Ako plánovať stretnutie spoločnosti

Blahoželáme! Vaša spoločnosť usporiada stretnutie pre skupinu zamestnancov vybraných zo všetkých úrovní spoločnosti. Generálny riaditeľ vám zveril zodpovednosť projektového manažéra za podujatie. Tieto tipy a vzorový projektový plán demonštrujú jeden spôsob, akým by projektový manažér mohol pristúpiť k budovaniu projektového plánu pre firemné stretnutie alebo podobne zložitý projekt.

Predbežne naplánujte projekt

Váš prvý krok je naplánovať plán. Začnete diskusiou o tejto udalosti so zainteresovanými stranami. Čo sa stalo v minulom roku, čo sa stalo? Čo sa pokazilo? Kto projekt zvládol a môže vám v tomto roku pomôcť vyhnúť sa nástrahám? Odkedy vám generálny riaditeľ pridelil projekt, čo chce z podujatia? Kedy bude podujatie? Kde? Aký je rozpočet?

Zostavte čo najviac informácií. Bude to kostra, na ktorej budete stavať plán projektu.

Zostavte tím

Aké ďalšie zdroje potrebujete na to, aby bol tento projekt úspešný? Existujú ľudia v iných oddeleniach, ktorí vám môžu pomôcť urobiť túto udalosť úspešnou? Čo musíte urobiť, aby ste tam pomohli? Môžete sa opýtať alebo potrebujete získať oficiálne schválenie od svojho šéfa? Koľko času od nich potrebujete? Aké špecifické zručnosti potrebujete, aby ste ich mohli poskytnúť? Môže niekto iný poskytnúť túto zručnosť, ak osoba, ktorú chcete, nie je k dispozícii?

Keďže toto je celofiremné stretnutie, ako môže HR pomôcť? Potrebujete pomoc od oddelenia služieb? Čo marketingové oddelenie? Potrebujete pomoc v tejto oblasti?

Plán programu

Akonáhle sa dozviete, ako dlho bude stretnutie trvať, začnete vyplňovať časové bloky. Potrebujete úvodného rečníka? Kto to bude? Chystáte sa zúčastniť spolu, alebo ich rozdelíte na menšie skupiny pre časť programu? Koľko ďalších reproduktorov budete potrebovať? Kto zaradí menšie sedenia, ak vyrazíte?

Bude podujatie trvať dlhšie ako jeden deň? Ako zavriete prvý deň? Ako sa znovu otvoríte na druhý deň?

Ako sa zabalíte na konci? Potrebujete záverečný prejav? Ako zvládnete logistiku ľudí, ktorí odchádzajú z hotela, ak si ho rezervujete?

Nájsť priestor

Zistite, koľko ľudí prichádza. Potom určte, aký veľký priestor potrebujete. Kde sa bude podujatie konať? Je v kancelárii miesto alebo potrebujete väčší priestor? Chce generálny riaditeľ, aby sa stretnutie konalo mimo pracoviska, aby sa ľudia mohli sústrediť, alebo chce, aby to bolo v kancelárii, aby sa minimalizovali náklady?

Ktoré vlastnosti vo vašej oblasti môžu poskytnúť priestor, ktorý potrebujete? Je hotel v blízkosti letiska dobrou voľbou, aby sa minimalizoval čas strávený cestovaním z mesta alebo by ste mali nájsť niečo z mesta, ktoré bude pokojnejšie?

Čo si rôzne miesta účtujú za svoje zariadenia? Čo zahŕňajú a čo budete musieť kúpiť a priniesli? Budú vám pridelené osoby, s ktorými budete pracovať? Aká je ich politika týkajúca sa materiálu a ľudí zvonku?

Vytiahnite ho

Po získaní odpovedí na aspoň väčšinu týchto otázok môžete začať zostavovať projektový plán. Pamätajte, že tu uvádzame zoznam projektových úloh, iba štruktúru rozdelenia práce (WBS). Nezahŕňa žiadnu zo závislostí medzi úlohami alebo časovými osami. Tie by sa pridali neskôr.

