Ako supervízor môže riadiť absenciu

Podľa CCH Unscheduled Absence Survey, zamestnávatelia strácajú pôdu, pokiaľ ide o udržanie pracovníkov v práci. Nepredvídané miery absencie vzrástli na najvyššiu úroveň od roku 1999. Najviac znepokojujúcou skutočnosťou je, že takmer dvaja z troch zamestnancov, ktorí sa neprejavujú na pracovisku, nie sú fyzicky chorí.

Pre väčšinu spoločností zodpovednosť za riadenie absencie chýba predovšetkým na bezprostredných dozorných orgánoch. Títo dozorcovia sú často jediní ľudia, ktorí si uvedomujú, že určitý zamestnanec je neprítomný.

Sú v najlepšej pozícii na to, aby porozumeli okolnostiam, ktoré súvisia s neprítomnosťou jednotlivca a včas si všimli problém. Ich aktívna účasť na postupoch neprítomnosti spoločnosti je preto rozhodujúca pre celkovú efektívnosť a budúci úspech politiky alebo programu neprítomnosti.

Na zabezpečenie toho, aby orgány dohľadu boli pohodlné a kompetentné vo svojej úlohe riadenia absencie, musia mať plnú podporu vrcholového manažmentu. Všetky strany si musia byť vedomé cieľa politiky a postupov neprítomnosti. Mali by byť rozdiely medzi oddeleniami; politika môže stratiť svoju účinnosť.

Aby sa zabezpečila väčšia konzistentnosť, orgány dohľadu by mali byť vyškolení vo svojich povinnostiach týkajúcich sa riadenia absentérstva, mali by byť poučení o tom, ako viesť účinné pohovory s návratom do práce a v prípade potreby by sa mali vzdelávať v používaní disciplinárnych postupov.

Zodpovednosti dozorcu

Okrem toho, že práca je primerane pokrytá počas neprítomnosti zamestnanca, existuje množstvo ďalších kritických opatrení, ktoré musia orgány dohľadu prijať na zvládnutie absencie. By mali:

• zabezpečiť, aby všetci zamestnanci boli plne informovaní o politikách a postupoch organizácie pri riešení neprítomnosti,
• byť prvým kontaktným bodom, keď zamestnanec telefonuje v chorobe
• udržiavať primerane podrobné, presné a aktuálne záznamy o neprítomnosti svojich zamestnancov (napr. dátum, charakter choroby / dôvod neprítomnosti, očakávaný dátum návratu do práce, v prípade potreby potvrdenie lekára),
• identifikovať akékoľvek vzorce alebo trendy absencií, ktoré vyvolávajú obavy,
• viesť pohovory s návratom do práce
• v prípade potreby vykonávať disciplinárne konania.

Rozhovor s návratom do práce

Školenia supervízorov o tom, ako najlepšie zvládnuť absentenciu, by mali zahŕňať inštrukcie o tom, ako viesť efektívne a spravodlivé pohovory s návratom do práce. Nedávne národné prieskumy ukazujú, že tieto rozhovory sa považujú za jeden z najúčinnejších nástrojov na zvládnutie krátkodobého absencie.

Diskusia o návrate do práce umožní supervízorovi privítať zamestnanca späť do práce, okrem toho, že demonštruje silný záväzok manažmentu riadiť a riadiť absenciu na pracovisku. Pohovor umožní kontrolu, či je zamestnanec dosť dobrý na to, aby sa vrátil do práce.

Potrebnú administratívu je možné vyplniť tak, aby bola riadne zaznamenaná absencia a jej záver. Skutočnosť, že je zavedený zavedený postup na vyšetrovanie a prerokovanie neprítomnosti so zamestnancom, môže sama osebe pôsobiť ako odstrašujúci prostriedok pre nezúčastnenosť z nezmyselných dôvodov.

Rozhovory sa musia uskutočniť čo najrýchlejšie po návrate do práce (najneskôr jeden deň po jeho návrate). Zamestnanec by mal mať dostatok príležitostí na načrtnutie dôvodov svojej neprítomnosti. Vedúci by mal pohovor využiť ako čas na preskúmanie akýchkoľvek otázok, ktoré môže mať zamestnanec a ktoré vedú k neprítomnosti.

Cieľom je podporiť otvorenú a podpornú kultúru. Zaviedli sa postupy na zabezpečenie toho, aby sa pomoc a poradenstvo ponúkali v prípade potreby a aby sa zabezpečilo, že zamestnanec je schopný vrátiť sa do práce.

