10 Techniky riadenia nadčasového času

Každý má 24 hodín denne, ale niektorí ľudia sa zdajú byť v tomto čase oveľa produktívnejší ako iní. Ak sa necítite produktívni, obvyklé riešenie, ktoré vám príde na myseľ, je, že budete potrebovať lepšie riadiť svoj čas. Nemôžete naozaj „riadiť“ čas, pretože je 24 hodín denne, 60 minút za hodinu, 60 sekúnd za minútu a to sa nikdy nemení.

Môžete však kontrolovať, kde a ako trávite svoj čas a podniknúť kroky na zníženie alebo elimináciu časových strát. V skutočnosti, riadenie času je naozaj všetko o správe seba.

Nasledujúcich je desať nadčasových spôsobov, ako každý deň prevziať kontrolu nad svojím plánom, aby ste čo najviac využili čas, ktorý máte k dispozícii.

1) Stanoviť prioritné ciele

Bez cieľov, môžete zistiť, že máte tendenciu prenasledovať po tom, čo sa zdá najnaliehavejšie, alebo sa pozeráte do tváre. Je ťažké, aby ste sa nechali rozptyľovať lesklými predmetmi. Aby ste tomu predišli, zistite svoje skutočné priority v živote a prejdite k nim stanovením ročných, mesačných, týždenných a denných cieľov alebo požadovaných výsledkov. Každú z nich umiestnite pomocou nasledujúceho systému:

• Dôležitosť: (A = vysoká, B = stredná, C = nízka)
• Naliehavosť: (1 = vysoká, 2 = stredná, 3 = nízka)

Najprv vždy pracujte na najnaliehavejších a dôležitých cieľoch a úlohách (A1) a potom prejdite nadol do zoznamu.

2) Postupujte podľa pravidla 80/20

„Pravidlo 80/20“, tiež známe ako Paretov princíp, hovorí, že 80 percent vašich výsledkov pochádza z 20 percent vašich akcií. Je to spôsob, ako zobraziť vaše využitie času, uprednostniť vybrané úlohy v porovnaní s najdôležitejšími cieľmi. Zameriavate sa na 20 percent aktivít, ktoré produkujú 80 percent požadovaných výsledkov?

3) Naučte sa povedať nie

Keď od vás iní žiadajú, tieto úlohy môžu byť pre nich dôležité, ale sú v rozpore s vašimi najdôležitejšími cieľmi. Najmä keď je to niečo, čo by ste chceli robiť, ale jednoducho nemáte čas, môže to byť veľmi ťažké povedať nie.

Aj keď je skvelé byť tímovým hráčom, je tiež dôležité vedieť, kedy a ako byť asertívny a dať osobe vedieť, že momentálne nemôžete zvládnuť ich žiadosť. Ak súhlasíte s prevzatím úlohy, dohodnite si termín, ktorý im pomôže dosiahnuť ich ciele bez toho, aby ste obetovali svoje vlastné.

4) Prekrastávanie pomocou systému „4D“

• Vymaž to: Aké sú dôsledky toho, že túto úlohu vôbec neurobíte? Zvážte pravidlo 80/20; nemusí sa to robiť na prvom mieste.
• Delegovať: Ak je úloha dôležitá, opýtajte sa sami seba, či je to naozaj niečo, za čo ste zodpovední. Môže byť úloha daná niekomu inému? Pozri „10 vecí, ktoré by manažér nikdy nemal delegovať.“
• Sprav to hneď: Odklad dôležitej úlohy, ktorú je potrebné urobiť, vytvára len pocity úzkosti a stresu. Urob to čo najskôr v deň, ako môžete.

• Odložiť: Ak je úloha taká, ktorá sa nedá dokončiť rýchlo a nie je položkou s vysokou prioritou, jednoducho ju odložte.

5) Jedzte žaba

Z knihy Briana Traceyho Jedzte Žaba "Ak je prvá vec, ktorú robíte každé ráno jesť živú žabku, môžete prejsť cez deň s uspokojením, že to je pravdepodobne tá najhoršia vec, ktorá sa vám stane celý deň."

Vaše žaby každý deň sú úlohy, ktoré budú mať najväčší vplyv na dosiahnutie vašich cieľov, a úlohy, ktoré s najväčšou pravdepodobnosťou budete odkladať.

6) Znížiť počet stretnutí

Zle riadené stretnutia sú časom vyčerpané, vynásobené počtom ľudí na stretnutí. Pozrite si časť „Ako viesť stretnutie tímu“.

7) Sklenená nádoba: skaly, kamienky, piesok a voda

Kategorizujte svoje úlohy týmto spôsobom, potom najprv vyriešte „skaly“. Ak budete pokračovať v riešení malých vecí (piesok, kamienky a voda), a nie dôležité strategické položky, skaly, potom sa vaša jar rýchlo naplní bez miesta pre viac skál.

8) Eliminujte elektronické časy

Každý má určité rozptyľovanie, ktoré ich preruší a vezme si čas z práce. Je váš Facebook? Twitter? Kontrola e-mailu? Nepretržité posielanie správ s priateľmi a rodinou? Prestaňte ich kontrolovať tak často tým, že budete tieto typy úloh vykonávať. Nastavte si čas, potom skontrolujte a okamžite sa s nimi vysporiadajte. Dajte si 30 minút a potom sa vráťte na úlohu. Dávkujte ich a pauzu raz alebo dvakrát denne odpovedajte.

9) Získajte organizované

Ak chcete efektívne riadiť svoj čas a byť produktívny každý deň, musíte vytvoriť správne prostredie. Odstránenie zbytočného neporiadku, vytvorenie efektívneho systému archivovania, miesta v blízkosti všetkých pracovných položiek, ktoré často potrebujete, a využitie nástrojov na riadenie pracovného toku, ktoré vám pomôžu vytvoriť produktívne prostredie.

10) Postarajte sa o svoje zdravie

Dobrý nočný spánok, zdravé stravovanie a cvičenie vám dodajú energiu, ohnisko a vytrvalosť potrebnú na maximálne využitie vášho dňa. Môže sa zdať, že práca je dôležitejšia a môžete vždy dohnať spánok, jedlo a cvičenie neskôr. Ak však stratíte svoje zdravie, nemôžete pracovať, alebo na to príde veľa iného, ​​takže sa nemusíte starať o seba.