Vyšetrovanie je druhým krokom v riadení zmien

Vy alebo poddruh vašich zamestnancov ste dokončili opatrenia odporúčané v prvom kroku pri riadení zmeny, začatia a určili všeobecné smerovanie požadovaných zmien a prvé kroky pri ich realizácii.

Počas druhého kroku pri riadení zmien, vyšetrovaní, zamestnanci skúmajú požadované zmeny, dôsledky zmien a potrebné kroky na riadenie zmien vo vašej organizácii.

V štádiu vyšetrovania sprostredkovatelia zmeny (alebo skupina zamestnancov, ktorí vedú úsilie o zmenu) zhromažďujú informácie o probléme a možných zlepšeniach alebo riešeniach. Po realizácii zmien objasňujú svoju víziu do budúcnosti. Po ukončení vyšetrovania by účastníci zmeny mali poznať odpovede na nasledujúce otázky:

• Rozsah a vplyv medzier výkonnosti alebo problémov v porovnaní s požadovaným výkonom.
• Či organizácia pravdepodobne dosiahne požadovaný výkon ako výsledok možností zmeny.
• Informácie o alternatívach na uzavretie medzery, vrátane úprav súčasných systémov a nových technológií, procesov a systémov.
• Či identifikované riešenia tento problém vyriešia alebo ho vylepšia.
• Ak sú potrebné externé zdroje na pomoc pri plánovaní a implementácii identifikovaných zmien.

Počas fázy vyšetrovania by sa do týchto činností mali zapojiť zamestnanci, ktorí vedú a podporujú navrhované zmeny.

• Účasť na konferenciách, veľtrhoch, seminároch a triedach, aby ste preskúmali konkrétne možnosti a alternatívy do hĺbky.
• Zúčastnite sa skupín používateľov alebo navštívte iné organizácie, ktoré už implementovali všetky alebo časť vášho plánovaného riešenia alebo zlepšenia.
• Pozvite dodávateľov, aby do hĺbky prediskutovali svoje potenciálne riešenia a produkty.
• Pokračujte v čítaní o konkrétnej technológii alebo systémových riešeniach.
• Zhodnoťte vplyv prípadných zmien vo vašej organizácii.
• Vyberte si hodnotiaci tím, ktorý identifikuje špecifické požiadavky alebo kritériá na zmenu, zlepšenie alebo riešenia.

Ďalšie kroky počas vyšetrovania

Niekoľko ďalších opatrení zo strany zamestnancov, ktorí chcú vykonať zmenu, by sa malo uskutočniť vo fáze vyšetrovania riadenia zmeny. Zamestnanci potrebujú na posúdenie pripravenosti organizácie na zmenu. Musia tiež identifikovať a zvážiť sily, ktoré im pomôžu riadiť zmeny a sily, ktoré bránia tímu v uskutočňovaní zmien.

Organizačná pripravenosť na zmenu

Počas fázy vyšetrovania musia zmeny agentov alebo zamestnancov, ktorí podporujú a vedú zmenu, urobiť rozhodnutie o tom, ako je vaša organizácia pripravená na zmenu. Organizačná pripravenosť na zmenu sa určuje neformálne prostredníctvom rozhovorov, pozorovaním správania, chodením na kultúre a hodnotením miery, do akej sú zamestnanci frustrovaní súčasným systémom alebo spôsobom, ako veci robiť.

Nástroje sú tiež k dispozícii na nákup, aby sa ďalej posúdila pripravenosť vašej organizácie na zmenu alebo pružnosť, ako niektorí výskumníci definujú túto charakteristiku.

Využitie analýzy silového poľa

Kurt Lewin navrhol, že organizačné správanie je výsledkom prepracovaného súboru síl pôsobiacich na organizáciu. Niektoré z týchto síl sú vnútorné; iné sú externé. Niektoré sily poháňajú požadovanú zmenu a niektoré sily pôsobia proti zmene.

Aby nastala zmena v organizácii, musí existovať nerovnováha medzi hnacími silami a obmedzujúcimi silami. Toto sa volá rozmrazovanie organizácia. Vyskytuje sa tromi spôsobmi:

• Zvýšte hnacie sily.
• Znížte obmedzujúce sily.
• Znížte zadržiavacie sily a zvýšite hnacie sily.

Táto prvá fáza zmeny je často najťažšia. Je ťažké odnaučiť staré a pohodlné spôsoby, ako robiť veci. Po rozmrazení je však možná zmena.

Analýza hnacích síl a snaha o minimalizáciu obmedzujúcich síl si vyžaduje veľa rozhovorov na všetkých úrovniach organizácie. Často, keď sa vedúci predstavitelia pokúšajú o zmenu, zistia, že ich najväčšou obmedzujúcou silou sú členovia ich stredného riadiaceho tímu.

Preto musíte vynaložiť značné úsilie vo fáze vyšetrovania riadenia zmien, aby sme pomohli všetkým úrovniam organizácie vidieť, čo je v ňom, aby mohli podporovať a napredovať s požadovanými zmenami. Týmto spôsobom minimalizujete odpor, ktorý môže ohroziť akékoľvek úsilie o vykonanie zmien.

Pozrite si etapy v riadení zmien.

Ďalšie informácie týkajúce sa správy zmien

• Komunikácia v riadení zmien
• Lekcia o riadení zmien o zapojení zamestnancov
• Vybudovať podporu pre efektívne riadenie zmien
• Tipy na zmenu riadenia
• Múdrosť riadenia zmien