Tipy pre manažment rozpočtu pre nových manažérov

Je pravdepodobné, že keď je niekto povýšený na svoju prvú manažérsku úlohu, bude to prvýkrát, čo spravujú rozpočet oddelenia.

Väčšina nových manažérov dostáva len malé alebo žiadne formálne školenie o tom, ako vypracovať prognózu rozpočtu, sledovať svoje výdavky alebo ako vykonať úpravy v polovici roka. Často sa im podáva tabuľka alebo správa od svojho manažéra alebo finančného oddelenia a očakáva sa, že to bude vedieť, alebo sa bude učiť pokusom a omylom.

Hoci „pokus a omyl“ môžu byť účinným spôsobom, ako sa naučiť nové zručnosti, bolo by lepšie, keby nový manažér nemusel robiť príliš veľa bolestivých chýb. Tu je niekoľko tipov.

Investujte čas učiť sa priamo od štartu

Neexistuje lepší čas, aby ste sa pýtali „hlúpe“ otázky, ako keď ste niečo nové a nikdy ste to neurobili. Radšej sa opýtať a tráviť čas učením sa skôr, než čakať, kým niekto upozorní na vaše chyby. Vyžiadajte si čas od svojho manažéra (alebo predchodcu, ak môžete), aby ste preskúmali základnú filozofiu, hlavné ciele, formát a každú riadkovú položku. Ak má vaša organizácia finančnú osobu, požiadajte ju, aby s vami trávila čas. Väčšina z nich bude polichocená a ochotná podeliť sa o svoje odborné znalosti.

Koniec koncov, ak vás dokážu vyškoliť, ako robiť veci podľa svojich špecifikácií vopred, budete mať pre nich menej bolesti hlavy neskôr.

Absolvujte kurz „Financie a rozpočtovanie pre nefinančných manažérov“

Informujte sa u miestnych univerzitných obchodných škôl v časti „Výkonné vzdelávanie“. Väčšina obchodných škôl ponúka jeden až tri dni bez kreditov. Počas kurzu alebo po ňom si urobte čas na preskúmanie výročnej správy vašej spoločnosti a pochopenie rôznych finančných pomerov a správ.

Správa rozpočtu vášho oddelenia, ako je to vaše vlastné podnikanie

Keď pracujeme pre veľké organizácie, máme tendenciu zaobchádzať s „podnikovými“ peniazmi, ktoré rastú na stromoch. Nie je to a teraz je vašou úlohou manažéra prevziať osobné vlastníctvo prostriedkov oddelenia.

Buďte tímovým hráčom

Ak je to možné, skontrolujte rozpočet správcu. Hoci je dôležité prevziať vlastníctvo vášho rozpočtu, vaša jednotka je súčasťou väčšieho subjektu. Požiadajte svojho manažéra, aby vám ukázal, kde váš rozpočet zapadá a podporuje veľký obraz, ako aj vzájomnú závislosť so svojimi rovesníkmi. Môžu nastať situácie, keď iné oddelenie potrebuje peniaze na ciele, ktoré majú vyššiu prioritu ako vy. Nečakajte, či sa vás opýtate alebo odniesli - buďte proaktívni a ponúknite pomoc svojmu manažérovi. Budete považovaní za strategických a spolupracujúcich.

Nehrajte hlúpe hry

Len preto, že „každý to robí,“ to neznamená, že to pre spoločnosť nie je hlúpe a zlé. Príkladom typickej hlúpy rozpočtovej hry, ktorú manažéri hrajú, je „použiť ju alebo ju stratiť.“ Je to vtedy, keď sa približujete ku koncu roka a váš rozpočet beží pod vašou prognózou. V predchádzajúcich rokoch, keď ste nevyčerpaní, bol rozpočet na budúci rok stanovený na základe aktuálneho roku. Takže, aby nedošlo k opätovnému zníženiu rozpočtu, choďte na nákupy - nakupujte veci, ktoré nepotrebujete, alebo aby ste ich skladovali len pre prípad, že by ste to potrebovali.

Sledujte svoje výdavky mesačne a urobte aktívne opravy

Nepredpokladajte, že „niekto“ vám povie, keď ste nad rozpočtom. V skutočnosti môžete dokonca požiadať o mesačné správy alebo sledovať sami. Nečakajte do konca roka, keď je to prekvapenie (pre vás a vášho šéfa). Do tej doby je neskoro na preskúmanie a vykonanie opráv. Buďte zodpovední, merajte sa a proaktívne informujte svojho manažéra.

Buďte transparentní a zapájajte svoj tím

Podeľte sa o svoj rozpočet so svojím tímom, možno dokonca zapojte ich do tvorby prognózy. Zapojenie vášho tímu a pomoc pri pochopení rozpočtového procesu vytvára pocit spoločného vlastníctva a povzbudzuje vašich zamestnancov, aby našli kreatívne spôsoby riadenia výdavkov.

Buďte strategickí

Nevyberajte si len minuloročné výsledky a do prognózy na budúci rok pridajte desať percent. Začnite s vypracovaním stratégie a cieľov a potom určte zdroje potrebné na dosiahnutie týchto cieľov. Ak budete potrebovať viac ako v minulom roku, potom pripravte obchodný prípad, ktorý odôvodní vašu žiadosť o dodatočné financovanie.

Nepreháňajte to

Kým riadenie rozpočtu je dôležitou úlohou manažéra, nikdy nestrácajte zo zreteľa najdôležitejšie aktíva: svojich ľudí! Uistite sa, že trávite aspoň päťkrát viac času, ako vyvíjate svoj tím, ktorý ste kričali čísla.