Ako viesť projekt Keď nie ste šéf tímu

V škole nebol projekt skupiny vždy pozitívnym zážitkom. Nevyhnutne, v každej skupine, niektorí pracovali tvrdšie ako iní, zatiaľ čo iní sa nikdy neobjavili. V dôsledku toho by to mohlo byť frustrujúce, ak ste jedným z členov tímu, ktorí nosia väčšinu nákladu.

Je to trochu odlišné v podnikateľskom svete, pretože každý projekt má projektového manažéra a táto osoba môže rozdať skutočné dôsledky, ak členovia tímu nedokončia svoje úlohy. Aj keď projektový manažér nemá disciplinárnu autoritu nad svojím tímom, každý slabý výkon člena sa môže vrátiť k svojmu šéfovi a negatívne ovplyvniť ich kariéru.

Je pravdepodobné, že projektový manažér nezvolí členov tímu pre projekt a nebude mať právomoc odstrániť člena kvôli zlému výkonu. Ako spravujete projekt, keď vám členovia tímu neoznamujú?

Tu je šesť tipov, ako viesť projekt, keď vám členovia tímu neoznamujú.

Objasnite svoje limity so šéfom

Predtým, ako sa stretnete s prvým tímovým stretnutím, sadnite si s osobou, ktorá vám pridelila tento projekt a porozprávajte sa o očakávaniach manažmentu. To je najjednoduchšie, samozrejme, ak sa vy a všetci členovia tímu hlásite do tej istej osoby, ale aj keď nie, budete chcieť mať túto konverzáciu.

Toto sú otázky, o ktoré sa chcete opýtať:

• Máte právomoc odstrániť a nahradiť ľudí v tíme, ak nie sú pracujú?
• Má tento projekt prednosť pred inými projektmi? Ak nie, potom kde váš projekt sedí v hierarchii. Inými slovami, môžete povedať svojim členom tímu, že musia prestať robiť iný projekt, aby splnili termín?
• Ak máte problémy s výkonom člena tímu, bude vám šéf s disciplinárnou silou späť, alebo ste považovaný za rovnocenného s členmi tímu?
• Ak ste tak ešte neurobili, opýtajte sa, aké sú ciele pre projekt a očakávaný časový rámec na dokončenie.

Ak ste si stanovili svoje limity ešte pred začiatkom projektu, budete vedieť, do akej miery môžete ísť a čo môžete položiť svojim členom. Šéf, ktorý hovorí, že „tento projekt je najvyššou prioritou“, ale nebude vás na to upozorňovať, je to isté, ako šéf hovorí: „Toto nie je najvyššia priorita.“

Avšak, dostať buy-in od svojho šéfa, pokiaľ ide o to, či je projekt najvyššou prioritou, vám môže pomôcť udržať členov v práci tak tvrdo, ako je len možné. A nebojte sa byť priamo so svojím šéfom tým, že uvediete, že chcete poznať úroveň dôležitosti projektu, aby ste mohli túto správu oznámiť tímu. Budete chcieť oznámiť, že každý má rovnaký cieľ, aby projekt skončil správne a včas.

Tiež by ste mohli nadviazať so svojím šéfom prostredníctvom e-mailu s cieľom potvrdiť, že projekt je najvyššou prioritou. Po prijatí e-mailového potvrdenia môžete tento e-mail v prípade potreby odoslať tímu.

Je dôležité si uvedomiť, že členovia tímu môžu mať okrem projektu aj ďalšie povinnosti. V dôsledku toho nemusia považovať váš projekt za svoju najvyššiu prioritu na začiatku, ale to nie je nevyhnutne preto, že sa nestarajú alebo sa chcú vyhnúť práci. Je dosť pravdepodobné, že jednoducho majú iné úlohy a povinnosti, ktoré musia denne dokončovať. Platí to najmä pri práci s kolegami z rôznych oddelení.

Keď sa porozprávate so svojím šéfom, aby ste objasnili dôležitosť projektu, ciele a časovú os, a komunikácia týchto informácií s tímom na začiatku môže prispieť k tomu, že proces bude hladší a bude menej stresujúci.

Porozprávajte sa so svojím tímom pred vykonaním úloh

Keď máte cross-organizačný tím, je ľahké robiť úlohy. Marketingové úlohy zvládne Jane z marketingu. Financie zvládne Karen z financií. Ale aj keď sú povinnosti jasné, najprv sa porozprávajte so svojimi členmi tímu.

