Pravidlá pre fakturáciu alebo zúčtovateľné hodiny

Sledovanie a účtovanie času klientom je dôležitou a nevyhnutnou súčasťou práce v advokátskej kancelárii. Partneri, spolupracovníci, asistenti, pracovníci na podporu súdnych sporov a iní časomerači účtujú svoj čas v šiestich, desiatich alebo pätnásťminútových prírastkoch v závislosti od firemnej politiky a smerníc klienta. V prípade neuskutočnenia fakturácie nemôže firma fakturovať klientovi a firma nedostane zaplatené. Časomiera je teda dôležitá funkcia pre úspech právnickej firmy.

Ako sa zvyšujú poplatky za právne služby, klienti sa stali nákladovo uvedomelejšími a technicky zdatnejšími. V dôsledku toho klienti skúmajú zákonné účty bližšie a využívajú rôzne databázové aplikácie na elektronické triedenie a analýzu fakturačných údajov. Rastúci trend smerom k elektronickému fakturovaniu (elektronické faktúry) vystavil právne faktúry zvýšenej kontrole, rokovaniam a sporom.

Či už ste novým časom fakturácie alebo veteránom, nižšie uvedené tipy vám pomôžu vytvoriť rýchle, presné a presné časové údaje.

Craft podrobné fakturačné popisy

Podrobné opisy úloh sú základnou súčasťou dobre vypracovanej faktúry. Je dôležité, aby popis vášho úsilia obsahoval dostatočné podrobnosti, aby umožnil hodnotiteľovi posúdiť povahu a zásluhy úlohy.

Nápadná správna rovnováha medzi stručnosťou a detailmi môže byť zložitá. Popis úlohy, ktorý je príliš dlhý a wordy, zvyšuje nejednoznačnosť a oslabuje porozumenie. Príliš krátky opis sťažuje posúdenie vhodnosti vykonanej úlohy a vynaloženého času. Napríklad perfunctory fráz, ako je "preskúmanie súboru," "skúšobná prep" a "preskúmanie dokumentu" urobiť málo povedať príbeh o tom, čo ste urobili a prečo ste sa zapojili do konkrétnej úlohy. Namiesto „revízie dokumentu“ je lepším popisom „Prehľad druhej sady dotazníkov žalobcu“.

Vyvarujte sa blokovania faktúr

Fakturácia blokov je prax zaradenia skupiny úloh do súhrnu blokov pod jednorazovým vstupom. Napríklad: „Návrh dopytových žiadostí; telefonická konferencia s Dr. Brownom: expertná správa; zhrnúť depozíciu pána Smitha; preskúmať a revidovať korešpondenciu s protichodným právnym poradcom. 7,3 hodín. “

Klienti rozpoznajú fakturáciu blokov ako stratégiu zamaskovania neefektívnosti. Mnohé súdy navyše neumožňujú fakturáciu blokov, pretože bránia efektívnemu preplácaniu poplatkov právnikom na základe rozsudku. Efektívnejším spôsobom fakturácie je oddelene rozčleniť každú samostatnú činnosť a jej príslušný čas.

Zaznamenajte čas okamžite

Nahrávanie vášho času ihneď po dokončení úlohy je najlepší spôsob, ako zabezpečiť presnosť. Pokus o rekonštrukciu aktivít po dni (alebo týždni alebo mesiacoch) po dni je zložitý a povzbudzuje čas „vypchávky“ (nafúknutie skutočného času stráveného na úlohe na vyplnenie medzier nezapočítaného času).

Možno zistíte, že je nepraktické zadať každú úlohu do časomierového softvéru v momente, keď ju dokončíte. Preto je rozumné vyvinúť systém na zaznamenávanie času, ktorý by podporil rýchle sledovanie času. Niektorí časomerači diktujú každú úlohu hneď po jej vykonaní a na konci dňa ju prepíšu. Iní nájdu ľahší zápisník, zaznamenávajú každú úlohu ručne a potom ju zadávajú (alebo majú sekretárku) na konci dňa, týždňa alebo fakturačného obdobia.

Zapamätajte si svoje publikum

Podobne ako akýkoľvek dokument, ktorý pripravujete na kontrolu iného používateľa, je dôležité, aby ste pri nahrávaní záznamov o čase mali na pamäti svoje publikum. Môžete poznať jednotlivca, ktorý kontroluje vaše účty - možno interný poradca priradený k súboru. Pochopte však, že revízia nemusí skončiť. V mnohých prípadoch faktúru spracúva viacero osôb na rôznych úrovniach v rámci spoločnosti a mimo nej, vrátane právnikov, účtovníkov u korporácie klienta a audítorov tretích strán. Pri nahrávaní vášho času je najlepšie vyhnúť sa skratkám, slangu a zložitému žargónu.

Použite stručnú právnu terminológiu, ale majte na pamäti, že vaše pracovné výkazy môžu byť preskúmané jednotlivcami, ktorí nie sú vyškolení v zákone.

Oboznámte sa s politikou účtovania klientov

Každý klient má svoje vlastné zásady fakturácie a postupy.Tieto zásady sú často obsiahnuté v retenčnom alebo záväznom liste klienta. Tieto zásady fakturácie môžu obsahovať obmedzenia týkajúce sa zamestnancov, rozpočtové pravidlá, politiky vyplácania a osobitné pokyny pre meranie času. Tým, že ste si hneď na začiatku uvedomili základné pravidlá, môžete zodpovednejšie zodpovedať za svoj čas a splniť očakávania klientov.

Firemní klienti vo zvýšenej miere využívajú fakturáciu založenú na úlohách. Fakturácia založená na úlohách sleduje fakturáciu firmy podľa súdnej úlohy. Každej vecnej aktivite je priradený počítačový kód, ktorý si klient vopred zvolí. Kódovaná faktúra je potom elektronicky triedená a analyzovaná, čo umožňuje hĺbkovú analýzu faktúry. Súčasťou oboznámenia sa so zásadami fakturácie klienta je učenie a správne uplatňovanie nespočetných špecializovaných fakturačných kódov založených na úlohách, ktoré sú pre každého klienta jedinečné.