Naučte sa, ako udržať zápis minút

Zápisnice sú podrobné poznámky, ktoré slúžia ako oficiálny písomný záznam stretnutia alebo konferencie. Osoba zodpovedná za zhromaždenie zvyčajne požiada jedného z účastníkov, aby sa k tejto úlohe priklonil. Jedného dňa, že niekto môže byť tebou! Aj keď to nie je strašne ťažká práca, je to dôležitá úloha. Keďže zápisnice z rokovania sú oficiálnym záznamom toho, čo sa stalo, vyžaduje sa presnosť. Budete musieť urobiť podrobné poznámky, že ľudia musia byť schopní odkázať neskôr, ak je to potrebné. Tu sú niektoré odkazy, ktoré vám pomôžu zvládnuť túto úlohu s jemnosťou.

Zistite, čo máte robiť pred, počas a po stretnutí.

Pred zasadnutím

• Vyberte si nástroj na nahrávanie: Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je rozhodnúť, ako budete mať svoje poznámky. Budete chodiť na starú školu a používať pero a papier, alebo pôjdete tech a používať prenosný počítač, tablet alebo smartphone? Informujte sa u svojho šéfa, či vám uprednostňuje použitie konkrétnej metódy. Je to nepravdepodobné, ale možné.
• Uistite sa, že váš nástroj voľby je v prevádzkovom stave a máte zálohu len v prípade, že váš pôvodný zlyhá. Ak si napríklad vezmete prenosný počítač, máte k dispozícii aj pero a papier. Nechcete zastaviť stretnutie, zatiaľ čo hľadáte niečo, čo by ste napísali, ak počítač havaruje.

• Pred začiatkom schôdze si prečítajte program schôdze. To vám umožní formulovať osnovu pre vaše minúty. Pod každou položkou ponechajte nejaké miesto a zapíšte si tam svoje poznámky. Ak tak urobíte, vaša práca bude o niečo jednoduchšia, pokiaľ sa osoba, ktorá stretnutie koná, pridržiava programu.

Počas stretnutia

• Prejdite okolo prezenčnej listiny a uistite sa, že sa všetci prihlásia. Na oficiálnych minútach stretnutia budete musieť zahrnúť zoznam všetkých účastníkov.
• Uistite sa, že viete, kto je.Týmto spôsobom budete schopní identifikovať, kto hovorí a správne zaznamenať tieto informácie.
• Všimnite si čas začiatku schôdze.
• Nesnažte sa zapisovať každý komentár. Je v poriadku zahrnúť len hlavné myšlienky. Buďte veľmi opatrní, aby ste nevynechali položky, s ktorými nesúhlasíte. Vaše predsudky by vás nemali ovplyvňovať. Pamätajte, že toto je oficiálny účet a nie váš názor na to, čo sa stalo!

• Zapíšte všetky návrhy, kto ich urobil a výsledky hlasovania, ak nejaké boli; Nemusíte písať, kto vyslal pohyb. Pravidlá vašej organizácie sa samozrejme môžu líšiť, preto ich najskôr overte.
• Ak sa hlasovanie o návrhoch alebo diskusiách odloží na nasledujúcu schôdzu, poznamenajte si to.
• Zaznamenajte čas ukončenia stretnutia.

Po stretnutí

• Zapíšte si minúty čo najskôr po stretnutí, zatiaľ čo všetko je stále čerstvé. Ak zistíte chybu vo svojich poznámkach alebo ak máte otázku, môžete ju rýchlo vyriešiť tak, že budete hovoriť s ostatnými účastníkmi.
• V záverečnej kópii zápisnice uveďte názov organizácie, názov výboru, typ stretnutia (denné, týždenné, mesačné, ročné alebo špeciálne) a jeho účel.
• Dajte časy, ktoré sa začali a končili.
• Uveďte zoznam účastníkov a poznámku o tom, kto stretnutie uskutočnil. Môžete tu tiež uviesť, že ste si zobrali minúty. Uveďte svoje meno do zoznamu účastníkov a v zátvorkách za menom uveďte, že ste si zobrali minúty. Prípadne sa môžete na konci dokumentu odhlásiť napísaním „Rešpektom od používateľa“, za ktorým nasleduje vaše meno.

• Pred odoslaním ich prečítajte. Opýtajte sa niekoho iného, ​​kto sa na nich tiež pozrel. Bude vám môcť oznámiť, či ste niečo náhodne opustili.
• Odošlite ich osobe, ktorá stretnutie viedla, pokiaľ nedostala pokyn, aby tak urobila inak.