Vzorový plán stretnutia spoločnosti

Ako naplánovať projekt Pomocou základných nástrojov projektového riadenia sme diskutovali o myslení za projektovým plánovaním a využívaním zručností projektového manažmentu počas procesu plánovania. Nižšie je uvedené, ako by štruktúra štruktúry plánovania práce v projektovom pláne (WBS) mohla hľadať projekt na naplánovanie stretnutia spoločnosti:

1. Predbežne naplánujte projekt

1. Určite rozpočet
2. Diskutujte s generálnym riaditeľom pre stanovenie cieľov projektu
3. Pre tipy sa obráťte na predchádzajúceho projektového manažéra (PM)
4. Určite zoznam zainteresovaných strán
5. Kontaktovanie zainteresovaných strán.
6. Uveďte preferovaný dátum podujatia
7. Určte, koľko reproduktorov / prezentátorov je potrebných
8. Zistite, koľko podporných pracovníkov je potrebných
9. Zistite, koľko zamestnancov sa zúčastní
10. Zoznam možných umiestnení udalosti

2. Vybudujte projektový tím

1. Získajte rep z marketingu
2. Získajte rep od HR
3. Pozrite sa, či nákup priradí niekomu pomoc
4. Opýtajte sa Susan, aby zvládla všetky detaily reproduktorov
5. Získajte odpoveď zo zariadenia
6. Rozvrh stretnutia projektového tímu

3. Vypracovať program

3a Plán prvého dňa

1. Nastavte čas začiatku
2. Nastavte si čas, dohodnite si miesto a personál pre registráciu
3. Nastavte dĺžku ranného sedenia
4. Nastavte dĺžku prejavov
5. Vypočítajte počet reproduktorov potrebných na ranné sedenie
6. Prijímajte reproduktory
7. Plánovanie prestávky v dopoludňajších hodinách (čas a dĺžka)
8. Zabezpečiť občerstvenie konferenčnej miestnosti počas prestávky (voda, odpadky atď.)
9. Plánovaná prestávka na obed (čas, dĺžka, miesto, menu, kto platí)
10. Plánujte popoludňajšie stretnutie (dĺžka, počet rečníkov)
11. Prijať popoludňajších reproduktorov
12. Uzavretie plánu v prvý deň (čas, kto, dĺžka)

3b Plán druhý deň

1. Nastavte čas začiatku
2. Nastavte dĺžku ranného sedenia
3. Vypočítajte počet reproduktorov potrebných na ranné sedenie
4. Prijímajte reproduktory
5. Plánovanie prestávky v dopoludňajších hodinách (čas a dĺžka)
6. Zabezpečiť občerstvenie konferenčnej miestnosti počas prestávky (voda, odpadky atď.)
7. Plánovaná prestávka na obed (čas, dĺžka, miesto, menu, kto platí)
8. Plánujte popoludňajšie stretnutie (dĺžka, počet rečníkov)
9. Prijať popoludňajších reproduktorov
10. Plán ukončenia reči (čas, kto, dĺžka)
11. Hotel si môžete dohodnúť na odchode

4. Naplánujte priestor

1. Určte počet účastníkov
2. Usporiadanie plánovania sedadiel (riadky vs. tabuľky)
3. Vypočítajte potrebný priestor
4. Preskúmajte miesta, ktoré sú k dispozícii s týmto množstvom priestoru (náklady, umiestnenie, zahrnuté služby)
5. Počet reproduktorov každý deň a celkový počet
6. Určite počet a typ potrebného podporného personálu
7. Zistite, koľko účastníkov / rečníkov / zamestnancov bude potrebovať miestnosti
8. Rokujte o nákladoch a dátumoch s dostupnými miestami
9. Podpísať zmluvu s vybraným miestom

5. Propagujte udalosť

1. Dokončite všetky podrobnosti o mieste udalosti
2. Uistite sa, že účastníci sú upozornení
3. Informujte všetkých hovorcov o téme a čase prezentácie / dni
4. Informujte všetkých podporných pracovníkov o úlohách a zmenách
5. Získať RSVP od účastníkov
6. Podľa potreby informujte náhradných účastníkov

6. Sledujte

1. Získajte návrhy reči zo všetkých reproduktorov
2. Preskúmajte záverečné prejavy
3. Získajte menovky pre všetkých účastníkov, rečníkov, zamestnancov
4. Nákup všetkých materiálov a darov pre účastníkov
5. Znova potvrďte umiestnenie udalosti

7. Kontrola a rýchlosť

1. Posielajte prieskum spokojnosti všetkým účastníkom
2. Posielajte prieskumný prieskum všetkým rečníkom
3. Ďakujeme všetkým rečníkom a zamestnancom
4. Držte blízke stretnutie s projektovým tímom

Ďalšie plánovanie

Štruktúra členenia pracovného plánu projektu (WBS) ukazuje vzorku pre plánovanie firemného stretnutia. Je to len prehľad. Projektový tím by stále musel pracovať na týchto položkách a rozšíriť ich o mnohé z nich. Okrem toho by museli pracovať na čase potrebnom pre každú úlohu, relatívnej dôležitosti úloh a vzájomných vzťahoch / závislostiach medzi úlohami.