5 kľúčových prvkov úspešného projektu

01 Sponzor sponzorovaného projektu

Sponzor projektu je osoba na vysokej úrovni v organizácii, ktorá vlastní projekt. Sponzor sponzorovaného projektu očakáva, že projekt uspeje a urobí všetko, čo môže urobiť, aby zabezpečil úspech.

Sponzor projektu má štyri primárne zodpovednosti súvisiace s projektom. Najprv sponzor sponzoruje projekt. On alebo ona povzbudzuje projektový tím verejne aj súkromne. Po druhé, sponzor podporuje projektového manažéra. Keď projektový manažér potrebuje odstrániť prekážky, zavolá sponzora na pomoc, pretože sponzor má organizačný vplyv na to, aby sa to stalo. Po tretie, sponzor zosúladí zdroje tým, že im poskytne priamo alebo spolupracuje s inými ľuďmi na vysokej úrovni. Keď je sponzor silným šampiónom projektu, rovesníci sponzora budú s väčšou pravdepodobnosťou prispievať významnými zdrojmi. Po štvrté, sponzor uľahčuje rozhodovanie. Keď projektový tím zapadne, sponzor môže rozhodnutie sprostredkovať alebo urobiť rozhodnutie.

Sponzor je informovaný prostredníctvom neustálej komunikácie s projektovým manažérom. Tieto dve skupiny spolupracujú pri určovaní, kedy musí sponzor postupovať a dôraznejšie vykonávať zodpovednosť sponzora pri podpore projektového manažéra. Projektový manažér by mohol mať napríklad problémy so získavaním informácií od finančného oddelenia organizácie. Zadávateľ projektu sa môže obrátiť na finančného riaditeľa na situáciu a požiadať, aby bola úloha získavania informácií uprednostnená pred konkurenčnými úlohami.

02 Vymazanie cieľov a rozsahu

Skôr ako sa práca na projekte vykoná alebo dokonca plánuje, musí zadávateľ projektu formulovať ciele a rozsah projektu. Ciele sú veľké veci, ktoré má projekt dosiahnuť. Urobte napríklad projekt na vylepšenie softvéru. Oddelenie ľudských zdrojov používa na správu miezd dobre známy prispôsobiteľný obchodný softvér. Organizácia chce pridať modul pre riadenie učenia. Cieľom projektu je prispôsobiť softvér pre riadenie vzdelávania potrebám organizácie a integrovať ho s existujúcim mzdovým systémom.

Rozsah definuje parametre projektu. Pokračovanie príkladom softvérového projektu; Rozsah tohto projektu je obmedzený na zavedenie systému riadenia vzdelávania a jeho integráciu so systémom miezd. Mnohokrát je užitočné identifikovať veci, ktoré sú mimo rozsahu, aby pochopili, čo je v rozsahu. Pre tento projekt je pridanie ďalších modulov mimo rozsahu. Účtovné oddelenie nemôže prísť k projektovému manažérovi a požiadať o fakturáciu, pohľadávky alebo moduly splatné na účet.

Pridanie modulu po definovaní projektu umožňuje tečenie rozsahu. Dobrí sponzori projektov a projektoví manažéri sa chránia pred dotvarovaním rozsahu a veľmi sa zdráhajú pridať rozsah stredného projektu. Zvýšenie rozsahu projektu zvyšuje potrebu projektov, ako je čas a peniaze. Práca na dodatočnom rozsahu navyše ohrozuje kvalitu pracovných produktov.

03 Dobrý projektový manažér

Projektový manažér plánuje pracovať a organizovať zdroje na realizáciu projektu. Táto osoba je spojením medzi sponzorom projektu, ktorý stanovuje víziu a projektovým tímom, ktorý ho realizuje. Projektový manažér podľa potreby a včas zavádza zainteresované strany, aby poskytli vstupné informácie.

Projektoví manažéri majú zvyčajne nasledujúce vlastnosti, ktoré im pomáhajú presúvať projekt:

• Projektoví manažéri sú plánovači. Myslia na postupnosť práce a vedia, čo sa musí stať, keď tím dokončí úlohu. Robia dobré plány, ale tiež vedieť, kedy majú byť flexibilné a odkloniť sa od plánu.
• Projektoví manažéri sú dôveryhodní. S ich úspechom v závislosti od práce iných, projektoví manažéri potrebujú ľudí, aby dôverovali svojmu dobrému úmyslu a kompetenciám. Dôvera je obzvlášť dôležitá vo vzťahu medzi projektovým manažérom a sponzorom projektu.
• Projektoví manažéri bývajú extrovertní, pretože prevažná väčšina ich práce zahŕňa komunikáciu.

Držia ľudí zodpovedných za svoje záväzky. Tu je príklad. Vedúci projektového tímu povedal projektovému manažérovi, že člen tímu môže projektu venovať štyri hodiny týždenne. Tento člen tímu zmeškal dve týždenné stretnutia v rade a nedosiahol žiadny pokrok vo svojich pridelených úlohách v štruktúre rozdelenia práce. Po prvom zmeškanom stretnutí sa projektový manažér stretol s členom tímu, aby prediskutoval neprítomnosť a zmeškané termíny. Člen tímu povedal, že má naliehavejšie priority. Projektový manažér predpokladal, že to nie je pravda, takže po druhom zmeškanom stretnutí sa projektový manažér stretol s vedúcim tímu člena tímu. Dozorca povedal projektovému manažérovi, že sa uistí, že sa správanie člena tímu zmení.

04 Zainteresované zainteresované strany

Zainteresovanými stranami projektu sú ľudia, ktorí majú záujem na úspechu projektu, ale nie sú členmi projektového tímu. Nemyslia na projekt na dennej báze, ako to robia projektový manažér alebo členovia projektového tímu, ale chcú byť v slučke kritických rozhodnutí a celkového pokroku smerom k cieľom projektu.

Zainteresované strany majú svoju motiváciu držať krok s projektovými aktivitami, ale je zodpovednosťou projektového manažéra priviesť ich do zákulisia spôsobmi, ktoré vopred prispievajú k dosiahnutiu cieľov projektu. V mnohých prípadoch to znamená delikátnu rovnováhu medzi prílišným vstupom a príliš malým vstupom. Zainteresované strany nemôžu zvážiť každé rozhodnutie. To by sa odrazilo nad projektom a urobilo každé rozhodnutie boj. Naopak, zainteresované strany nemôžu byť zatvorené, pretože dôležitým aspektom takmer každého projektu je uspokojenie zainteresovaných strán.

05 Členovia projektového tímu

Členovia projektového tímu vykonávajú prácu projektu. Členovia projektového tímu sú mnohokrát zaradení do projektu nad rámec svojich bežných povinností, čo znamená, že v iných prácach nie je žiadna redukcia za kompenzáciu dodatočnej práce, ktorú projekt prináša. Projektoví manažéri môžu pomôcť členom tímu v rokovaniach s ich nadriadenými v tejto otázke, ale projektový manažér nemá žiadnu kontrolu nad zodpovednosťou členov projektového tímu mimo projektu.

Oddanosť tímu členom projektu je veľmi cenná. Bez nasadenia, termínov sklzu a pracovných produktov nie sú kvalitné. Členovia špecializovaného tímu sú motivovaní splniť ciele projektu včas, v rámci rozpočtu a podľa očakávaní kvality.