Ako zistiť, kedy potrebujete politiku spoločnosti

Politiky a postupy spoločnosti zabezpečujú bezpečné, organizované, priateľské, splnomocňujúce a nediskriminačné pracovisko. Politiky chránia zamestnancov pred voľným prostredím zvýhodňovania a nespravodlivého zaobchádzania. Ak sa však pokúsite vytvoriť politiku pre každú podmienku, nebudete mať k dispozícii riadiacu šírku potrebnú na riešenie individuálnych potrieb zamestnancov. Príliš veľa politík tiež zvyšuje pravdepodobnosť, že ich manažéri budú uplatňovať nerovnomerne a nespravodlivo.

Môžete dosiahnuť zdravú rovnováhu. Ak vo väčšine prípadov oslovíte zamestnancov priamo, ktorí sa správajú spôsobom, ktorý je nevhodný pre vaše pracovisko, nemusíte rozvíjať novú politiku spoločnosti.

Zásady politiky

Zvážte vytvorenie politiky v týchto situáciách:

• Ak akcie zamestnancov naznačujú zmätok o najvhodnejšom spôsobe správania sa (kódy oblečenia, e-mail, pravidlá internetu alebo používanie smartfónov)
• Ak zamestnanci potrebujú návod na riešenie bežných situácií (štandardy správania, cestovné výdavky alebo nákup tovaru spoločnosti)
• Na právnu ochranu spoločnosti (dôsledné vyšetrovanie obvinení z obťažovania, nediskriminačného prenájmu alebo propagácie)
• Zostať v súlade s vládnymi politikami a zákonmi (FMLA, ADA, EEOC alebo minimálna mzda)
• Stanoviť konzistentné pracovné normy, pravidlá a predpisy (progresívna disciplína, bezpečnostné pravidlá, pravidlá pre porušenie alebo pravidlá fajčenia)

• Poskytovať dôsledné a spravodlivé zaobchádzanie so zamestnancami (nárok na dávky, platené voľno, školné, čas na úmrtie alebo povinnosť poroty)

Môžu existovať aj iné dôvody na vypracovanie politiky. Pamätajte však, že nenechajte jedného zamestnanca zlé správanie vynútiť implementáciu politiky, ktorá ovplyvní ostatných zamestnancov.

Vypracovať ciele politiky

Akonáhle ste zistili, že politika je nevyhnutná, napíšte svoje ciele na vytvorenie politiky. Ak je to možné, povedzte zamestnancom, prečo implementujete politiku. Zahrňte do politiky dostatok podrobností, aby sa pozícia spoločnosti stala jasnou, ale nepokúšajte sa pokryť všetky potenciálne situácie.

Politiku udržujte tak krátku a jednoduchú, ak je to možné, ale niektoré politiky týkajúce sa právnych oblastí - ako je prístup spoločnosti k zákonu o rodinnej lekárskej starostlivosti a dovolenke, diskriminácia alebo vyšetrovanie sťažností alebo progresívny systém disciplíny - môžu byť zdĺhavé a komplexné.

Získať informácie

Pozrite si vzorové pravidlá. Možno budete mať problém nájsť príklad, ktorý by presne zodpovedal okolnostiam vašej spoločnosti, jazyku a kultúre, ale môžete použiť vzorové politiky ako základ, namiesto toho, aby ste svoju politiku písali od začiatku.

Môžete si tiež objednať službu, ktorá poskytuje vzorky zásad. Spoločnosť pre riadenie ľudských zdrojov (SHRM) tiež poskytuje vzorky politík pre členov.

V niektorých prípadoch možno budete chcieť hovoriť so svojimi advokátmi v oblasti pracovného práva, aby ste videli, čo majú k dispozícii. Najmä keď nový zákon prechádza alebo ministerstvo práce vydáva nové pravidlá, advokátske kancelárie napíšu všeobecné pravidlá pre svojich klientov, ktoré si môžete prispôsobiť vašim potrebám.

