Môžete zlepšiť Exit Interview účastníckych sadzieb

Exit rozhovory sú jedným z najlepších spôsobov, ako získať pravdivé a čestné spätnú väzbu od zamestnancov. Nevýhodou je, že na vytvorenie značného množstva údajov z výstupných pohovorov si vyžaduje určitý čas. Zvýšenie miery účasti vám však môže pomôcť rýchlejšie získať viac informácií, ktoré je možné vykonať z vašich pohovorov.

Čo sa považuje za dobrú mieru účasti na výstupných rozhovoroch

Výskumy ukazujú, že priemerná miera odpovedí na papierové a ceruzkové výstupné pohovory je približne 30-35%. To znamená, že spoločnosť s 2000 zamestnancami a 15% obratom by očakávalo, že dostane približne 100 ukončených pohovorov za rok. Na tejto úrovni účasti organizácia získava spätnú väzbu od 5% celkového počtu zamestnancov.

Len s trochou extra úsilia by ste mali byť schopní zdvojnásobiť túto mieru odozvy. 65% alebo lepšie je dobrým cieľom účasti na výstupnom pohovore. Môžete to dosiahnuť pomocou papierových a ceruzkových výstupných rozhovorov, internetových on-line výstupných rozhovorov a telefonických výstupných rozhovorov.

Meranie Vašej účasti v Exit Interview

Ak chcete zmerať mieru odpovede, rozdeľte počet ukončených výstupných pohovorov podľa počtu zamestnancov, od ktorých ste požiadali o výsluchový pohovor. V ideálnom prípade by sa druhé číslo malo rovnať celkovému počtu ukončovaní, ale z praktických dôvodov tomu tak vo všeobecnosti nie je.

Napríklad, ak máte 125 ukončených pohovorov od 300 osôb, ktoré ste požiadali o ukončenie pohovoru, vaša miera účasti je 125/300, čo sa rovná 0,166 alebo 41,6%.

Je dôležité uistiť sa, že máte k dispozícii dobrú metódu na sledovanie tohto druhu účasti. Minimálne chcete sledovať mieru účasti na začiatku projektu zlepšovania a potom pravidelne.

Ideálnym scenárom je udržať bežný priemer, na ktorý sa môžete pravidelne odvolávať. Toto číslo v reálnom čase vás okamžite upozorní na pokles (alebo zvýšenie) účasti zamestnancov na výsluchových pohovoroch. Online exit management systém by mal urobiť pre vás automaticky.

Veľké spoločnosti môžu chcieť sledovať mieru účasti osobitne pre dcérske spoločnosti, veľké divízie alebo geografické regióny. Malé a stredné podniky môžu vo všeobecnosti profitovať z celkovej miery účasti v organizácii.

Ak sa rozhodnete, že vaša miera účasti na výstupnom pohovore by sa mohla zlepšiť, ďalším krokom je analýza súčasného procesu ukončovacieho pohovoru. Dve najdôležitejšie oblasti na preskúmanie sú:

1. Prečo sa zamestnanci rozhodli neukončiť výstupný pohovor?
2. Existujú logistické problémy, ktoré bránia včasnému a účinnému získavaniu informácií zamestnancom zo strany ľudských zdrojov?

Zamestnanci, ktorí nedokončia svoj výstupný rozhovor

Niektoré z dôvodov, pre ktoré sa zamestnanci rozhodli, že nebudú ukončovať pohovory, sú:

• Výstupný pohovor je príliš dlhý.
• Otázky na výstupe sú mätúce alebo osobne invazívne.
• Zamestnanec neverí, že výstupný pohovor bude prečítaný, alebo urobí rozdiel.
• Zamestnanec sa obáva následkov.
• Zamestnanec sa na spoločnosť hnevá.
• Zamestnanec odkladá alebo zabudne.
• Tento proces je ťažký alebo nepríjemný.

Ak používate prieskumný rozhovor s hodnotenými otázkami, 35-60 otázok sa týka správnej dĺžky prieskumu. Viac ako 60 otázok sa pre zamestnanca začína zdať dlhé a nepríjemné. Ak prekročíte 70 otázok, mali by ste byť pripravení na vyšší počet nedokončených pohovorov.

Prejdite si otázky týkajúce sa ukončenia pohovoru pre jednoduchosť. Dajte sa do zamestnaneckých topánok a spýtajte sa sami seba, ako by ste sa cítili odpovedať na otázky. Vyhnite sa mnohým otázkam, ktoré vyžadujú pohovor a emócie.

Mnohí zamestnanci nie sú v súlade so svojimi pocitmi (alebo ak ich nechcú zdieľať s vami). Pre zamestnanca je oveľa jednoduchšie hodnotiť efektívnosť procesu, než ako sa cíti v procese.

Ukončiť spätnú väzbu Interview Ignorované

Zamestnanci nedokončia výstupné pohovory, ak sa domnievajú, že spätná väzba, ktorú poskytujú, nebude čítaná alebo bude okamžite ignorovaná. Je dôležité, aby zamestnanci vedeli, že si ceníte ich spätnú väzbu. Ak robíte vylepšenia na základe návrhov z výstupných rozhovorov, nebojte sa povedať zamestnancom, odkiaľ prišiel nápad.

Postupom času sa zamestnanci dozvedia, že počúvate. Akonáhle sa to stane súčasťou firemnej kultúry, môžete si byť istí množstvom otvorených a čestných myšlienok, návrhov a kritík.

