Administratívne asistent Otázky a odpovede

Keď robíte rozhovor pre prácu administratívneho asistenta, anketár sa bude chcieť dozvedieť o tom, ako sú vaše kvalifikácie relevantné pre danú pozíciu a ako by ste sa zapadli do spoločnosti a oddelenia.

Pretože práca vyžaduje administratívne aj interpersonálne zručnosti, manažéri najímania sa často pýtajú na špecifické atribúty, ktoré máte na to, aby ste sa kvalifikovali pre túto pozíciu, ako aj vaše menej kvantifikovateľné zručnosti ľudí.

Tipy pre manipuláciu s rozhovorom

Je dôležité si uvedomiť, že diskusia bude pravdepodobne presahovať mäkké zručnosti, ako sú vaše komunikačné schopnosti, organizačné schopnosti alebo včasnosť. Mali by ste byť pripravení hovoriť aj o tvrdých zručnostiach.

1:14

Sledujte teraz: Ako odpovedať 4 Spoločné otázky pre administratívne práce

Pripravte sa na diskusiu o softvérových programoch

Keďže mnohé pozície administratívnych asistentov vyžadujú časté používanie špecifického softvéru, možno budete musieť diskutovať o rôznych programoch, s ktorými ste pracovali, o tom, ako ste tieto programy používali a o svojej odbornosti.

• Odpoveď vzorky:Mám rád používanie technológií a učenie sa o nových programoch. Mám tiež talent pre učiteľov, ktorí nemusia byť tak pútaví pri používaní systémov. Vo svojej poslednej práci v Kent Associates som sa dobrovoľne prihlásil k preskúmaniu systémov riadenia projektov pre tím profesionálov, ktorých som podporoval. Môj šéf schválil moje odporúčanie a priniesli sme webový systém Asana, ktorý nám pomáha sledovať projekty a zdieľať informácie na webovej platforme.
• Odpoveď vzorky: Som go-to osoba v kancelárii pre PowerPoint snímky a vychutnať si pomoc našim predajcom wow zákazníkov s ich prezentácie. Som tiež pokročilým používateľom programu Excel a vytvorím komplexné makrá na prípravu rozpočtových prognóz pre návrhy projektov.

Buďte pripravení diskutovať o administratívnych procesoch

Mali by ste byť pripravení prediskutovať vaše pracovné postupy a administratívne procesy v predchádzajúcich pozíciách. Ako administratívny odborník by nemal existovať pochybnosti, že ste organizovaní a podrobne orientovaní. Váš anketár bude chcieť vedieť ako prejavujete tieto vlastnosti vo vašom každodennom pracovnom toku.

• Odpoveď vzorky:Medzi moje najsilnejšie aktíva patria organizačné schopnosti a dôraz na detail. Prospela som v situáciách, keď môžem priniesť poriadok do zložitých projektov. Napríklad som podporoval osem profesionálov, ktorí plánovali propagačné akcie pre klientov. Vypracoval som šablónu na sledovanie cieľov a pokroku pre každý projekt a nastavil ho na zdieľanej jednotke tak, aby všetci zainteresovaní zamestnanci mohli sledovať svoj pokrok v projektoch a podujatiach tímu.
• Odpoveď vzorky:Keď som pracoval pre skupinu Alfred, vytvoril som príručku postupov, ktorá načrtla kroky potrebné na spracovanie žiadostí o pôžičku, a potom som ju nahrala online tak, aby všetci pracovníci úveru mohli postupovať podľa rovnakých postupov.

Vždy reagujte pozitívne

Počas rozhovoru dbajte na svoje správanie.

Keďže administratívni asistenti často veľmi úzko súvisia s jednotlivcami, pre ktorých pracujú, je nevyhnutné byť vždy pozitívny, profesionálny a zdvorilý.

Budete chcieť, aby anketár nepochyboval o tom, že práca s vami bude príjemným zážitkom.

• Odpoveď vzorky:Pracoval som na recepcii v našej agentúre a bolo rozhodujúce, aby som urobil prvý pozitívny dojem pre súčasných aj potenciálnych klientov. Som prirodzený "môže robiť" osoba, a moje recenzie pravidelne chválil môj zákaznícky servis orientáciu.
• Odpoveď vzorky:Spoločnosť zisťuje klientov po interakciách a moje meno dôsledne pôsobí ako staffer, ktorý je užitočný, príjemný a profesionálny. Môj šéf komentoval, ako často ma klienti žiadajú o pomoc pri volaní do kancelárie.

Príprava na rozhovor

Jedným zo spôsobov, ako sa pripraviť, je analyzovať opis práce, aby ste sa pokúsili získať pocit, či existuje konkrétna sada zručností, na ktorú sa pozícia zameriava. Existuje napríklad dôraz na plánovanie cesty, koordináciu projektov, každodenné plánovanie schôdzí, osobnú asistenciu alebo čokoľvek iné? Ak áno, uistite sa, že pri odpovedaní na otázky týkajúce sa konkrétneho pracovného miesta zdôraznite svoje najrelevantnejšie skúsenosti.