Vypracujte, napíšte a preskúmajte pravidlá

Napíšte politiku pomocou jednoduchých slov a pojmov. Hovorte priamo so zamestnancami, ktorí budú čítať, presadzovať a žiť podľa politiky.

Po každom odseku sa spýtajte sami seba, či-li otázky, aby ste sa uistili, že politika pokrýva základy a bežné výnimky a otázky. Neznepokojujte sa nad tým však; žiadna politika nebude pokrývať všetky možné udalosti.

Vyberte pilotnú skupinu viacerých zamestnancov, aby ste si prečítali túto politiku a položili otázky, aby ste zistili, či budú zamestnanci schopní porozumieť a sledovať ju. Politiku prepíšte na základe spätnej väzby.

Získať podporu manažmentu a právnu kontrolu

Preskúmať politiku s manažérmi, ktorí budú musieť dodržiavať politiku, aby získali podporu a vlastníctvo politiky. Hoci ste pravdepodobne začali tento proces, keď ste identifikovali potrebu politiky, podpora manažmentu pri implementácii politiky je kľúčová.

Ak má táto politika právne dôsledky, je sporná svojou povahou alebo má osobné dôsledky pre zamestnancov (ako napríklad bezpečnostné postupy), nechajte svojho právneho zástupcu prehodnotiť túto politiku predtým, ako ju distribuujete. Uistite sa, že ste oznámili svojmu právnemu zástupcovi, že chcete, aby sa táto politika posudzovala z hľadiska právnych dôsledkov a primeraného znenia, ale nechcete ju prepísať v právnom jazyku.

Implementovať politiku

Distribuovať a prehodnocovať novú politiku zamestnancom v malých skupinách, jednotlivo alebo na firemnom stretnutí, v závislosti od toho, či je politika kontroverzná a ako ľahko je to pochopiteľné. Dajte zamestnancom možnosť klásť otázky.

Poskytnite zamestnancom kópiu tejto politiky a požiadajte ich, aby sa odhlásili, že ju prijali a porozumeli jej. Mali by si ponechať kópiu pre svoje vlastné súbory.

Vyhlásenie o vzorovej politike prihlásenia

Toto je ukážka príkazu signoff na použitie:

Potvrdzujem prijatie a pochopenie zásad Vaša spoločnosť. Politika je účinná Dátum až do ďalšieho oznámenia.

_______________________________________________________

Podpis zamestnanca

_______________________________________________________

Meno zamestnanca (prosím vytlačte)

________________________________

dátum

Rozhodnite sa, ako budete komunikovať politiku v budúcnosti

Zahrňte politiku do príručky pre zamestnancov. Môžete tiež chcieť, aby sa táto politika stala súčasťou novej orientácie na nového zamestnanca. Niektoré spoločnosti umiestňujú zásady do svojho intranetu alebo do priečinka politiky na spoločnej jednotke počítačovej siete. Určite, či chcete politiku distribuovať aj ďalšími metódami.

Dáta a archivovať predchádzajúce politiky, ktoré táto politika nahrádza. Možno ich budete potrebovať na právne účely alebo na referenčné účely.

Interpretovať a integrovať politiku

Skutočný význam tejto politiky bude určovať vaša politická aplikácia a pracovné postupy. Nezabudnite byť dôslední a spravodliví, ako budete interpretovať politiku v čase. Ak zistíte, že sa vaše postupy líšia od písomných zásad, skontrolujte a prepíšte politiku podľa potreby.

disclaimer: Upozorňujeme, že poskytnuté informácie sú síce autoritatívne, ale nie sú zaručené za správnosť a zákonnosť. Stránka je čítaná celosvetovým publikom a zákony a nariadenia týkajúce sa zamestnania sa v jednotlivých krajinách líšia. Prosíme o právnu pomoc alebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že váš právny výklad a rozhodnutia sú správne pre vašu lokalitu. Tieto informácie slúžia na usmernenie, nápady a pomoc.