Top Job Skills Office manažéri potrebujú

Kancelárski manažéri preberajú zodpovednosť za to, že celá kancelária alebo komplex kancelárií prebieha hladko. To by mohlo zahŕňať povinnosti, ako je riadenie a dohľad nad jedným alebo viacerými administratívnymi asistentmi. Kancelárski manažéri zvyčajne nepotrebujú špecializované vzdelávanie, ale potrebujú množstvo relevantných skúseností a dobre rozvinutých zručností v administratívnych aj riadiacich úlohách.

Ak si prajete tento typ práce, môžete dramaticky zlepšiť svoje šance na získanie zamestnanie tým, že vedia, ktoré z vašich zručností a skúseností zdôrazniť v priebehu aplikácie a pohovoru procesu.

Ako používať zoznamy zručností

Pozrite sa na nasledujúci zoznam hľadaných zručností. Možno zistíte, že vlastníte viac ako ste si mysleli. Použite názvy príslušných zručností ako kľúčové slová vo svojom životopise a sprievodnom liste, takže vedúci práce môže jasne vidieť, že máte to, čo hľadajú.

Pozorne si prečítajte popis práce, takže viete, aká miera zručností je pre vášho budúceho zamestnávateľa najdôležitejšia. Výskum spoločnosti tak, aby ste porozumeli podniku a všetkým ďalším relevantným skúsenostiam alebo vedomostiam, ktoré musíte ponúknuť.

Keď sa pripravujete na svoj rozhovor, príďte aspoň s jedným konkrétnym príkladom toho času, kedy ste preukázali všetky zručnosti, ktoré očakávate. Neočakávajte od potenciálneho zamestnávateľa, že vezme vaše slovo len na vaše skúsenosti.

Dôležité zručnosti

Nie všetky pozície manažéra vyžadujú presne rovnakú zručnosť. Veľa záleží na tom, koľko kancelárskych asistentov musíte dohliadať, koľko ľudí používa kanceláriu, ktorú spravujete, a aké druhy softvéru a iných systémov, ktoré zamestnávateľ používa.

Existujú určité zručnosti, ktoré prakticky všetky efektívne manažéri kancelárií nemajú a nemôžu robiť. Môžete si tiež prezrieť zoznam zručností uvedených podľa úloh a typov zručností.

Administratívne zručnosti

Ako manažér kancelárie budete zodpovedný za dokončenie niekoľkých administratívnych úloh. Patrí medzi nich prijímanie a prepúšťanie zamestnancov, vykonávanie hodnotení výkonnosti, školenie nových zamestnancov a dohľad nad ostatnými. Do vašej jurisdikcie môže patriť aj schvaľovanie formálnych rekvizícií, vykonávanie všeobecných obchodných operácií a udržiavanie administratívy a personálnych záznamov.

Budete tiež musieť plánovať, prevziať spracovanie pošty, plánovať a zúčastňovať sa na schôdzach. Môžete byť vyzvaní, aby ste uplatňovali riešenie konfliktov, delegovali prácu a boli aj politikmi a tvorcami rozhodnutí.

Analytické schopnosti

Súčasťou vašej práce bude nájsť spôsoby, ako lepšie vykonávať svoju prácu. Ak môžete identifikovať nedostatky v tom, ako vaša kancelária beží a poskytovať riešenia, môžete byť schopní zachrániť zamestnávateľa veľa peňazí a zachrániť svojich kolegov veľa zhoršenie.

Veľký kancelársky manažér sa bude neustále pýtať na všetky procesy, postupy a postupy, „dáva to zmysel? Je to najlepšie, čo môžeme urobiť? “Odporúča sa zahrnúť zoznam analytických zručností na váš životopis.

Pozor na detail

Ako správca kancelárie sa s tebou zastaví. Budete zodpovední za včasné objednanie správnych kancelárskych potrieb, za presné vedenie záznamov a organizovaným spôsobom a za sledovanie potrieb a problémov všetkých ostatných v kancelárii. Ak robíte svoju prácu dobre, zdá sa, že kancelária sama beží. Ak sa vám niektoré podrobnosti zle, iní ľudia môžu byť schopní plniť svoju prácu.

Komunikačné schopnosti

Rovnako ako asistenti, budete často jedným z prvých návštevníkov, ktorí vidia, a niekedy môžete byť jediný, kto uvidí, či jeden z profesionálov pracujúcich vo vašej kancelárii je mimo. Musíte pôsobiť ako efektívny recepčný a zároveň vykonávať svoje ďalšie povinnosti.

Môžete byť tiež primárnym kontaktným bodom medzi rôznymi ľuďmi, ktorí používajú kanceláriu a možno aj medzi vašou kanceláriou a ostatnými v rámci tej istej organizácie. Možno budete musieť praktizovať riešenie konfliktov a delegovať prácu. To všetko prispieva k mnohým komunikáciám, či už písomným alebo verbálnym, ktoré musia byť vždy presné, efektívne, priateľské a profesionálne.

Počítačové zručnosti

Je dôležité, aby manažéri kancelárií mali širokú škálu počítačových zručností. Špecifiká budú závisieť od vášho zamestnávateľa, ale zvyčajne zahŕňajú zadávanie údajov, tabuľky a všeobecné úlohy v oblasti IT.

Riadiace kancelárie môžu zahŕňať obrovské množstvo zodpovednosti. Kancelárski manažéri spravidla pracujú na vrchole organizácie, s rukami v každom aspekte spoločnosti. Ak vás táto centrálna úloha osloví, pokračujte v prezeraní zoznamu zručností a zistite, či by to mohla byť pre vás kariéra.

Finančné záležitosti

Vaše povinnosti môžu zahŕňať účtovníctvo, fakturáciu, rozpočtovanie a účtovníctvo. Môžete byť tiež požiadaný o spracovanie miezd, drobné peniaze a QuickBooks položky. Štvrťročné a polročné správy môžu tiež patriť do vášho rozsahu povinností. Prinajmenšom, ak vaša kancelária spravuje peniaze vôbec, budete v konečnom dôsledku zodpovední za to, že sa s nimi bude zaobchádzať dobre.

Vodcovské schopnosti

Ako supervízor toho, čo môže byť veľká skupina kancelárskych asistentov, budete musieť všetkých motivovať a koordinovať. Budete musieť urobiť tímovú prácu. Vaša práca bude zahŕňať nastavenie štandardu pre prácu všetkých ostatných a zaistenie splnenia týchto noriem. Vedenie často znamená pomáhať iným ľuďom rásť vo svojej kariére a pomáhať ľuďom samo-štartovať a komunikovať medzi sebou.

Sociálne zručnosti

Interpersonálne zručnosti zohrávajú významnú úlohu pri riadení kancelárie. Budete musieť mať pozitívny postoj, pozdraviť návštevníkov a zapojiť sa do tímovej práce.

Rôzne silné stránky

Úrad manažéri majú tendenciu mať pestrý súbor zručností, ktorý im pomáha efektívne vykonávať svoju prácu. To zahŕňa venovať pozornosť detailom, byť všeobecne flexibilný, pokiaľ ide o podporu, ktorú poskytujete, a byť spoľahlivý. Kancelárski manažéri tiež musia byť sieťoví, logickí myslitelia, multi-taskers a riešitelia problémov. Manažment času a organizácia by mali byť pre ľudí, ktorí v tejto úlohe pôsobia, druhou povahou.