Administratívne asistent Popis práce: Plat, zručnosti a ďalšie

Administratívni asistenti, vrátane sekretárky, sú chrbticovou funkciou kancelárskych funkcií. Zadávajú a pripravujú dokumenty, plánujú schôdzky a uchovávajú súbory. Zodpovedajú za telefóny a priame hovory a pomáhajú pri stretnutiach so zamestnancami. V niektorých úradoch môžu vykonávať základné účtovné úlohy a môžu akceptovať platby od klientov a zákazníkov.

V roku 2016 pracovalo v USA približne 4 milióny administratívnych asistentov a tajomníkov.

Administratívne asistentské povinnosti a zodpovednosti

Zodpovednosť administratívnych asistentov sa môže líšiť v závislosti od typu úradu, v ktorom pracujú, ale niektoré spoločné povinnosti zahŕňajú:

• Generovanie dokumentov.
• Dajte dohromady prezentácie snímok
• Vytvorte tabuľky.
• Správa databáz.
• Vytvárajte a / alebo udržiavajte webové stránky.
• Pôsobí ako správca kancelárie, plánuje zamestnanecké podujatia, ako sú napr. Večere a fundraisingové podujatia, plánovanie stretnutí klientov a organizovanie rozhovorov pre spolupracovníkov.

Administratívny asistent

Plat môže závisieť od povahy podniku, v ktorom je zamestnaný administratívny asistent, ako aj od rozsahu povinností. Tí, ktorí slúžia vedúcim pracovníkom, dostanú hornú odmenu.

• Medián ročného príjmu: 38 880 USD (18,69 USD za hodinu)
• Top 10% ročný príjem: Viac ako 64,230 USD (30,88 USD za hodinu)
• Dolné 10% ročný príjem: Menej ako 24 690 USD (11,87 USD za hodinu)

Vzdelávanie, odborná príprava a certifikácia

Toto povolanie nevyžaduje žiadne osobitné vyspelé vzdelávanie, ale môže byť užitočné.

• vzdelanie: Budete potrebovať stredoškolský diplom alebo ekvivalent a môžete získať náskok v odbore zapísaním sa do programu pridruženého štúdia alebo navštevovaním sekretárskeho vzdelávacieho programu po strednej škole. Tajomníci teraz majú bakalárske tituly alebo získavajú špecializované certifikácie, ako je akreditovaný právny tajomník alebo certifikovaný lekársky administratívny asistent v rastúcom počte sektorov. Výkonní asistenti a tajomníci by mali mať nejaké vysokoškolské kredity na minime, ak nie bakalársky titul.

• Training: Zvážte začatie práce s agentúrou pre dočasné zamestnanie. Niekedy ponúkajú školenia novým zamestnancom. V opačnom prípade, ak máte nejaké základné sekretárske zručnosti, na pracovisku môže byť poskytnuté školenie, keď sa naučíte laná konkrétneho podniku alebo oblasti.

Administratívny asistent Zručnosti a kompetencie

Budete potrebovať niekoľko základných vlastností, aby ste sa stali administratívnym asistentom.

• Počítačové a softvérové ​​zručnosti: Mali by ste sa pohodlne používať Microsoft Office, e-mail a internet. Ak pracujete pre malé podniky, možno budete musieť byť oboznámení s programami QuickBooks alebo inými účtovnými softvérovými programami.
• Multitaskingové zručnosti: To môže byť obzvlášť dôležité, ak pôsobíte aj ako manažér. Mali by ste byť schopní žonglovať niekoľko požiadaviek naraz.
• Slovné a písomné komunikačné zručnosti: To sú nevyhnutné. Mali by ste mať solídnu znalosť anglického jazyka a mať dobré schopnosti korektúry.

• Interpersonálne zručnosti: Budete pracovať s ostatnými, vrátane klientov a iných pracovníkov v kancelárii. Dobré správanie a pokojné správanie môže byť veľmi dôležité.
• Organizačné schopnosti: Musíte byť podrobne orientovaní a organizovaní, schopní okamžite vyhľadať dokument alebo protokol na stiahnutie.
• Rozhodovacie schopnosti: Často sa ocitnete v práci s viacerými úlohami takmer súčasne, najmä v rušných kanceláriách, takže by ste mali mať možnosť stanoviť priority a robiť časovo efektívne rozhodnutia. Klient by mohol chcieť schôdzku hneď, ale má naozaj núdzu, alebo môže čakať niekoľko dní?

Pracovný výhľad

Bohužiaľ, táto pozícia nemá povzbudzujúci výhľad na prácu. Americký úrad pre štatistiku Vital Statistics projektuje, že technologický pokrok začne od roku 2016 do roku 2026 preberať mnohé povinnosti administratívnych asistentov, čo bude mať za následok 5% pokles rastu pracovných miest.

Pracovné prostredie

Túto pozíciu vyžaduje takmer každý priemysel. Môžete sa ocitnúť v ordinácii, v advokátskej kancelárii, vo vládnom úrade alebo v malom, susedstve. V každom prípade sa pravdepodobne ocitnete v kancelárii.

Virtuálni asistenti sa stávajú stále viac žiadanými, takže je možné, že budete môcť pracovať z domu.

Pracovný rozvrh

To je takmer vždy zamestnanie na plný úväzok počas normálnej pracovnej doby, ale povaha podniku môže vyžadovať nejakú víkendovú prácu, napríklad ak ste zamestnaný na lekárskej klinike. Navyše, tí v právnickej profesii by mohli zistiť, že sa očakáva, že budú mať dlhé hodiny pred skúškami a termínmi.

Ako získať prácu

GET GLOWING ODPORÚČANIA

Zamestnávatelia, ktorí si najímajú sekretárku alebo administratívneho asistenta, hľadajú jednotlivca, s ktorým môžu pohodlne pracovať, ktorí sa dobre spoja s ostatnými zamestnancami a ktorým môžu dôverovať dôverné informácie. Tieto kvality môžu preukázať silné odporúčacie listy.

POUŽÍVAJTE SI SIETE

Klepnite do svojich sietí a získajte informácie o pracovných príležitostiach. Oslovte kontakty Facebook, LinkedIn, rodinných priateľov, susedov a bývalých zamestnávateľov. Dajte im vedieť, že by ste ocenili predstavenia každému, kto by mohol byť zamestnaný.

OTVORENIA TRACK DOWN

Vyhľadávajte v službe Google vyhľadávanie pracovných miest s kľúčovými slovami, ako je administratívny asistent, asistent marketingu, asistent redaktora, lekársky tajomník, právny tajomník a asistent kancelárie, aby vytvorili pracovné ponuky. Mnohé administratívne pracovné miesta budú zverejnené aj v sekcii zamestnanosti na webovej stránke pre vaše miestne noviny alebo Obchodnú komoru.

Porovnanie podobných pracovných miest

Niektoré podobné pracovné miesta a ich stredná ročná mzda zahŕňa:

• Súdny reportér: $57,150
• Informačný úradník: $34,520
• Lekárske Transcriptionist: $34,770