Stretnutie Manažérske postupy pomáhajú zlepšovať produktivitu

Veľa nášho pracovného života trávime na stretnutiach. V mnohých prípadoch zlá prax v riadení stretnutí vedie k neproduktívnemu využitiu času účastníkov. V súvisiacom článku ponúkame usmernenie o premene piatich spoločných scenárov stretnutí na produktívne udalosti. Tu sú ďalšie nápady na podporu posilnenia užitočnosti, produktivity a vplyvu stretnutí.

Key Management Key - Stand PAT

Niektorí manažéri používajú P.A.T. prístup k stretnutiam, ktorý si vyžaduje Purpose, a genda a a Timeframe. Zapojenie účastníkov s týmito kritickými bodmi kontextu pred zasadnutím zabezpečí, aby sa ľudia pripravili na účasť a podporili celkový zámer stretnutia. Jasný P.A.T. náčrt pomáha zabezpečiť produktívne sedenie.

Mali by ste byť schopní definovať účel stretnutia najviac v 1 alebo 2 vetách. "Toto stretnutie je naplánovanie novej marketingovej kampane" alebo "toto stretnutie je na preskúmanie novej politiky pre prepravu zásielok." Účel pomáha zabezpečiť, aby každý vedel, prečo sú tam, čo treba urobiť a ako riadiť pokrok a viesť k záveru.

Nastavte agendu. Zoznam položiek, ktoré sa chystáte preskúmať / diskutovať / kontrolovať. Každému bodu programu chceme priradiť časový limit (pozri nižšie) a identifikovať osobu, ktorá je zodpovedná za moderovanie diskusie. Nastavte časový rámec; prinajmenšom nastaviť čas začiatku a konca. Odporúčame tiež nastaviť trvanie každej položky programu. Tieto by mali byť celkovým časovým rámcom schôdze.

Začnite svoje stretnutia včas

Ak pracujete v jednej z tých kultúr, kde ľudia stúpajú do stretnutí až do piatich alebo desiatich minút po plánovanom čase začiatku, je čas začať nový trend. Jedna firma povzbudzuje svojich manažérov k zatvoreniu dverí v plánovanom čase štartu a tí, ktorí sú neskoro, nie sú vítaní. Aj keď to môže byť drakonickejšie, ako vám záleží na tom, aby ste konali, nemali by ste mať žiadne pochybnosti o tom, či by sa stretnutie malo usporiadať, preskúmať účel a potvrdiť očakávania a načasovanie.

Nečakajte, až sa objavia tuláci. Keď niekto príde neskoro, nevracajte sa a pozrite sa, čo už bolo pokryté. Pokračujte v témach schôdzky. To bude nepríjemné pre straggler a zlepšiť šance na to, že príde včas na nasledujúcom stretnutí.

Ak sa organizátor / sponzor stretnutia nedostaví včas, zvážte, či bola schôdza zrušená a vrátite sa do práce. Čakanie na päť až sedem minút je rozumné. Kurzy sú, organizátor stretnutia narazil na nečakané ťažkosti a radšej by ste nemali strácať čas čakaním na neho.

Udržujte schôdzu na tému

Dobrým postupom je priradiť niekomu úlohu, že počas stretnutia bude každý na trati. Príliš často, diskusie drift a potom degradovať na vír názory, myšlienky, fakty a emócie. Namiesto toho pridelte úlohu a informujte každého o tom, že tento jednotlivec bude zasahovať, ak a keď diskusia vybočí z programu a konkrétneho bodu diskusie. V niektorých firmách je táto úloha označovaná ako "Dopravný Cope", v iných, "Téma Keeper." Bez ohľadu na značku je úloha mimoriadne užitočná pri posilňovaní efektívnosti a produktivity vašich stretnutí.

Ak sa objavia ďalšie témy, ktoré sú mimo programu, ale je dôležité diskutovať, mali by byť jasne zachytené a umiestnené na „parkovisku“ pre budúce zváženie a diskusiu alebo pre diskrétne stretnutie. Majiteľ stretnutia si vyhradzuje právo povoliť drobnú rozpornú diskusiu, ak podporuje celkový účel stretnutia.

Uchovávať a distribuovať poznámky ku schôdzke / zápisnice

Zápisnica zo stretnutia by mala mať niekto iný, okrem organizátora schôdze. Dobrá nahrávka zápisníc bude obsahovať:

• Čas stretnutia, dátum, miesto
• Opis účelu
• Kópia programu
• Zoznam účastníkov a zoznam tých, ktorí sa nezúčastnili
• Podrobný súhrnný prehľad záverov, akčných položiek, zodpovedností a termínov ukončenia. Mnohí zákonodarcovia využívajú agendu ako návod na vypracúvanie záverov a opatrení.
• Plánované následné stretnutie, ak je to skutočne potrebné.

V ideálnom prípade distribuovať poznámky o stretnutí čo najskôr po ukončení stretnutia a úplne do jedného pracovného dňa. Zápisnice a poznámky slúžia ako dôležitá pripomienka pre účastníkov, ako aj zdroj informácií pre ostatné zainteresované strany alebo pre tých, ktorí zmeškali stretnutie. Minúty sú skvelým nástrojom, pomocou ktorého môžete ľuďom a tímom pripomenúť ich následné aktivity.

Spodný riadok

Je možné, že stretnutie bude mať za následok pozitívny výsledok, pomoc pri poháňaní projektov a ľudí vpred, jednoducho na to nepočítajte. Niektoré usilovnosť a zámerné posilnenie vašich techník riadenia stretnutí zlepší vaše šance na riadenie veľkého výsledku.

Aktualizoval Art Petty