Mali ste ma na Ahoj: Správna telefónna etiketa

Pravdou je, že aj keď to nie je raketa veda, správne telefónne etikety v pracovnom prostredí zahŕňa trochu viac ako schopnosť vysloviť pozdrav. Keďže to môže byť váš prvý kontaktný bod s klientom, zákazníkom alebo dokonca so svojím zamestnávateľom, je to vaša príležitosť urobiť dobrý prvý dojem, alebo chudobný. Tu je niekoľko tipov, ktoré by ste mali dodržiavať pri používaní telefónu pri práci:

Prehltnite prvý

Inými slovami, vaše ústa by mali byť neobsadené pri telefonovaní alebo odpovedaní na telefón. Chcete byť schopní hovoriť jasne a to je nemožné, ak ste žuvanie alebo prehĺtanie.

Meno a poradie Prosím

Keď prijmete telefonický hovor, mali by ste sa v prípade potreby identifikovať sami a svoju spoločnosť a oddelenie. Ak vám bol volajúci prenesený z hlavnej linky spoločnosti, môžete uviesť len svoje meno a oddelenie. Osoba, ktorá pôvodne odpovedala na výzvu, s najväčšou pravdepodobnosťou uviedla názov spoločnosti. Keď ste volajúci, identifikujte sa rovnakým spôsobom predtým, ako požiadate o osobu, ktorú sa snažíte dosiahnuť.

Spôsoby Do Matter

Vždy buďte zdvorilí bez ohľadu na to, kto je na druhom konci linky. Či už hovoríte s recepčným alebo prezidentom spoločnosti, nikdy nezabudnite povedať, prosím a ďakujem. Okrem toho, že si každý zaslúži rešpekt, môže osoba, ktorá odpovedá na vašu výzvu, zabezpečiť, aby sa s ňou zaobchádzalo primerane.

ohnisko

Aj keď sme všetci chceli multitask (alebo sa pokúsiť) zdržať sa tendencie k iným veciam, keď ste na výzve. Mali by ste dať osobe, s ktorou sa rozprávate, svoju nepozorovanú pozornosť. Váš e-mail, sociálne médiá a hry môžu čakať.

Teraz Hold On

Predovšetkým by ste sa mali vyhýbať všetkým ostatným konverzáciám, keď ste na telefóne. Realita sa niekedy dostáva do cesty. Možno budete musieť hovoriť s niekým, kto príde do vašej kancelárie alebo kóje alebo vyzdvihnúť iný hovor. Ospravedlňte sa a potom svoju konverzáciu obmedzte na niekoľko sekúnd. Nenechávajte niekoho čakať na pozastavenie na neurčito. Ak sa nemôžete postarať o inú vec rýchlo, ale musí sa to okamžite riešiť, namiesto toho, aby sa osoba, s ktorou ste hovorili, držala, opýtať, či môžete zavolať v čase, ktorý je pre ňu vhodný.

Nenechajte svoj volajúceho stratiť v systéme

Sú chvíle, keď nebudete schopní pomôcť osobe na druhom konci linky a budete ju musieť preniesť na niekoho, kto môže. Keď tak urobíte, uistite sa, že vie, komu prenášate hovor a prečo. Dajte mu vedieť, čo robiť, ak volanie neprejde, alebo ak osoba, ktorú posielate, tam nie je, alebo nemôže pomôcť.

Udržujte správy krátke a sladké

Keď pre niekoho zanecháte hlasovú správu, hovorte pomaly a jasne, najmä keď uvediete svoje meno a telefónne číslo. Príliš veľa ľudí zanecháva veľmi dlhé a roztrieštené správy len na to, aby rýchlo mumlovali svoje mená a čísla na konci, čo ponechá príjemcovi možnosť vrátiť hovor.

Raz je dosť

Ak zanecháte správu a osoba, pre ktorú ste ju opustili, sa vám hneď nedostane späť, môže to byť preto, že momentálne nemôže. Nie je potrebné znova a znova volať. Ak je to naliehavá záležitosť, môžete skúsiť volať na ďalší deň znova alebo po e-mail s uvedením, že ste tiež opustil hlasovú schránku.

Počúvajte First

Pred vrátením telefónneho hovoru si vypočujte hlasovú správu, ktorú ste dostali v celom rozsahu. Môžete sa dozvedieť, že nie je ani nutné zavolať späť (wow, čo šetrič času), alebo že sa musíte postarať o niečo ako prvé. Volajúci môže napríklad potrebovať informácie, ktoré môžete mať pripravené, keď sa k nej vrátite.