Ako riešiť obchodný alebo odborný list

V tejto ére textových správ a priamych správ je niekedy ťažké si spomenúť na všetko, čo ste sa naučili v škole o písaní formálnych listov. Môžete ísť roky vo svojej kariére bez toho, aby ste museli písať viac ako profesionálne vyzerajúci e-mail, ale je to zručnosť, ktorá je dôležitá pri hľadaní zamestnania, vytváraní kariérnych sietí alebo pri posielaní inej obchodnej korešpondencie.

Pokiaľ ide o hľadanie práce, musíte však vytiahnuť všetky zastávky. Pre voľný čas jednoducho nebude robiť, keď sa snažíte zapôsobiť na manažéra a vyniknúť z vašej konkurencie. Použitie správneho spôsobu adresovania obchodného alebo profesionálneho listu je nevyhnutné pre vašu pracovnú a obchodnú komunikáciu.

Keď adresujete svoje listy správnym spôsobom, nikdy sa nebudete musieť starať o začatie interakcie na nesprávnej nohe, predtým, než príjemca dostane šancu čítať vašu správu.

V prvom rade viete, že keď píšete list alebo posielate e-mailové správy na účely zamestnania alebo na obchodné účely, je dôležité formálne osloviť jednotlivca, s ktorým píšete, pokiaľ ich nepoznáte veľmi dobre.

Ak si nie ste istí, či by ste mali používať formálnu alebo neformálnu formu (krstné meno) adresy, prosím, na strane bezpečnosti a používajte formálne označenie.

Ako riešiť formálny list: Pán, Dr., pani, alebo pani.

Vhodným názvom, ktorý sa použije pri písaní mužovi, je pán Pre ženu, použite pani, aj keď poznáte rodinný stav adresáta.

Pani je profesionálnejšia ako slečna alebo pani. Pre lekára alebo niekoho s Ph.D. Prípadne môžete použiť aj „profesor“, ak píšete na univerzitu alebo člena fakulty.

Ak nepoznáte rodovú identitu osoby, ktorú oslovujete, použite rodovo neutrálny pozdrav a jednoducho uveďte jej krstné meno a priezvisko, napr. „Drahý Tristan Dolan“.

Pre obchodnú korešpondenciu a korešpondenciu súvisiacu so zamestnanosťou sú vhodné len niektoré listy. Napríklad:

List Pozdrav príklady

• Vážený pán Smith
• Vážený pán Jones
• Vážená pani Markhamová
• Milý Kiley Doe
• Vážený Dr. Haven
• Vážený profesor Jones

Nasledujte pozdrav s dvojbodkou alebo čiarkou, zalomením riadka a potom začnite prvý odsek Vášho listu. Napríklad:

Vážený pán Smith:

Prvý odsek písmena.

Vyhľadanie kontaktnej osoby

Nemusíte absolútne potrebovať poznať meno osoby, ktorej sa venujete - ale to nie je na škodu, najmä ak sa pokúšate získať pracovný pohovor. Všeobecne platí, že zamestnávatelia nedokážu poskytnúť meno kontaktu v zamestnaní, najmä na veľkých stránkach vyhľadávania práce.

Stojí však za to, aby ste našli kontaktnú osobu, pretože čas na zistenie mena osoby preukáže osobnú iniciatívu. To tiež ukazuje pozornosť na detail, ktorý bude hovoriť dobre pre vás, keď váš životopis je predmetom preskúmania.

Najlepší spôsob, ako nájsť názov kontaktu v spoločnosti je opýtať sa. Ak ste si vytvorili sieťovú pozíciu do pozície, je to veľmi jednoduché - stačí uviesť poznámku, aby ste požiadali svojho priateľa alebo kolegu o meno a e-mailovú adresu najlepšej osoby, s ktorou sa môžete o danej pozícii porozprávať. Ak tomu tak nie je, zavolajte na hlavné číslo spoločnosti a požiadajte recepčnú o meno a kontaktné údaje manažéra ľudských zdrojov (HR), ktorý má na starosti prijímanie zamestnancov (alebo vedúceho takéhoto oddelenia, atď.).

