Ako úspešne spravujete projekt?

Blahoželáme! Práve ste mali na starosti dôležitý nový projekt. Je zrejmé, že váš šéf ponúka túto príležitosť ako hlasovanie o dôvere vo svoje schopnosti. A keď ste nadšený, toto je váš prvý čas, ktorý je zodpovedný za celkový projekt a je to trochu desivé

Vaša myseľ prebehne v mnohých otázkach:

• Ako môžem začať?
• Aké kroky sú potrebné na presunutie projektu od začatia až po ukončenie?
• Ako môžem vytvoriť vysoko výkonný projektový tím?
• Koho v tomto procese žiadam o pomoc? Existuje nejaký výkonný sponzor?

Tieto tipy sa zameriavajú na pomoc každému novému, kto vedie iniciatívu projektu, výboru alebo tímu pre aktivitu, ktorá je pre organizáciu jedinečná. Či už organizujete sviatočnú oslavu alebo nové iniciatívy v oblasti vývoja produktov, existujú nástroje a procesy projektového riadenia, aby vaša pravdepodobnosť úspechu bola oveľa vyššia.

5 Fáza projektu:

1. začatia: odštartovanie projektu.
2. plánovanie: plánovanie celej práce projektu.
3. prevedenie: skutočne vykonáva prácu.
4. Riadenie a kontrola: všetky práce, ktoré robíte počas projektu na monitorovanie pokroku.
5. zatváranie: dokončenie a dodanie projektu a odloženie tímu.

Tieto kroky sú identické pre každý projekt.

13 Základné kroky pre projektového nováčika:

1. Definujte rozsah:Prvým a najdôležitejším krokom v každom projekte je definovanie rozsahu projektu. Čo by ste mali dosiahnuť alebo vytvoriť? Aký je cieľ projektu? Rovnako dôležité je definovať, čo nie je zahrnuté do rozsahu vášho projektu. Ak nedostanete dostatok definície od svojho šéfa, objasnite si rozsah a pošlite ho späť hore na potvrdenie. Kým príklad je mierne mimo obchodnú tému, môžeme sa všetci týkajú svadobnej hostiny. Pri plánovaní svadobnej hostiny, môžete mať ako svoj rozsah: pripraviť svadobnú hostinu pre 100 hostí kompletný s večerou, otvorený bar, svadobná torta a živá kapela pre tanec do určitého dátumu za cenu, ktorá nesmie prekročiť 20.000 dolárov.

1. Určiť dostupné zdroje:Aké osoby, vybavenie a peniaze budete mať k dispozícii na dosiahnutie cieľov projektu? Ako projektový manažér zvyčajne nebudete mať priamu kontrolu nad týmito zdrojmi, ale budete ich musieť spravovať prostredníctvom správy matíc.
2. Porozumieť časovej osi:Kedy musí byť projekt dokončený? Ako budete rozvíjať svoj plán projektu, môžete mať určitú flexibilitu v tom, ako budete používať čas počas projektu, ale termíny sú zvyčajne stanovené, ako v prípade svadobnej hostiny. Ak sa rozhodnete používať nadčasové hodiny, aby ste splnili harmonogram, musíte zvážiť, či sú v rozpore s obmedzeniami svojho rozpočtu.

1. Zostavte svoj projektový tím:Spojte ľudí vo vašom tíme a začnite dialóg. Sú to technickí experti. To je dôvod, prečo ich ich funkčný dozor poveril projektom. Vašou úlohou je riadiť tím.
2. Detail práce, časť 1:Aké sú hlavné kusy alebo komponenty, ktoré musia byť vytvorené na dokončenie projektu? Napríklad svadobná hostina vyžaduje na vysokej úrovni: recepčnú sálu, jedlo, pitie, tortu, hostí a zábavu. Samozrejme, každá z týchto väčších položiek môže byť rozdelená do mnohých ďalších položiek. To je ďalší krok.

1. Detail práce, časť 2: V našom príklade svadobnej hostiny môžete mať pravdepodobne tím alebo osobu zodpovednú za rôzne komponenty. Pracujte so svojimi členmi tímu, aby ste mohli vysvetliť podrobnosti potrebné na dosiahnutie každej hlavnej položky. Osoba zodpovedná za potraviny musí pochopiť možnosti, obmedzenia nákladov a uskutočniť výbery, ktoré podporujú dosiahnutie rozsahu. Zoznam menších krokov v každom z väčších krokov. Koľko úrovní hlboko idete do viacerých a podrobnejších krokov závisí od veľkosti a zložitosti vášho projektu.