Zamestnanci zvyčajne ocenia možnosť vysvetliť skutočné dôvody neprítomnosti v rámci formalizovanej štruktúry. Ak by dozorný orgán pochyboval o pravosti dôvodov uvedených v neprítomnosti, mal by využiť túto príležitosť na vyjadrenie akýchkoľvek pochybností alebo obáv.

Zamestnanec si musí byť vždy vedomý toho, že pohovor nie je len súčasťou podnikových postupov, ale významným stretnutím, počas ktorého bola zaznamenaná absencia a môže mať vplyv na budúce zamestnanie. Zamestnancovi by sa malo vysvetliť disciplinárne konanie spoločnosti v prípade neprijateľnej úrovne neprítomnosti.

Počas stretnutia by sa pohovor nemal stať trestom, ale mal by byť vnímaný ako príležitosť na zdôraznenie a vysvetlenie dôsledkov neprítomnosti v rámci oddelenia. Prevažná väčšina zamestnancov odvodzuje od svojej práce pocit hrdosti a úspechu a manažment by mal byť povzbudzovaný k tomu, aby tieto osoby považoval za zodpovedných dospelých.

Odporúčané disciplinárne postupy, ak neprítomnosť pokračuje

V nasledujúcich usmerneniach sa uvádzajú odporúčané kroky, ktoré sa majú prijať v prípadoch, keď sa krátkodobé neprítomnosti považujú za prekročenie prijateľnej úrovne v určitom časovom období.

Etapa 1: Poradenský rozhovor

• Bezprostredný supervízor by mal zamestnancovi oznámiť svoje obavy týkajúce sa neprítomnosti, pokúsiť sa zistiť dôvody choroby a určiť, čo je potrebné urobiť na zlepšenie účasti.
• Ak sa v tomto štádiu zistí akýkoľvek zdravotný stav a je pravdepodobné, že bude mať vplyv na pracovnú spôsobilosť, školiteľ by mal dohodnúť stretnutie s lekárom schváleným spoločnosťou. Toto by mal zamestnanec písomne ​​potvrdiť do piatich pracovných dní.
• Ak sa z diskusie nezdá, že by problém bol spôsobený nespôsobilosťou pre prácu, dozorca by mal zamestnancovi poradiť, že zatiaľ čo zaznamenané ochorenia môžu byť skutočné, očakáva sa trvalé zlepšenie dochádzky alebo ďalšie štádium postupu. bude zobraný.
• Preskúmanie účasti bude automaticky uskutočňované každý mesiac počas nasledujúcich šiestich mesiacov.

Fáza 2: Prvá formálna kontrola (verbálna výstražná fáza)

• Ak sa po analýze a pravidelnom monitorovaní naďalej zhoršujú neprítomnosti zamestnanca, mal by byť pozvaný, aby sa zúčastnil na formálnom stretnutí s dozorom.
• Záznam o neprítomnosti by mal byť podrobne opísaný v liste pozývajúcom zamestnanca na tento pohovor. Zamestnanec by mal byť informovaný o tom, že má právo byť v prípade potreby zastúpený zástupcom odborov alebo kolegom.
• Účelom tohto stretnutia bude:

  - pokračovať v diskusii o základných dôvodoch neprítomnosti, - oboznámiť zamestnanca so servisnými a nákladovými dôsledkami jej neprítomnosti a

  - upozorniť zamestnanca (okrem prípadov, keď sa rozhoduje vyhľadať lekársku pomoc), že ak nedôjde k podstatnému a trvalému zlepšeniu, jej zamestnanie môže byť ukončené z dôvodu jej neschopnosti udržať prijateľnú úroveň účasti. Toto predstavuje slovné varovanie.

• Ak je potrebná lekárska starostlivosť, je potrebné okamžite podniknúť kroky. Schôdza je preto len odročená, aby sa táto časť procesu mohla dokončiť. Zamestnanec musí do piatich pracovných dní dostať lekársku pomoc. Stretnutie sa potom stretne s HR a prediskutuje sa názor lekára.
• Ak lekár potvrdí vhodnosť na prácu, zamestnanec by mal byť upozornený na následky pokračujúcej neprítomnosti.

