Ako písať a odosielať profesionálne e-mailové správy

Kedykoľvek posielate profesionálne e-mailové správy, je naozaj dôležité, aby ste sa uistili, že správa je dokonalá. Nechcete vyhodiť príležitosť tým, že urobíte nejaké chyby - buď v tom, ako posielate e-maily alebo ako ich sledujete. Čítajte ďalej a naučte sa písať a odosielať profesionálne e-mailové správy.

Prečo by ste chceli poslať profesionálny email? Existuje niekoľko dôvodov. Sprievodný list môžete poslať potenciálnemu zamestnávateľovi, ďakujeme Vám kolegovi, ktorý súhlasil s tým, že bude odkazom, listom rezignácie Vašemu súčasnému šéfovi alebo žiadosťou o odporúčací list.

Môžete mať iné dôvody na odosielanie neosobných e-mailov, a je to dobrý nápad, aby ste sa uistili, že všetky vaše e-maily sú organizované a profesionálne.

Čo je potrebné zahrnúť do správ, čo nezahrnúť a ako zatvoriť, podpísať a odoslať e-mailové správy.

Profesionálne e-mailové správy

Ak chcete napísať vysokokvalitný profesionálny e-mail, skontrolujte tieto kroky a príjemca vždy urobí skvelý dojem:

• Riadok predmetu: Riadok predmetu by mal stručne vyjadriť svoj účel písania. Váš predmet môže byť rovnako jednoduchý ako "Ďakujem" alebo "Žiadosť o odporúčanie".
• pozdrav: Dokonca aj keď píšete veľmi krátky e-mail, uveďte pozdrav. Ak poznáte meno osoby, uveďte ju. Ak nie ste na prvom mieste s osobou, zavolajte ich podľa ich názvu.
• dĺžka: Udržujte svoj e-mail čo najpresnejší. Ľudia majú tendenciu zbierať dlhé e-maily, takže obsahujú len základné informácie.
• Štýl písma: Vyhnite sa ozdobeným, hravým alebo farebným fontom; tieto jednoducho odvedú príjemcu od vašej skutočnej správy. Vyhýbajte sa nadmernému používaniu tučného písma a kurzívy, ktoré spôsobujú, že e-mail vyzerá neprehľadne. Nepíšte ani veľkými písmenami; to sa vyskytuje ako hnev alebo nadmerne v e-maile.

• emotikony:Nezahŕňajte emotikony do profesionálneho e-mailu; uložiť pre osobnú korešpondenciu.
• Pravopis a gramatika: Len preto, že píšete e-mail, neznamená, že by ste mali byť nedbalí, pokiaľ ide o pravopis a gramatiku. Pred odoslaním ho starostlivo upravte. Chybová správa informuje príjemcu, že váš e-mail by sa mal brať vážne.
• zatváranie:Odhláste sa krátkym "Ďakujem", "Best", alebo iným jednoduchým odosielaním a potom vaším menom. Väčšina e-mailových účtov umožňuje vložiť podpis do každého e-mailu s menom, menom a kontaktnými údajmi. Je to skvelý spôsob, ako robiť každú korešpondenciu profesionálnejšiu.

Ďalšie tipy

Po napísaní e-mailu prejdite všetky tieto kroky predtým, ako kliknete na tlačidlo odoslať:

• Uistite sa, že vaša správa je dokončená:Dvakrát skontrolujte, či je vyplnený riadok Predmet vášho e-mailu, máte priložený podpis, odosielajte správu správnej kontaktnej osobe a vyplnili ste skrytá Ak chcete odoslať kópiu pre seba, máte záznam o e-mailovej správe.
• Dôkaz vašej e-mailovej správy:Predtým, ako kliknete na tlačidlo Odoslať, tiež sa uistite, že ste skontrolovali pravopis a skontrolovali gramatiku a veľké písmená. Sú rovnako dôležité v e-mailovej korešpondencii pri hľadaní zamestnania ako v papierovom liste.

• Odoslať testovaciu e-mailovú správu:Pred odoslaním e-mailu najprv pošlite správu, aby ste skontrolovali, či formátovanie funguje a či nič nevyzerá na mieste. Ak všetko vyzerá dobre, pokračujte a odošlite e-mail spoločnosti alebo jednotlivcovi, s ktorým kontaktujete.
• Odoslať kópiu e-mailovej správy sebe:Použi skrytá Ak chcete odoslať kópiu e-mailovej správy sebe, musíte mať záznam o tom, kedy ste správu odoslali a komu ste ju odoslali. Tieto informácie môžete nájsť aj vo vašom priečinku.

• Súbor kópií:S mnohými e-mailovými programami môžete nastaviť priečinky, aby bolo ľahšie nájsť všetky dôležité e-maily v minulosti. Nastavte priečinok pre všetky e-maily na vyhľadávanie úloh a svoje kópie e-mailovej správy, ktorú odošlete, uložia do priečinka na vyhľadávanie úloh.

Pravidelne kontrolujte svoj e-mail

Čas je základom pri hľadaní práce, preto je dôležité pravidelne a často kontrolovať e-maily, aby ste nepremeškali žiadne dôležité príležitosti. Prinajmenšom skontrolujte svoj e-mail v dopoludňajších hodinách a počas skorého popoludnia, takže budete mať čas rýchlo odpovedať na prijaté správy.

V týchto dňoch, s smartphone môže uľahčiť kontrolu e-mailov, nech ste kdekoľvek a kedykoľvek chcete - už žiadne vznášajúce sa nad počítačom. V skutočnosti môžete dostávať upozornenia na nové e-mailové správy, aby ste si ich mohli prečítať hneď, ako narazia na vašu doručenú poštu.