Ako znížiť riziko krádeže zamestnancov

Stratégie v oblasti bezpečnosti a dohľadu sa v posledných rokoch výrazne zlepšili v dôsledku technologického pokroku. Viacúčelové sledovacie zariadenia a menej nápadné aplikácie na sledovanie trendov sú účinnejšie pri identifikácii možných medzier v systéme zabezpečenia. Tieto medzery poskytujú zlodejom alebo zradcom možnosť získať neoprávnený prístup k pokladniciam a zásobám spoločností.

Krádež zamestnancov je na vzostupe

Podľa údajov Americkej obchodnej komory priznalo 75% zamestnancov aspoň raz raz kradnutie od zamestnávateľov a 38% priznáva, že kradne zamestnávateľom aspoň dvakrát. FBI označuje krádež zamestnancov ako najrýchlejšie rastúcu kriminalitu v USA, ktorá stojí podniky okolo sedem percent ich očakávaných marží. Problém sa stáva tak hrozný pre niektoré podniky hit s krádežou zamestnancov, že asi 33 percent sú tlačené do konkurzu kvôli stratám z krádeže alebo podvodu.

Zostavy zostavené Štatistickým Brainom naznačujú, že viac ako 28 percent obchodných strát sa pohybovalo od 100 000 USD do 4 000 000 USD a 25 percent strát presiahlo 1 milión USD. Tieto údaje sú znepokojujúce, pretože dokazujú, že obchodné straty spôsobené krádežou zamestnancov nie sú triviálne. Stredná hodnota hotovosti alebo ukradnutého tovaru bola umiestnená na 75 000 USD.

Podľa samotnej štúdie Jacka L. Hayesa, v roku 2014, sa podľa štúdie Jacka L. Hayesa podarilo zachytiť viac ako 1,2 milióna zlodejov a odvrátených zamestnancov. Výraznejšie sa tieto počty vytvorili z 25 veľkých maloobchodníkov, čo naznačuje, že tento problém je rozšírenejší a straty sú výraznejšie, ak boli do mixu zaradení drobní až strední maloobchodníci. Podľa viacerých štúdií straty z krádeže zamestnancov prekonali straty z krádeže.

Metódy krádeže zamestnancov

Odcudzenie zamestnancov môže byť ťažké zistiť, pretože páchateľ je oboznámený so systémom. Okrem toho majú títo zamestnanci prístup k kľúčom kráľovstva kvôli ich postaveniu a reputácii ako spoľahliví hráči tímu. Toto je niekoľko metód, ktoré sa bežne používajú na krádež od spoločnosti.

• Účtovníci a finanční pracovníci môžu presmerovať prijaté šeky na osobné účty. Vzhľadom k tomu, že vedú knihy, môžu zakryť krádež zmenou záznamov.
• S prístupom na firemný bežný účet môžu zamestnanci písať šeky na fiktívne platby, ktoré sú presmerované na osobné účty.
• Krádež hotovosti vyžaduje plánovanie, pretože pokladníci musia vyrovnať svoje pokladne pri zatváraní zmien. Môžu zbierať peniaze tým, že úmyselne podvádzajú zákazníkovi zmenu a zachovávajú rozdiel. Pre podniky, ktoré nie sú skenované, môžu zamestnanci citovať vyššiu cenu za neoznačené tovary a vreckový zostatok.

• Krádež tovaru sa vykonáva prostredníctvom skrytého použitia smetných košov, recyklačného systému alebo osobných tašiek, aby sa vykradli z obchodného tovaru. V retailovom procese prináša proces vrátenia a vrátenia peňazí veľa šancí ukradnúť spoločnosti s pomocou tretej strany alebo bez nej.
• Krádež dodávok sa môže zdať drobná, ale táto suma sa rýchlo zvýši, keď sa zamestnanci stanú viac nehanebnými, keď si vezmú kancelárske potreby na osobné použitie.
• Krádež miezd znamená platbu za nezaslúžený čas a náhradu za neobchodné výdavky.

Pochopenie motivácie za krádežou zamestnancov

Vo väčšine spoločností zamestnanci podliehajú prísnemu procesu skríningu, vrátane previerok na pozadí, histórie zamestnania a kreditných kontrol. Cieľom tohto procesu je vylúčiť nevhodných jednotlivcov zo skupiny žiadateľov. Je možné predpokladať, že zamestnanci, ktorí absolvujú prekážky pred nástupom do zamestnania, sú kvalifikovaní, spoľahliví a dôveryhodní.

