Rozsah, riziko a predpoklad v riadení projektov

Oblasť projektového riadenia, podobne ako každá iná odborná oblasť, má unikátny slovník plný akronymov a špecializovaných výrazov. Medzi tri základné pojmy a pojmy, ktorým musíte porozumieť, patria:

• Rozsah
• nebezpečenstvo
• predpoklady

Toto je náčrt týchto troch základných podmienok riadenia projektov a obsahuje odkazy a návrhy na ďalšie čítanie.

Rozsah

V projektovom manažmente je rozsahom rozsah hraníc, ktoré definujú rozsah projektu. Rozsah opisuje, čo má byť zákazníkovi doručené v dôsledku iniciatívy projektu.

Pochopenie rozsahu umožňuje projektovému manažérovi a projektovému tímu pochopiť, čo spadá do rámca projektu alebo mimo neho. Ak niečo nie je v rozsahu, nie je zahrnuté do plánovacej práce projektu. Činnosti, ktoré spadajú do rámca výkazu o rozsahu, sa považujú za „v rozsahu“ a sú zahrnuté do harmonogramu a rozpočtu. Ak činnosť spadá mimo hranice, považuje sa za „mimo rozsahu“ a neplánuje sa.

Či už ste projektový manažér alebo časť projektového tímu, budete chcieť zvážiť, či je niečo v rozsahu alebo mimo rozsahu pri pohybe vpred. Ako príklad si predstavte, že vás klient požiadal o vytvorenie webovej stránky. Ako načrtnete rozsah (alebo nastavíte hranice) projektu, uvediete nasledujúce položky ako rozsah:

• Návrh stránok a diagramy drôtového modelu
• Vytvorenie testovacieho lôžka
• Kódovanie schváleného drôtového modelu
• Vývoj grafiky pre tému webovej stránky
• Testovanie a ladenie pred zverejnením stránky

V priebehu projektu Vás klient požiada, aby ste uviedli video prehľad spoločnosti. Video nie je špecifikované v rozsahu projektu, a preto je mimo rozsahu pôsobnosti. Aj keď môžete byť ochotní urobiť video prácu za príplatok, bude to vyžadovať revíziu rozsahu a odhadu nákladov a času projektu.

V prípade neexistencie jasného a odsúhlaseného dokumentu o rozsahu by sa otázka videa mohla stať spornou medzi vaším tímom a zástupcami zákazníka. Jasné vyhlásenie o rozsahu vám umožnilo zneškodniť situáciu a riešiť zmenu v riadnom spôsobom.

Ako teda zistíte, čo je alebo nie je v dosahu? Najprv budete chcieť načrtnúť všetky detaily projektu, ktorý v súčasnosti poznáte, na základe diskusií s klientom alebo vlastníkom projektu. Potom budete chcieť urobiť kľúčové predpoklady, ktoré budú poháňať to, čo sa zvažuje v rámci alebo mimo rozsahu.

predpoklady

V určitom okamihu svojho života ste pravdepodobne povedali: „Nikdy nerobte predpoklady“. Predpoklady v riadení projektov sú však každodennou činnosťou. Predpoklady vám pomôžu definovať rozsah a riziká a doladiť vaše odhady času a nákladov. Samozrejme, že je nevyhnutné zdokumentovať a potvrdiť vaše predpoklady.

Zvážte niečo jednoduché, napríklad vytvorenie knihy. Povedzme, že váš priateľ má nápad na knihu o stolíku a požiadal vás, aby ste projekt spravovali. Jeho prvá žiadosť je o rozpočet, aby mohol zabezpečiť financovanie. Keď definujete rozsah, je jasné, že váš priateľ si nie je istý mnohými podrobnosťami, vrátane počtu strán, zahrnutia obrázkov, štýlu obalu a hmotnosti papiera, ktorý sa má použiť pre stránky.

Keďže všetky tieto faktory ovplyvnia zložitosť nákladov a výroby, budete musieť urobiť predpoklady o špecifikáciách a potvrdiť tieto predpoklady ako prijateľné alebo neprijateľné pre vášho priateľa. Po ďalšej diskusii vám váš priateľ povie, že plánuje zahrnúť do knihy 50 fotografií. Váš predpoklad môžete založiť na 50 obrázkoch alebo, ak sa predpokladá, že sa toto číslo časom zvýši, môžete predpokladať, že medzi obrázkami bude 75 až 90 strán.

