uveďte úlohy, ktoré musíte vykonať. Uprednostnite tie, ktoré sú dôležité, nielen naliehavé. Majte plán na to, čo každý deň dosiahnuť. Pracujte smerom k tomuto plánu. Odmeňte sa, keď stretnete alebo porazíte svoj cieľ.