Ako napísať správu o pokroku v podnikaní

Správa o postupe sa skladá z hlavičky, zhrnutia, opisu menších komponentov, indikácie, kedy má byť nasledujúca správa splatná. Napíšte správu podľa tejto šablóny a potom ju pošlite svojmu nadriadenému alebo inému nadriadenému, ako je určený.

hlavička

Hlavička obsahuje identifikačné informácie pre prehľad. Zadáte názov, dátum, kedy je prehľad uverejnený, stav semaforu, na ktorý sa hlásite (červená, žltozelená) a celkovú metriku, možno percento úplných, plán versus aktuálna. Poznámka: Správa o pokroku, ako je táto, sa najčastejšie používa pri projektoch, ale môže sa použiť aj na hlásenie iných vecí. Ak ste napríklad priradili úlohu znížiť počet hodín na kresbu pre strojársku firmu, použili by ste správu o pokroku, aby ste ukázali svoj pokrok v znižovaní počtu hodín na kresbu.

• Názov: Projekt X Progress Report
• Dátum: 30. máj 20xx
• Stav: Zelená
• Percent Complete: 63 skutočný, 59 plán

Zhrnutie

Napíšete posledné zhrnutie. Toto je súhrn všetkých hlavných bodov uvedených nižšie v texte správy. V závislosti od vášho publika je niekedy zhrnutie obmedzené. To záleží na vašom publiku, počte ľudí, ktorí dostávajú správu a ich úrovniach v rámci organizácie. Zhrnutie je zamerané na tých starších manažérov, ktorí nemusia mať čas na prečítanie celej správy. Ak je vaša správa adresovaná vášmu priamemu nadriadenému, očakáva sa, že si správu prečíta a zhrnutie nemusí byť potrebné.

Ak sa však jedná o správu, ktorá je široko distribuovaná mnohým vedúcim pracovníkom v celej organizácii, môže byť potrebné zahrnúť zhrnutie pre tých jednotlivcov, ktorí nemajú čas čítať celú správu.

Pokrok zložiek

Toto je hlavná časť správy. V tejto časti správy podrobne popíšete pokrok vo všetkých oblastiach projektu. V tomto časovom období uvediete svoj pokrok a úspechy týkajúce sa všetkých metrík. Ukážete, aký je váš plán pre ďalšie časové obdobie. A potom uvediete nielen blokátorov, ale aj to, aké úsilie podnikáte na ich odstránenie. Nakoniec sa v sekcii ukáže, aká dodatočná pomoc je potrebná od vášho šéfa alebo iného príjemcu správy o pokroku.

zhrnutie

Po texte správy nasleduje časť zhrnutia. Zahŕňa menej detailov ako pokrok uvedený v predchádzajúcej časti. Tie by zahŕňali rovnaké informácie, metriky, úspechy, plán pre ďalšie obdobie a všetkých blokátorov, ale poskytovali menej podrobností pre každú kategóriu. Napríklad, zhrnutie môže byť jedna veta, ako napríklad „všetky výstupy sú načasované“, zatiaľ čo priebežný zápis v predchádzajúcej časti by mohol povedať „Výstup A, vzhľadom na xx / xx / xx bude doručený tri dni skôr.

Správa Y bude doručená včas na xx / xx / xx. Očakáva sa, že správa C, oneskorená o dva týždne počas čakania na grafiku, bude dodaná v revidovanom termíne xx / xx / xx. “

Ďalší výkaz Dátum splatnosti

Tu sa zobrazí zoznam, kedy bude odoslaný nasledujúci prehľad. Ak je to napríklad týždenný prehľad, zobrazí sa nasledujúci dátum splatnosti ako nasledujúci týždeň. Pre mesačný prehľad by ste zobrazili dátum budúci mesiac, kedy bude správa odoslaná. Ľudia, ktorí dostanú prehľad, očakávajú, že tieto údaje budú také presné ako údaje v prehľadoch.

Spodná čiara

Vaša správa o pokroku sa skladá z voliteľného zhrnutia, správy o pokroku všetkých zložiek projektu, podrobného súhrnu a časového harmonogramu. Urobte ich čo najpresnejšie.