Ak ani jedna z týchto metód nefunguje, môžete často odhaľovať informácie, ktoré hľadáte, tým, že robíte malý internetový sleuthing. Začnite s webovými stránkami spoločnosti a pozrite sa na uvedených pracovníkov. Na personálnej stránke alebo v firemnom adresári často uvidíte kontakt s personálom.

Ak to neprinesie výsledky, je čas zasiahnuť LinkedIn a urobiť pokročilé vyhľadávanie názvov pracovných miest a názvov spoločností. V tomto procese môžete dokonca nájsť iné pripojenie k osobe, ktorú hľadáte. To nie je nikdy zlá vec, keď sa snažíte dostať ľudskú bytosť, aby sa pozrela na váš životopis.

Vzorový list s kontaktnou osobou (textová verzia)

Meno Priezvisko

Vaša adresa

Vaše mesto, štátny PSČ

Vaše telefónne číslo

Tvoj email

dátum

Kontaktné meno

nadpis

meno spoločnosti

adresa

Mesto (*): Štát (*): Poštové smerovacie číslo

Vážený pán / pani. Priezvisko, Píšem o pripravovanom podujatí o budovaní siete pre vašu univerzitu. Mám záujem o rezervovanie stánku, pretože sa snažíme najať dvoch nových dizajnérov.

Názov našej spoločnosti je Blue Fox Designs a rád by som sa spojil s niektorými z vašich študentov dizajnu a umenia, ktorí tento rok absolvujú. Zameriavame sa na moderný interiérový dizajn a dekoráciu.

Prosím, dajte mi vedieť, ak máte izbu na Vašej akcii. Môžete mi poslať e-mail na [email protected] alebo zavolať na môj mobilný telefón na 555-555-5555.

S pozdravom, Ručný podpis (pre tlačený list)

Vaše napísané meno

Keď nemáte kontaktnú osobu

Ak nemáte kontaktnú osobu v spoločnosti, buď nechajte pozdrav z vášho sprievodného listu a začnite prvým odsekom, alebo použite všeobecný pozdrav. Napríklad:

• Na koho sa to môže týkať
• Vážený vedúci práce
• Vážený manažér ľudských zdrojov
• Vážený pán alebo pani (Buďte opatrní pri používaní tohto, môže znieť staromódne)

Postupujte podľa všeobecného pozdravu dvojbodkou, ako je toto:

Vážený manažér:

Prvý odsek písmena.

Vzorový list bez kontaktnej osoby (textová verzia)

Meno Priezvisko

Vaša adresa

Vaše mesto, štátny PSČ

Vaše telefónne číslo

Tvoj email

dátum

Vážený manažér:

Píšem, aby som sa opýtal na možnosť akýchkoľvek pracovných príležitostí na Woodlynn Publishing. Konkrétne hľadám pozíciu administratívneho asistenta. Mám šesť rokov skúseností ako administratívny asistent v Wedgewood Realty v North Grove, ale na budúci mesiac sa presuniem do vašej oblasti, takže budem hľadať novú pozíciu.

Ak máte k dispozícii nejaké príležitosti, dajte mi prosím vedieť. Priložil som svoj životopis na vaše posúdenie. Môj súčasný manažér, John Anderson, a dvaja moji kolegovia sú veľmi ochotní poskytnúť odkazy na potvrdenie mojej kvalifikácie.

Môžete ma kontaktovať na adrese [email protected] alebo telefonicky na čísle 555-555-5555. Teším sa na tvoju odpoveď.

S pozdravom, Ručný podpis (pre tlačený list)

Vaše napísané meno

Riešenie obálky

Použite obálku veľkosti biznisu (# 10) pre všetku poštovú korešpondenciu, pričom list založíte do tretín.

• Vaša spiatočná adresa (názov, adresa ulice, mesto, štát a PSČ) by mali byť v ľavej hornej časti obálky s pečiatkou vpravo.
• Uistite sa, že meno a adresa príjemcu (kontaktná osoba, spoločnosť, adresa ulice, mesto, štát a PSČ) sú vycentrované na obálke.

Profesionálne komunikačné zručnosti

Správne riešenie obchodného alebo profesionálneho listu nie je šikovnosť, ktorú budete potrebovať len vtedy, keď hľadáte pracovné miesta. Akonáhle budete zamestnaný, zistíte, že nastanú chvíle, kedy budete potrebovať písať listy, ktoré vyžadujú formálne adresy a pozdravy.