Fáza 3: Druhá formálna kontrola (písomná výstražná fáza)

• Pravidelné monitorovanie naznačuje, že nedošlo k žiadnemu zlepšeniu v modeli neprítomnosti, druhé formálne stretnutie sa uskutoční s HR.
• List pozývajúci zamestnanca na stretnutie bude obsahovať záznam o neprítomnosti a opäť radu o zastupovaní.
• Akékoľvek nové informácie poskytnuté na schôdzi týkajúce sa zlého zdravotného stavu alebo zmeny charakteru choroby môže byť potrebné posúdiť lekárom schváleným spoločnosťou.
• Zamestnanec by mal mať možnosť vysvetliť svoj záznam o neprítomnosti. Ak je to vhodné, orgán dohľadu by mal informovať zamestnanca o tom, že sa vydáva formálne písomné varovanie a že toto upozornenie zostane v spise zamestnanca na určené obdobie. Kópia upozornenia by mala byť vydaná zamestnancovi a jeho zástupcovi.
• Zamestnanec by mal byť informovaný o tom, že nedodržanie očakávaní spoločnosti a zlepšenie súčasného neprijateľného záznamu o neprítomnosti bude mať za následok ukončenie pracovného pomeru zamestnanca.
• Ak je pochybnosť o vhodnosti na prácu, pokračujte v možnostiach presunu podľa pokynov, ktoré prijal lekár. O procese a možnostiach presunu sa poraďte so zástupcom odborového zväzu zamestnanca (ak existuje).

Fáza 4: Dočasné pozastavenie z práce

• Ak sa po realizácii predchádzajúcich fáz disciplinárneho konania nevyskytne žiadne zlepšenie účasti, manažment môže pokračovať v dočasnom pozastavení bez odmeny. Zámer pozastaviť by sa mal písomne ​​potvrdiť s uvedením dátumu začiatku a ukončenia. Kópia pozastavenia by sa mala zaslať zástupcovi zamestnanca (ak je to vhodné).

Fáza 5: Ukončenie pracovného pomeru

• Toto je posledná etapa disciplinárneho procesu, v ktorom je zamestnanec prepustený z dôvodu neschopnosti plniť požiadavky spoločnosti na účasť v práci. Odvolanie sa môže uskutočniť len s písomným súhlasom vrchného manažéra a HR.
• List volanie zamestnanca bude opäť obsahovať poradenstvo o zastupovaní a načrtne absenčný záznam. Zamestnanec by mal byť informovaný, že v dôsledku pohovoru môže byť prepustený z dôvodu nespôsobilosti vykonávať pracovné povinnosti.
• Ak sa objavia nejaké nové informácie o zdravotnom stave alebo pracovnej schopnosti zamestnanca, možno bude potrebné, aby bol konzultovaný s lekárom spoločnosti.
• Ak sa rozhodne o prepustení na základe spôsobilosti, kópia listu o prepustení by sa mala zaslať zástupcovi zamestnanca (ak je to vhodné).
• Zamestnanec môže mať právo odvolať sa proti prepusteniu. Odvolanie by malo byť v súlade s disciplinárnymi postupmi spoločnosti.

Výzvy v riadení absencie

Uvedomte si, že orgány dohľadu sú často nepríjemné alebo neochotné podávať správy o tých, ktorí prekročili prijateľnú úroveň absencie. Kvôli mnohým tlakom na orgány dohľadu nie je dôsledná implementácia politík absencie vždy ich najvyššou prioritou.

Je dôležité pokúsiť sa subjektivitu vylúčiť z riadenia absencie a zabezpečiť, aby sa so všetkými zamestnancami zaobchádzalo rovnako. Je nevyhnutné, aby sme boli dôslední, vytrvalí a spravodliví voči všetkým. Ak sa absencia nerieši alebo nerieši nekonzistentným spôsobom, môže to viesť k nižšej morálke.

Väčšina zamestnancov ocení politiky a programy, ktoré sú skôr uľahčujúce než represívne. Prísne alebo represívne opatrenia, ktoré nútia zamestnancov, aby prišli do práce, môžu viesť k tomu, že zamestnanci sa stanú „neprítomnými počas práce“.

Robia čo najmenej a odolajú všetkému úsiliu, aby ich urobili viac. Mali by sa realizovať ďalšie programy, ktoré pomôžu zamestnancom byť prítomní v práci, ako napríklad flexibilné plánovanie práce, zdieľanie pracovných miest, ceny za účasť a wellness programy.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges je vedúcou konzultantkou na vedúcej pozícii a špecializuje sa na pomoc ohromeným lídrom v práci a úspechu v živote.