Možno zistíte, že Karen aj Jane požiadali, aby boli v tomto tíme, aby sa dozvedeli viac o iných oblastiach spoločnosti, takže keď ich priradíte do svojich oblastí odbornosti, môžu byť frustrovaní.

Táto konverzácia je veľmi dôležitá na to, aby ste mali skvelý tímový vzťah.Hoci ste zodpovedný za konečný výsledok projektu, nedosiahnete vynikajúce výsledky bez členov tímu, ktorí sú na palube. Stručne povedané, splnomocnite členov tímu tým, že požiadate o ich vstup a obavy. Keď je projekt kompletný a úspešný, celý tím môže cítiť hrdosť s vedomím, že každý z nich zohral aktívnu úlohu v jeho úspechu.

Double Check With Boss

Ak po rozhovore so svojimi členmi tímu zistíte, že jediným spôsobom, ako splniť túto úlohu, je zadať úlohy, ktoré jeden alebo viacerí ľudia nájdu nepríjemne, porozprávajte sa so svojím šéfom pred vykonaním úloh.

Prečo? Chcete sa uistiť, že máte zálohu, ktorú potrebujete, a že ste nezanedbali možnosť, ktorá umožní, aby boli úlohy viac plnené členom tímu.

Vezmite si aspoň jeden Lousy Task Yourself

Každý môže vedieť, že ste boli vybraní, aby ste viedli tento tím, pretože ste dosiahli úspech, ale je tiež dôležité, aby ste si vyhrali rukávy a dostali sa do zmesi vecí.

Prijatie niečoho ťažkého alebo nepríjemného pošle správu, že ste súčasťou tímu a že sa staráte o svojich spoluhráčov. Priradenie nepríjemných úloh pošle správu, že si myslíte, že ste lepší ako vaši spoluhráči.

To neznamená, že musíte robiť všetky mizerné úlohy. Ale uistite sa, že sú pomerne členení medzi členmi tímu. Čo je nepríjemné, sa líši od tímu k tímu, ale každý projekt má niečo, čo nikto nechce robiť. Často je veľa úloh, ktorým by sa každý chcel vyhnúť. Uistite sa, že sú rozdelené spravodlivo, a budete mať svoj podiel.

Poskytnite rýchlu spätnú väzbu

Pamätajte si, že spätná väzba je viac ako hovoriť, "skvelá práca" alebo "zlá práca" je to "to bola skvelá práca, pretože …" a "to sa nevyvinulo tak dobre, pretože …" Bez toho, aby sa frázy nikto nenaučil, A pokiaľ hľadáte spätnú väzbu, uistite sa, že prijímate spätnú väzbu od svojich členov tímu.

Opäť ich posilňujete, aby ste odviedli skvelú prácu a pripomenuli im, že ich úspech je vaším úspechom a že ste všetci spolu. Poskytovaním spätnej väzby a učením, ako robiť úlohy, najmä ak máte viac skúseností, budete vytvárať pozitívne pracovné prostredie.

Informovať všetkých

Ako vedúci tímu budete informovať manažérov a vedúcich pracovníkov vašej organizácie. Uistite sa, že ste z týchto stretnutí prevzali informácie späť do svojho tímu. Okrem toho dajte svojej skupine vedieť, čo na týchto stretnutiach poviete.

Tiež, dať každému úveru, najmä keď sa jedná o chválu. Je projekt dobrý, pretože ste báječný? No, samozrejme, ale to nehovorte. Povedzme, že projekt sa darí, pretože tím je báječný. Každý bude vedieť, že ste súčasťou tímu.

Ale čo keď sa projekt chystá hrozne? Zdieľate vinu? Áno, ale len súkromne. Chodíte k členom tímu individuálne a pracujete na tom, aby ste zmenili smer alebo prínos. Ak to nefunguje, pôjdete na svojho šéfa a vyriešite problémy.

Ak máte právomoc odstrániť ľudí z tímu, teraz je čas to urobiť, ale ak nie, môžete hovoriť s osobou, ktorá to robí. Ale nech robíte čokoľvek, nezačnite klásť reč ani si sťažovať na členov tímu. Zničí ich morálku a všetko zhorší.

Nezabudnite, že úspešne vedený tímový projekt môže zvýšiť vašu kariéru, zlepšiť vašu profesionálnu povesť a zviditeľniť vašu prácu vo vašej organizácii. Výsledkom môžu byť dodatočné úlohy alebo propagácia.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas je spisovateľ na voľnej nohe, ktorý strávil 10 rokov v oblasti ľudských zdrojov spoločnosti, kde si najala, vystrelila, spravovala čísla a dvakrát skontrolovala právnikov.