Reakcie z čestnej spätnej väzby

Tiež byť jasné, so zamestnancami, že čestná spätná väzba nebude mať za následok dôsledky. Vyhlásenia z výstupného pohovoru by sa nikdy nemali používať na zabránenie budúcej oprávnenosti na opätovný prenájom.

Existuje mnoho predpokladaných expertov, ktorí zamestnancom povedia, aby neboli úprimní vo svojom výstupnom pohovore alebo aby nedokončili. Tvrdia, že spoločnosti využívajú tieto informácie voči zamestnancom. Odborníci v oblasti ľudských zdrojov vedia, že je to nezmysel, ale stále musia bojovať s týmto nepodloženým vnímaním.

Nahnevaná spätná väzba zamestnancov

Zamestnanci, ktorí sú na spoločnosť nahnevaní, môžu mať pocit, že nechcú pomáhať účasťou na výstupnom pohovore. Môžete povzbudiť týchto zamestnancov, aby ventilovali svoj hnev vo výstupnom pohovore. Mnohí z týchto naštvaných zamestnancov sú nadšení, že majú možnosť počuť ich hlas - najmä ak vedia, že ich bude vypočuť vrcholový manažment.

Dôležitý je aj čistý a zjednodušený proces. Či už je to webová alebo papierová a ceruzka, formulár na výstupný rozhovor by mal byť usporiadaný pekne s intuitívnym a ľahko zrozumiteľným prieskumným formulárom.

Logistické problémy sú druhou hlavnou oblasťou na preskúmanie v procese ukončovacieho pohovoru. Vo všetkých procesoch sú vo všeobecnosti slabé prepojenia a výstupné pohovory nie sú výnimkou. Vaše vyšetrenie by malo zahŕňať celý reťazec udalostí, ktoré začínajú, keď zamestnanec oznámi a končí, keď zamestnanec predloží výstupný pohovor.

Audit vášho procesu ukončenia rozhovoru

Môžete začať audit procesu ukončovacieho pohovoru zistením nasledujúcich informácií.

• Ako zamestnanci vo všeobecnosti upozorňujú na svoj úmysel ukončiť svoju činnosť?
• Kto je prvá notifikovaná osoba a koľko oznámení sa zvyčajne podáva?
• Kto hovorí divízii ľudských zdrojov a ako? Ako skoro po tom, čo zamestnanec oznámi, je HR upozornený? Kto je prvý v HR?
• Kto je zodpovedný za začatie pohovoru? Kedy je táto osoba (osoby) informovaná o ukončení zamestnaneckého pomeru?
• Ako je zamestnanec informovaný o výstupnom pohovore? Kým? Akú metódu? Kedy?
• Existuje jasné vlastníctvo ľudských zdrojov v procese ukončovacieho pohovoru? Chápu tí, ktorí sú zapojení do procesu, dôležitosť a naliehavosť výstupných pohovorov?
• Čo hovorí zamestnanec o interview? Akými spôsobmi sú povzbudzovaní, aby ukončili výstupný pohovor? Hovoria zamestnanci viac ako raz a viac ako jedným spôsobom?
• Je ľahké ukončiť interview?
• Kedy a kde zamestnanec dokončí výstupný pohovor? Existuje jednoduchý prístup k potrebným zdrojom?
• Má zamestnanec súkromie, s ktorým môže ukončiť výstupný pohovor, ak ho dokončuje v práci?
• Podporujú vedúci a manažéri výstupný pohovor? Obávajú sa, že dostanú negatívnu spätnú väzbu od zamestnancov? Spoliehate sa na obávaných supervízorov, aby informovali zamestnancov o výstupnom pohovore?
• Je pre zamestnancov ľahké predložiť pohovory?

Preskúmajte každú z vyššie uvedených audítorských otázok a pozrite sa na proces ukončenia pohovoru. Zistite, čo môžete urobiť pre zlepšenie každej z týchto oblastí. Po dokončení kontroly môžete okamžite začať vylepšovať.

Znova zmerajte váš proces ukončenia rozhovoru

Niektoré zo zmien, ktoré urobíte, zabezpečia veľmi rýchle zlepšenie miery účasti. Iní budú potrebovať viac času na efektívne preniknutie do firemnej kultúry.

Zmeňte mieru účasti na tri mesiace, šesť mesiacov, deväť mesiacov a dvanásť mesiacov. O dvanásťmesačnú známku by ste mali očakávať výrazné zlepšenie miery účasti na odchode. To znamená, že budete mať viac údajov, ktoré môžu byť použité na obmedzenie obratu a zvýšenie retencie zamestnancov.

záver

Významne môžete zvýšiť hodnotu vašich výstupných pohovorov zvýšením počtu zamestnancov, ktorí ukončili pracovný pohovor. Prehodnotením a zlepšením obsahu a štruktúry výstupného pohovoru spolu s vlastnými internými procesmi môžete dosiahnuť výrazné zvýšenie miery účasti.

Nakoniec zvážte možnosť, že skutočný osobný pohovor s personálom HR môže nielen zlepšiť vašu mieru účasti, ale aj poskytnúť lepšie informácie. Nemôžete podceňovať hodnotu následného výsluchu.

--------------------------------------------

Beth Carvin je generálnym riaditeľom spoločnosti Nobscot Corporation s podnikaním, podnikaním, ľudskými zdrojmi, náborom, predajom a rozvojom podnikania.