9 Zručnosti uľahčujúce stretnutie manažérov

Stretnutia môžu byť buď príležitosťami na zdieľanie myšlienok, diskusiou o výzvach a definovaním akčných plánov, alebo môžu skončiť ako neproduktívne plytvanie časom. Manažéri sú, bohužiaľ, často najväčšími prispievateľmi na riešenie procesnej dysfunkcie.

Tu sú nápady pre manažérov na všetkých úrovniach, aby posilnili svoje schopnosti uľahčiť stretnutie na podporu zlepšenia produktivity stretnutia.

Tam, kde manažéri mýlia schôdzky

Mnohí manažéri si myslia, že vedia „bežať“ na stretnutí. Stanovujú program, robia všetky rozprávania a prijímajú všetky rozhodnutia. Aj keď sa to pre manažérov môže zdať ľahké a efektívne, je to často plytvanie časom ľudí a nezasahuje do tvorivého potenciálu tímu. V skutočnosti má opačný účinok, keďže zamestnanci majú tendenciu odstúpiť od zmluvy, pričom odkladajú na manažéra, ktorý chce mať na starosti.

Existuje mnoho dôvodov, prečo manažéri nezapájajú svojich zamestnancov viac do stretnutí, vrátane:

• Strach z pustenia
• Falošné presvedčenie, že pretože majú na starosti, musia poskytnúť všetky odpovede
• Nedôvera v schopnosti alebo zručnosti svojich zamestnancov pri riešení problémov
• Chýbajúce schopnosti uľahčiť stretnutie

Zatiaľ čo prvé tri položky sú správanie chudobných manažérov, posledné, uľahčujúce zručnosti, sa dajú naučiť a posilniť praxou.

Posilnenie zručností pri facilitovaní stretnutí

Podľa definície uľahčujúce prostriedky, “ t Uľahčiť alebo znížiť náročnosť; pomôcť dopredu Aby mohol manažér uľahčiť stretnutie (namiesto toho, aby ho riadil), musí byť ochotný vzdať sa svojej moci a byť otvorený rôznym výsledkom a prístupom.

Správne uľahčenie stretnutia zahŕňa zapojenie každého do identifikácie a riešenia problémov. Tímy budú takmer vždy vyvíjať lepšie, kreatívnejšie riešenia, než ktokoľvek iný by mohol a bude s väčšou pravdepodobnosťou podporovať implementáciu riešení.

Tu je deväť zručností potrebných na uľahčenie stretnutia, ktoré sa dá naučiť a zlepšiť pomocou praxe:

1. Plánovanie programu. Spoločné stretnutie začína plánovaním agendy. Výber tém, ktoré vyzývajú na účasť, t. J. Problém, ktorý sa má vyriešiť, je oveľa zaujímavejší ako „informačné“ témy. Treba však vyčleniť dostatočný čas na to, aby bolo možné zapojenie skupiny.
2. Životné prostredie a klimatické podmienky. Logistika záleží! Keď sú ľudia nepohodlní, nemôžu sa navzájom vidieť, nemôžu počuť alebo sú hladní, výsledky stretnutí budú trpieť. Naučte sa používať logistiku ako spôsob, ako podporiť veľkú účasť a odstrániť prekážky.

1. Pýtanie sa otázok. Veľké otázky stimulujú veľkú diskusiu. Článok, “70 Awesome Coaching Questions Using the GROW Model”, ponúka niekoľko vynikajúcich diskusných promótorov.
2. Aktívne počúvanie. Keď manažér parafrázuje, kontroluje porozumenie a kladie doplňujúce otázky, povzbudzuje k väčšej účasti a udržuje diskusiu.
3. Brainstorming. Väčšina ľudí si myslí, že už vedia brainstorming. Zvyčajne však nie. V príliš mnohých prostrediach sa účinnosť brainstormingu znižuje zlým riadením procesov, silnými sociálnymi alebo politickými tlakmi a slabými zručnosťami pri uľahčovaní. Mnoho ľudí nikdy nezažilo moc dobre riadeného brainstormingu.

1. Zručnosti budovania konsenzu. Konsenzus neznamená, že každý musí súhlasiť s rozhodnutím. To znamená, že každý mal možnosť podeliť sa o svoje názory a navrhnúť nápady. Správne uľahčenie bude viesť skupinu od zdieľania myšlienok k vypracovaniu účinného rozhodnutia. Dosiahnutie konsenzu zaberie viac času, ale zvyčajne získa silnejší buy-in zo skupiny ako celku. Pamätajte však, že konsenzus nie je konečným cieľom. Najdôležitejšou otázkou je účinné rozhodnutie pre daný problém. Viac informácií o tom, ako viesť tím prostredníctvom konsenzuálneho rozhodovacieho procesu, nájdete v Rámci rozhodovania o šiestich krokoch konsenzu.

1. Riešenie konfliktov. Kedykoľvek existuje priestor pre ľudí, ktorí sa podieľajú na riešení problému, konflikt je nevyhnutný. Konflikt o túto úlohu alebo problém v skutočnosti vnímajú výskumníci tímu ako súčasť procesu efektívneho rozhodovania. Manažér sa musí naučiť, ako pozitívnym spôsobom využiť silu konfliktu.
2. Neverbálne komunikačné zručnosti. Zatiaľ čo výskumníci argumentujú presnými percentami, väčšina by súhlasila s tým, že viac ako 50 percent komunikácie je neverbálne. Manažér musí byť schopný čítať tón skupiny a reč tela, aby posúdil úroveň angažovanosti, úprimnosti a oddanosti.

1. Nahrávanie. Skillful skupinové uľahčenie zahŕňa vedieť, kedy sa obrátiť na flipchart alebo tabuľu zachytiť, čo ľudia hovoria. Vďaka tomu majú ľudia pocit, že ich myšlienky sú počúvané a oceňované, a slúži ako cenný záznam, ktorý sa má použiť na plánovanie činností a následné opatrenia.

Spodný riadok

Čas je vzácny majetok v živote av práci. Snažte sa riadiť stretnutia s cieľom dosiahnuť optimálnu efektívnosť a účinnosť. Učenie, precvičovanie a uplatňovanie deviatich vyššie uvedených zručností uľahčovania je skvelým miestom na štart.