V mnohých prípadoch sú páchatelia dlhodobo dôveryhodnými zamestnancami, ktorí prechádzajú z pracovitých, zamestnaneckých typov na zákerných zlodejov, ktorí vytvárajú dôkladné plány na presmerovanie finančných prostriedkov na svoje vlastné účty alebo na pomoc pri inventarizácii. Čo by mohlo tieto osoby motivovať k tomu, aby riskovali svoju kariéru a živobytie, aby zarobili niekoľko tisíc dolárov?

1. Drastické zmeny v živote: Strata milovaného človeka prostredníctvom smrti, rozvodu alebo rozluky je pre každého ničivá. To by mohlo znížiť príjem zamestnancov a zvýšiť výdavky. Tvárou v tvár montážnej účty, zamestnanec využije príležitosť, aby sa malé sumy peňazí. Často sa domnievajú, že môžu zaplatiť späť bez toho, aby sa chytili.
2. Život mimo ich platovej stupnice: Najväčšie straty sú zvyčajne spôsobené spreneverou, ktorá sa snaží žiť nad svoje prostriedky. Snažia sa žiť dobrý život, ale nie sú schopní si sami dovoliť tovar a vybavenie. Ukradnuté prostriedky sa používajú na získanie drahých automobilov, domov a luxusného tovaru. Zamestnanec môže mať drahé dovolenky a zapájať sa do aktivít, ktoré stoja viac, než si môžu dovoliť.

1. príležitosť: Zamestnanci môžu začať odcudziť drobné sumy, pretože táto príležitosť sa prezentuje. Zákazníci môžu zabudnúť na uplatnenie svojej zmeny alebo môžu mať možnosť si knihy upraviť bez toho, aby si to všimli. Využívanie týchto príležitostí sa môže stať návykovým a čoskoro sa vymkne spod kontroly.
2. sklony: Jednotlivci zaoberajúci sa nutkavým správaním, ktoré stoja peniaze, nie sú dobrými kandidátmi na pracovné miesta, ktoré zahŕňajú spracovanie hotovosti alebo účtovníctvo. Vynútenie môže prekonať aj tie najlepšie úmysly a zamestnanci skončia s lichotením obchodných fondov na kŕmenie hazardných hier, drog a iných závislostí.

1. nenásytnosť: Dobrá staromódna chamtivosť poháňa dôveryhodným zamestnancom využívať príležitosti na to, aby si sami prevzali to, čo bolo zverené na obchodné účely. Krádež môže mať formu odklonu finančných prostriedkov alebo privlastnenia si vybavenia a iného tovaru pre vlastnú potrebu.
2. Zlé jablká, ktoré prešli procesom skríningu: Proces skríningu zamestnania by mal vyradiť kandidátov z registra trestov, ale niekedy niekoľko z nich prejde previerkou z dôvodu nedostatočného výskumu v pozadí alebo závad pri spracovaní záznamov. Tieto osoby, umiestnené v pozícii dôvery, môžu spúšťať svoju schému, aby ukradli spoločnosti aj na začiatku.

1. Pomsta: Vnímané svetlá môžu viesť zamestnancov k hľadaniu odplaty krádežou spoločnosti. Jednotlivec, ktorý je odovzdaný na povýšenie alebo postranný presun na preferované miesto, alebo niekto, kto berie negatívne hodnotenie príliš osobne, môže mať pocit, že sa domáhajú toho, čo im bolo odopreté krádežou spoločnosti.

Obranné stratégie na minimalizáciu krádeže zamestnancov

Najlepšia obrana je proaktívny prístup k problému krádeže zamestnancov. Bezpečnostný experti naznačujú, že majitelia podnikov a manažéri by mali predpokladať, že sa to deje, alebo že sa to stane, keď príde príležitosť. To neznamená, že by sa so všetkými zamestnancami zaobchádzalo s podozrením, pretože to je najrýchlejšia cesta k potopeniu morálky. Stratégia si vyžaduje komplexnú revíziu systémov s cieľom identifikovať medzery v administratívnych a prevádzkových postupoch.

