Ako znížiť náklady na služobné cesty zamestnancov

S určitým súcitom so zamestnávateľmi, ktorí sa snažia kontrolovať cestovné náklady, nie je na žiadnom mieste, kde začať - alebo dokončiť.

Tieto myšlienky sú menej stresujúce a urážlivé pre priemerného zamestnanca, ktorý cestuje za obchodom pre svojho zamestnávateľa. Zamestnanci sú normálni ľudia, ktorí chcú na súkromnej ceste len určité súkromie a vzdialenosť od spolupracovníkov, najmä ak strávili deň so spolupracovníkmi. Zamestnávatelia nemusia žiadať zamestnancov, aby zdieľali miestnosti.

Ďalšie spôsoby, ako ušetriť na nákladoch na služobné cesty zamestnancov

• Požiadajte zamestnancov, aby cestovali v ten istý deň, kedykoľvek je to možné.
• Vypracovať a zaviesť pevnú cestovnú politiku, ktorá poskytuje konkrétne podrobnosti o platbách na diéty v rôznych destináciách, uprednostňovaných hotelových reťazcoch, v ktorých zamestnávateľ mohol stanoviť diskontnú sadzbu, úhradu výdavkov a limity, ktoré si vyžadujú prekročenie manažérovho podpisu vopred.
• Držať zamestnancov podľa zákona uvedeného v cestovnej politike bez predchádzajúceho súhlasu výnimiek. Nenahrádzajte výdavky, ktoré neboli povolené politikou alebo výnimkou.

• Opätovné prerokovanie alebo dohodnutie firemných sadzieb s hotelovými reťazcami spoločnými pre vaše destinácie. Pozrite sa na hotely, ktoré ponúkajú vybavenie, ako sú bezplatné raňajky, bezplatná koktailová hodina, popoludňajšie občerstvenie a predjedlá a chladničky a kávovary na izbách. Požiadajte zamestnancov, aby tieto hotely a vybavenie využívali, keď sú k dispozícii.
• Pri rezervácii použite lacnejší hotelový reťazec. Väčšina zamestnancov by rozdala hviezdu pre súkromnú izbu. Neočakávajte nižšie štandardy v takých oblastiach, ako je čistota a iné pohodlie zamestnancov z hotelov, ktoré majú menej hviezd. Pravidelne zisťujte, ako cestujúci zamestnanci plnia svoje potreby.

• Použite konzistentnú službu rezervácie cestovných služieb, ako je napríklad služba American Express Global Business Travel, ktorá vám pomôže kontrolovať náklady. Pomôžu vám naplánovať, prijať politiky, ušetriť náklady a obmedziť výdavky zamestnancov. Dokonca aj miestne cestovné služby vám môžu pomôcť ušetriť na služobnej ceste, ale výhodou spoločnosti American Express je ich dosah na národnej a medzinárodnej úrovni a ich online služby.
• Urobte dohody s jednou leteckou spoločnosťou, aby využili svoje služby vždy, keď je to možné, aby ste získali zľavu na každý let. Vyžadovať, aby zamestnanci používali službu rezervácie leteckej spoločnosti, napríklad spoločnosť Southwest Airlines Corporate Travel. Zamestnávatelia môžu ušetriť aj pri rezervácii lietadiel v dostatočnom predstihu.

• Povoliť zamestnancom, ktorí prijímajú rozhodnutia o cestovaní na poslednú chvíľu. V jednom prípade, v klientskej spoločnosti, letenke, ktorá by stála 300 dolárov, ak by si rezervovala niekoľko týždňov vopred za cenu viac ako $ 1200, keď zamestnanec urobil rezerváciu dva dni pred podujatím. To by sa malo stať len v prípade núdze, pretože väčšina leteniek je prevoditeľná aj v prípade, že nie sú vratné.
• Znížte cestovné náklady v iných oblastiach, ako sú jedlo a alkohol za diéty a doprava. Zmeňte diéty podľa miesta. New York City je drahé napríklad v porovnaní s Las Vegas. Menšie, mimo rezortné oblasti sú ešte cenovo dostupnejšie. Vaša cestovná politika by mala odrážať náklady, ktoré vaši zamestnanci zažijú pri cestovaní do rôznych štátov a miest.

• Experimentujte s virtuálnymi stretnutiami, službami, ako je napríklad služba Skype for Business a videa. Kým spočiatku nepohodlné, osobné stretnutia sú nadobudnuté zručnosti. Zamestnanci sa stávajú pohodlnejšími, keď využívajú tieto služby v čase. Webináre fungujú dobre pre rôzne druhy školení, najmä seminárov, ktoré umožňujú účasť viacerých zamestnancov.
• Požiadajte svojich zamestnancov, aby používali lacnejšie služby verejnej dopravy a kyvadlovej dopravy, ak sú k dispozícii, a nie taxíky, najmä keď zamestnanci cestujú medzi letiskami a hotelmi. Väčšina veľkých konferencií ponúka bezplatnú kyvadlovú dopravu medzi hotelom a konferenčným centrom. Menej používania taxíka alebo požiadavka, aby sa zamestnanci zhromaždili na zaplatenie skupinového taxíka, môže ušetriť veľa peňazí.

Požiadať dospelých zamestnancov o včasné rezervácie, rozpočtové výdavky na ich služobné cesty a preskúmať iné možnosti, ako je cestovanie na stretnutia a školenia, je správny prístup k zefektívneniu nákladov na služobné cesty. Sú ohľaduplní k zamestnancom.

Z toho majú prospech zamestnávatelia, pretože zamestnanci sa cítia rešpektovaní a starajú sa o ne, čo vytvára pozitívnu morálku. Udržiavajú pozitívny vzťahový cyklus správnym smerom.

A čo lacné rodinné výlety?