Urobte si zoznam zručností uvedených v pracovnom zaradení, a bez obáv pridajte aj ďalšie, o ktorých si myslíte, že by boli použiteľné. Potom sa pozrite na svoje vlastné administratívne a kancelárske zručnosti a prispôsobte svoju kvalifikáciu práci.

To vám pomôže prispôsobiť vaše odpovede najrelevantnejším spôsobom konkrétnej pozícii.

Administratívne asistent Otázky a odpovede

Pri príprave môže byť užitočné preskúmať otázky, na ktoré by ste sa mohli pýtať, a zamyslieť sa nad tým, ako vytvoriť rámec pre reakciu, zdôrazňujúc konkrétne skúsenosti a úspechy z predchádzajúcich pracovných miest.

• Aké počítačové zručnosti máte a aké programy používate? - Najlepšie odpovede
• Ste spokojní s používaním telefónu s viacerými linkami a spracovaním veľkého množstva telefonických hovorov? - Najlepšie odpovede
• V tejto spoločnosti si myslíme, že sme tím, ktorý spolupracuje na rovnakých cieľoch. Ako sa cítite pracovať v tímovom prostredí? - Najlepšie odpovede
• Ako by ste sa cítili ako nadriadení dvaja alebo traja ďalší zamestnanci? - Najlepšie odpovede
• Aká je vaša najväčšia sila a ako by to pomohlo vášmu výkonu v tejto pozícii? - Najlepšie odpovede

• Čo je tvoja najvačšia slabina? - Najlepšie odpovede
• Ako zvládate stres a tlak? - Najlepšie odpovede
• Aké to bolo pracovať pre vášho nadriadeného? - Najlepšie odpovede
• Čo očakávate od supervízora? - Najlepšie odpovede
• Radšej pracujete samostatne alebo v tíme? - Najlepšie odpovede
• Pracujete dobre s ľuďmi? - Najlepšie odpovede
• Uveďte niekoľko osobných príkladov tímovej práce. - Najlepšie odpovede
• Otázky na recepčný rozhovor: - Zoznam otázok

Otázky, na ktoré sa má pýtať anketár

Mali by ste tiež urobiť nejaký výskum o spoločnosti, a byť pripravený klásť relevantné otázky, keď príde príležitosť. Môže byť užitočné, keď prídete s niekoľkými otázkami vopred, o ktoré by ste sa mohli opýtať, alebo diskutovať ďalej, ak ste nedostali šancu skôr v rozhovore.

Často to bude blízko konca rozhovoru, preto je dôležité, aby ste sa opýtali tazateľov s dobrým dojmom. Skvelý spôsob, ako to urobiť, je ukázať svoj záujem a pripraviť sa na prijímací pohovor tým, že sa budete viazať na otázky, na ktoré ste sa pýtali s niektorými otázkami.

• Aké sú povinnosti tejto pozície?
• Môžete v tomto oddelení opísať typický deň (týždeň)?
• Aké sú silné stránky tohto oddelenia? Aké sú slabé stránky?
• Čo povedali vaši minulí asistenti, že je to najlepšia časť práce pre vás? Čo by bolo najhoršie?
• V akom smere vidíte spoločnosť v nasledujúcich piatich rokoch? Myslíte si, že existujú nejaké hrozby pre jeho úspech?
• Prečo váš posledný asistent opustil pozíciu? Aké boli jeho silné stránky? Aké boli jeho slabé stránky? Čo teraz robí?
• Aké atribúty mal váš najlepší asistent? A čo váš najhorší asistent?
• Ako často sa vykonávajú hodnotenia výkonnosti? Kto ich vedie?
• Aké zručnosti sú pre vás najdôležitejšie v administratívnom asistentovi?
• Ako odmeňujete a povzbudzujete ľudí, ktorí pracujú vo vašom oddelení?
• Existujú v tomto oddelení nejaké výrobné problémy?
• Ako ste v minulosti riešili personálne problémy?
• Aké sú najväčšie výzvy pre osobu v tejto pozícii?
• Aký je podľa vášho názoru najvhodnejší aspekt tejto pozície?
• Podporujete (Má spoločnosť / oddelenie) členstvo v profesijných združeniach a pokračujúci profesionálny rozvoj?
• Čo by ste opísali ako úlohu administratívnych pracovníkov v tejto kancelárii?
• Očakávajú sa nadčasy alebo víkendové hodiny?
• Čo sa vám na tejto spoločnosti najviac páči? Existujú nejaké zmeny, ktoré by ste urobili?
• Čo sa ti na práci najmenej páči?
• Podporujete oddelenie, aby pracovalo ako tím, alebo sa viac sústredilo na individuálne príspevky?

Pripravte sa na ďalšie otázky týkajúce sa pracovného pohovoru

Okrem otázok súvisiacich s pracovným pohovorom budete tiež požiadaní o všeobecnejšie otázky týkajúce sa vašej histórie zamestnania, vzdelania, silných stránok, slabých stránok, úspechov, cieľov a plánov. Tu je zoznam najčastejších otázok a rozhovorov.