1. Vypracovať predbežný plán:Zostavte všetky kroky do plánu. Dobrým spôsobom, ako to dosiahnuť, je použiť tabuľku priorít, ktorá identifikuje, ktoré položky musia predchádzať iným položkám. Formálne postupy riadenia projektov si vyžadujú vytvorenie tzv. Sieťového diagramu a identifikáciu kritickej cesty. Aj keď to môže byť nad rámec vašich potrieb alebo úrovne znalostí, hlavným problémom je postupnosť činností v správnom poradí a potom pridelenie zdrojov na tieto činnosti. Otázky, ktoré treba položiť, zahŕňajú: Čo sa stane ako prvé? Aký je ďalší krok? Ktoré kroky môžu pokračovať súčasne s rôznymi zdrojmi? Kto bude robiť každý krok? Ako dlho to trvá? Existuje mnoho vynikajúcich softvérových balíčkov, ktoré môžu automatizovať veľa týchto detailov pre vás. Opýtajte sa ostatných v podobných pozíciách, čo používajú.

1. Vytvorte svoj základný plán:Získajte spätnú väzbu k svojmu predbežnému plánu od svojho tímu a od ostatných zainteresovaných strán. Upravte časové harmonogramy a harmonogramy práce tak, aby zodpovedali projektu v dostupnom čase. Vykonajte potrebné úpravy predbežného plánu na vytvorenie základného plánu.
2. Požiadať o úpravy projektu:Na projekt nie je takmer nikdy dostatok času, peňazí alebo talentu.Vašou úlohou je urobiť viac s obmedzenými zdrojmi, než ľudia očakávajú. Často však existujú obmedzenia na projekt, ktorý je jednoducho nereálny. Musíte urobiť svoj prípad a predložiť ho svojmu šéfovi a požiadať o zmenu týchto nereálnych limitov. Požiadajte o zmeny na začiatku projektu. Nečakajte, kým nebude problém požiadať o zmeny, ktoré potrebujete. Avšak, ak váš projekt zahŕňa svadbu, neočakávajte, že bude úspešný žiadať o mnoho významných zmien!

1. Pracujte s vaším plánom, ale za to nesmiete zomrieť:Plán je dôležitý, ale plán sa môže zmeniť. Máte každé ráno plán jazdy do práce. Ak je jedna križovatka zablokovaná nehodou, zmeníte svoj plán a prejdete iným spôsobom. Urobte to isté s projektovými plánmi. Zmeňte ich podľa potreby, ale vždy majte na pamäti rozsah a zdroje.
2. Sledujte pokrok svojho tímu:Na začiatku projektu urobíte malý pokrok, ale začnite sledovať, čo všetci robia. To uľahčí zachytenie problémov skôr, ako sa stanú problémami.
3. Dokument Všetko:Uchovávať záznamy. Zakaždým, keď zmeníte základný plán, zapíšte si, aká bola zmena a prečo to bolo potrebné. Zakaždým, keď sa do projektu pridá nová požiadavka, zapíšte si, odkiaľ pochádza požiadavka a ako bola upravená časová os alebo rozpočet. Nemôžete si spomenúť na všetko, takže si ich zapíšte, aby ste si ich mohli pozrieť na konci projektu a poučiť sa z nich.
4. Informovať všetkých:Udržiavajte všetky zainteresované strany projektu priebežne informované. Dajte im vedieť o vašom úspechu, keď dokončíte každý míľnik, ale zároveň ich informujte o problémoch hneď, ako prídu. Informujte tiež svoj tím. Ak sa zvažujú zmeny, povedzte o nich tímu čo najviac dopredu. Uistite sa, že každý v tíme si je vedomý toho, čo všetci ostatní robia.

Spodný riadok

Nemusíte byť oficiálnym projektovým manažérom, ktorý bude viesť projektovú iniciatívu. Mali by ste však aplikovať nástroje a logiku projektového riadenia na prácu, ktorá objasňuje vaše ciele, podrobne popisuje prácu, buduje tím a vykonáva a monitoruje prácu. Najlepšie z úspechu!