Môžete vidieť, ako aj predpoklady priamo ovplyvňujú plán. Predstavte si napríklad, že vediete projekt v parku, ktorý zahŕňa budovanie hojdačky. Pri zostavovaní projektu dostanete rozpočet a pridelených členov tímu, z ktorých jeden je zodpovedný za materiály. Keď vytvárate svoj rozvrh, opýtate sa osoby, ktorá má na starosti materiály, keď sa cement dostane. Táto osoba odpovedá, že si nie je istý, kedy príde cement, ale že verí, že to bude medzi 1. júnom a 10. júnom.

Ako si vybudovať svoj rozsah a harmonogram, urobíte predpoklad, že cement dorazí najneskôr 10. júna. Tento príklad ukazuje dva výhody pre vytváranie predpokladov.

Prvou výhodou je, že predpoklad prijatia cementu najneskôr do 10. júna vám umožní plánovať aktivity, ktoré závisia od prichádzajúceho cementu. Druhou výhodou je, že poskytuje osobe zodpovednej za materiály lehotu na dodanie cementu, ktorú potom môže odovzdať svojmu dodávateľovi. Neúmyselne stanovil kľúčový termín na to, aby sa projekt posunul vpred.

Vytváranie predpokladov stanovuje štandardy, ktoré sa často prehodnocujú počas projektu, aby pomohli projektovému tímu zostať v rozsahu, včas av rámci rozpočtu. Čo sa však stane, keď sú predpoklady nesprávne? Tu sa dostáva do hry riziko.

nebezpečenstvo

Po vytvorení rozsahu a identifikácii predpokladov, ktoré sú za rozsahom a odhadmi, budete chcieť začať posudzovať oblasti rizika. Riziko je v projektovom manažmente rovnaké ako v reálnom svete; je to nebezpečenstvo alebo šanca, ktorá môže spôsobiť poškodenie.

Všetky projekty obsahujú riziko a ak ste projektový manažér alebo vlastník projektu, nie je len vašou zodpovednosťou predvídať riziko, ale je aj vašou úlohou oznámiť potenciálny vplyv týchto rizík na projektový tím a pripraviť sa na zmiernenie rizík.

Riziko prichádza v rôznych stupňoch. Niekedy môže riziko znamenať len to, že projekt bude prebiehať trochu inak, alebo bude mať nečakaný obrat. V niektorých prípadoch však riziko môže viesť k katastrofickým výsledkom, ktoré zmenia váš projekt na hlavu.

Použime scenár detského ihriska z vyššie uvedeného príkladu cementu. Jedným z rizík je, že cement nedorazí do predpokladaného dátumu 10. júna. Aké sú možné účinky tohto rizika? V dôsledku tohto problému sa oneskorujú všetky následné činnosti, ktoré nasledujú po naliatí cementu.

Riziká môžu byť pozitívne. Zvážte vplyv na projekt, ak sa cement objaví skôr, ako sa očakávalo. Hoci to vyzerá ako pozitívny výsledok, stále vytvára problém pre načasovanie a postupnosť všetkých ostatných krokov v projekte.

Projektoví manažéri pracujú so svojimi projektovými tímami na brainstormingu a identifikácii potenciálnych rizík. Proces postupujú o krok ďalej a sledujú potenciálnu závažnosť rizika a jeho pravdepodobnosť výskytu. Okrem toho identifikujú tých jednotlivcov, ktorí sú najvhodnejší na identifikáciu, kedy sa riziko vyskytuje, a vypracovali dohodnuté plány na zmiernenie rizika.

Mnohé firmy majú podrobné vzory rizík, ktoré vyvinuli v priebehu času a zo skúseností s inými projektmi. Niektoré odvetvia zostavili profily rizika, ktoré sa používajú ako východisko pre analýzu rizík. Mnohé priemyselné odvetvia tiež vykonávajú veľmi podrobnú štatistickú analýzu pre plánovanie rizík.