• Posilniť proces skríningu pred nástupom do zamestnania s cieľom identifikovať červené vlajky.Pozície, ktoré poskytujú prístup k účtovným a finančným záznamom, by mali podliehať previerkam na vysokej úrovni, ktoré by zahŕňali úverovú históriu a všetky stretnutia so systémom trestného súdnictva. Namiesto nových zamestnancov by sa mali povereným zamestnancom prideliť úlohy týkajúce sa spracovania hotovosti. Dávajte si pozor na nezrovnalosti v životopise alebo nehanebných klamstvách, pretože to môže byť náznak pochybného charakteru.
• Zaviesť systém kontrol a rovnováhy najmä pre zamestnancov v citlivých pozíciách s prístupom k hotovosti a iným finančným účtom. Implementovať systém kamarátov, ktorý zahŕňa aspoň dvoch zamestnancov, ktorí pracujú vždy spoločne. Postupy, ktoré vyzývajú na zrušenie predaja a vydávanie náhrad zákazníkom, by mali vyžadovať schválenie dozorným orgánom alebo manažérom. V účtovníctve a účtovníctve by mali knihy viesť tím zamestnancov namiesto zverenia iba jednej osoby knihám. Za žiadnych okolností nesmie byť jedna osoba poverená kontrolou všetkých finančných záznamov, ktoré by mali podliehať neohláseným auditom od tretej osoby.
• Použite externého účtovníka na preskúmanie kľúčových finančných záznamov. Bankové výpisy, vydané šeky a prijaté šeky a účtovné knihy záväzkov a pohľadávok by mala overiť tretia strana. Uistite sa, že príjemcovia sú overiteľné a podpisy na firemných kontrolách sú legitímne.
• Nainštalujte video monitorovací systém ako odstrašujúci prostriedok. Je menej pravdepodobné, že sa ľudia budú dopúšťať nečestného správania, ak vedia, že sú na kamere. Kamery sú tam, aby odradili riskantné správanie skôr, než sa to stane. Monitorovanie videa v reálnom čase môže byť užitočné vo vysoko rizikových a vysokohodnotných oblastiach, ako sú sklady a predajné priestory luxusného tovaru.
• Vytvorte postupy odstraňovania odpadu. Odstráňte všetky možnosti využitia systému likvidácie a recyklácie na krádež tovaru na osobné použitie alebo na predaj inde. Tento proces môže zahŕňať demontáž a vyrovnanie všetkých krabíc a prepraviek, len s použitím čistých vriec na odpadky a zaistenie jednosmerného prístupu k skládkam pre zamestnancov.
• Zlepšiť morálku zamestnancov. Budovanie dôvery je obojsmerná ulica. Spoznajte zamestnancov, nadviazajte kontakty a budujte vzťahy, pretože ľudia môžu byť menej ochotní vzdať sa pokušeniu, ak sú šťastní v práci a starajú sa o svoju kariéru.
• Otvorte tip pre zamestnancov. V súvislosti s predchádzajúcim návrhom môžu zamestnanci, ktorí sú lojálni k spoločnosti, pomáhať obmedziť straty spôsobené podvodom a krádežou anonymným oznamovaním svojich podozrení. Zabezpečte dôvernosť všetkých správ a pred prijatím opatrení dôkladne prešetrite každú správu.

Na trestné stíhanie alebo na trestné stíhanie

Malé a stredné podniky sú neprimerane obetované spreneverami a podvodníkmi. Šesťdesiatštyri percent malých podnikov uvádza, že sa stali obeťami krádeže zamestnancov, ale iba 16% ich uvádza na základe štúdie, ktorú uskutočnil doktorand v oblasti trestného súdnictva na univerzite v Cincinnati. Majitelia malých podnikov často viac než oheň zamestnanca, pretože vykonávanie súdnych sporov je nákladné bez záruky, že ukradnuté finančné prostriedky budú vrátené. Iné spoločnosti sa zdržia žalovania, aby sa vyhli kontrole svojich dôverných záznamov.

Pokiaľ ide o krádeže zamestnancov, prevencia je najlepšou obranou. Skontrolujte systémy a postupy na identifikáciu zraniteľných oblastí a vykonajte potrebné zmeny. To môže pomôcť pracovať s neutrálnou stranou s novou perspektívou nájsť červené vlajky. Keď sa nájdu prípady podvodu a krádeže zamestnancov, konajte rýchlo, rozhodne a pevne. Dodržiavajte politiku nulovej tolerancie na ochranu vašej spoločnosti pred vznikom značných strát v dôsledku krádeže zamestnancov.