Prečo je komunikácia dôležitá v riadení zmien

Nemôžete komunikovať, keď žiadate od organizácie, aby sa zmenila. Každá úspešná manažérka, ktorá viedla úspešné úsilie o zmenu riadenia, vyjadruje potrebu nadmernej komunikácie počas zmeny a robí toto vyhlásenie spätne.

Neexistuje žiadna organizácia, v ktorej sú zamestnanci s komunikáciou úplne spokojní. Komunikácia je jednou z najťažších otázok v organizáciách. Je to oblasť, na ktorú sa zamestnanci najčastejšie sťažujú počas organizačných zmien a každodenných činností. Dôvod?

Efektívna komunikácia vyžaduje štyri komponenty, ktoré sú perfektne prepojené na vytvorenie spoločného významu, obľúbenej definície komunikácie.

• Jednotlivec odosielajúci správu musí jasne a podrobne prezentovať správu a vyžarovať integritu a autenticitu.
• Osoba prijímajúca správu sa musí rozhodnúť počúvať, klásť otázky na objasnenie a dôverovať odosielateľovi správy.
• Zvolený spôsob dodania musí vyhovovať okolnostiam a potrebám odosielateľa aj príjemcu.
• Obsah správy musí rezonovať a na určitej úrovni sa pripojiť k už existujúcim presvedčeniam prijímateľa. Musí obsahovať informácie, ktoré chce zamestnanec vypočuť. Musí odpovedať na najzávažnejšie a najstaršie otázky zamestnanca.

To všetko sa deje v komunikácii, je to zázrak, že organizácie to robia dobre. Odborníci na riadenie zmien našťastie poskytli širokú škálu návrhov, ako dobre komunikovať počas všetkých organizačných zmien.

Odporúčania o komunikácii pre efektívne riadenie zmien

Vypracovať písomný komunikačný plán, ktorý zabezpečí, že sa v rámci procesu riadenia zmien vyskytnú všetky tieto skutočnosti.

• Komunikujte dôsledne, často a prostredníctvom viacerých kanálov, vrátane rozprávania, písania, videa, školení, fokusových skupín, vývesiek, intranetov a ďalších informácií o tejto zmene.
• Komunikujte všetko, čo je známe o zmenách, tak rýchlo, ako sú informácie k dispozícii. Uistite sa, že vaša zaujatosť smeruje k okamžitej komunikácii, takže niektoré detaily sa môžu neskôr zmeniť. Povedzte ľuďom, že vašou druhou voľbou je držať všetku komunikáciu, až kým nebudete pozitívni o rozhodnutiach, cieľoch a pokroku, ktorý je katastrofálny pri efektívnom riadení zmien.

• Poskytnite značné množstvo času ľuďom, aby sa pýtali, žiadali o objasnenie a poskytli informácie. Ak ste niekedy boli súčasťou scenára, v ktorom vedúci predstavil zmeny vo veľkej skupine prostredníctvom režijných fólií a potom utiekol, viete, čo je to zlá správa pre zmenu integrácie. Ľudia sa musia do zmeny zapojiť. Zapojenie vytvára záväzok - počas procesu zmeny nie je nič také významné.
• Jasne informujte o vízii, poslaní a cieľoch úsilia o riadenie zmien. Pomôžte ľuďom pochopiť, ako ich tieto zmeny ovplyvnia osobne. Ak s týmto procesom nepomôžete, ľudia si vytvoria vlastné príbehy, zvyčajne negatívne ako pravda.

• Uvedomte si, že skutočná komunikácia je konverzácia. Je to obojsmerné a musí viesť k skutočnej diskusii. Nemôže to byť len prezentácia.
• Vedúci zmeny alebo sponzori musia tráviť čas rozhovorom na jednej strane alebo v malých skupinách s ľuďmi, od ktorých sa očakáva, že urobia zmeny.
• Komunikujte o dôvodoch zmien takým spôsobom, aby ľudia chápali kontext, účel a potrebu. Praktizujúci to nazvali „budovanie nezabudnuteľného, ​​koncepčného rámca“ a „vytvorenie teoretického rámca na podporu tejto zmeny“.

• Poskytnite odpovede na otázky iba vtedy, ak poznáte odpoveď. Lídri zničia svoju dôveryhodnosť, keď poskytnú nesprávne informácie alebo sa zdajú, že pri odpovedi narazia alebo sa vrátia. Je oveľa lepšie povedať, že neviete a že sa to pokúsite zistiť.
• Lídri musia počúvať. Vyvarujte sa defenzívnosti, ospravedlnenia a odpovedí, ktoré sú dané príliš rýchlo. Konaj pozorne.
• Urobiť lídrov a zmeniť sponzorov k dispozícii, ak je to možné, aby sa miešali s ostatnými na pracovisku.
• Udržujte interaktívne workshopy a fóra, na ktorých si všetci zamestnanci môžu prezrieť zmeny a zároveň sa učiť viac. Použite školenie ako formu interaktívnej komunikácie a ako príležitosť pre ľudí, aby bezpečne preskúmali nové správanie a myšlienky o riadení zmien a zmien. Na tej istej schôdzi sa musia zúčastniť všetky úrovne organizácie.

• Komunikácia by mala byť proaktívna. Ak je mýtus už v akcii, organizácia čakala príliš dlho na komunikáciu.
• Poskytnúť ľuďom príležitosti na vzájomné prepojenie, a to tak formálne, ako aj neformálne, aby sa podelili o nápady na zmenu a riadenie zmien.
• Verejne preskúmajte merania, ktoré sú zavedené, aby sa zaznamenal pokrok v riadení zmien a v úsilí o zmenu.
• Propagujte odmeny a uznanie pozitívnych prístupov a úspechov v zmenách a riadení zmien. Verejne oslavujte každé malé víťazstvo.