Politika prístupu k súborom a odkazy na vzorky

Všetky oddelenia ľudských zdrojov vedú rozsiahle záznamy. Zákon vyžaduje, aby HR udržiavalo mnohé z nich počas určitých časových období. Zamestnanci si dobre uvedomujú, že tieto záznamy existujú (a niektorí majú dojem, že súbor ich sleduje od spoločnosti k spoločnosti, čo nie je pravda).

Pretože zamestnanci vedia, že tieto záznamy existujú, budú si ich z času na čas prezerať, aby videli, čo súbor obsahuje.

Pri rozhodovaní o tom, ako poskytnúť zamestnancovi (a bývalému zamestnancovi prístup), majte na pamäti všetky zákony, ktoré sa vzťahujú na vaše podnikanie. Mnohé štáty majú zákony, ktoré vyžadujú, aby spoločnosť sprístupnila konkrétne časti súboru súčasným a bývalým zamestnancom. Overte si u svojho advokáta, či je vaša politika v súlade so všetkými zákonmi.

Federálny zákon napríklad vyžaduje, aby boli záznamy týkajúce sa zákona o Američanoch so zdravotným postihnutím uchovávané oddelene od osobných záznamov. Ak vaša spoločnosť podlieha HIPAA, uistite sa, že vaše lekárske záznamy sú v súlade s tým.

Môžete mať veľkú voľnosť v tom, čo umožňujete zamestnancom vidieť vo svojom súbore. Ale majte na pamäti, že aj keď zistíte, že zamestnanec nemôže mať prístup k určitým informáciám, ako sú referenčné kontroly, že v prípade súdneho sporu je táto informácia zistiteľná.

Preto poučte svojich zamestnancov, aby presne zaznamenávali veci a dodržiavali zákon. Záznamy o zamestnancoch nie sú miestom pre vnútorné vtipy alebo komentáre. Tieto nie sú na súde správne.

Všeobecným pravidlom je, že mať jedného správcu záznamov v záznamoch zabezpečuje dodržiavanie postupov a konzistentnosť postupov. Nechcete, aby jeden manažér ľudských zdrojov umožňoval ľuďom, aby si vzali svoje záznamy späť na svoje stoly, zatiaľ čo iný odmietne prístup vôbec.

Požiadať každého, aby prešiel jediným zdrojom, pomáha udržať veci konzistentné a zákonné. Zákony týkajúce sa záznamov a uchovávania záznamov a prístupu sú zložité. Uistite sa, že zostanete aktuálne.

Nižšie uvedené zásady sú dobrým začiatkom vášho podnikania, ale majte na pamäti, že štátne a miestne zákony sa môžu líšiť.

Vzorka prístupu k zamestnancom

Všetci zamestnanci, bývalí zamestnanci a zástupcovia zamestnancov si môžu vopred prezerať určitý obsah svojho personálneho spisu zamestnancom ľudských zdrojov. Dokumenty, ktoré súvisia s kvalifikáciou zamestnanca na prenájom, ako je žiadosť, povýšenie, disciplinárne konanie a prevod, sa môžu zobraziť. Okrem toho môže zamestnanec preskúmať formuláre na odhlásenie politiky a záznamy o školení.

Dokumenty, ktoré zamestnanec nesmie preverovať, zahŕňajú odkazy alebo referenčné kontroly, záznamy akéhokoľvek vyšetrovania vedeného manažmentom, zdravotné záznamy, dokumenty súvisiace so súdnym konaním, akýkoľvek dokument, ktorý by porušoval dôvernosť iného zamestnanca, a dokumenty používané na plánovanie zamestnancov.

procedúra

Zamestnanec, ktorý chce preskúmať povolený obsah svojho personálneho spisu, by sa mal obrátiť na oddelenie ľudských zdrojov s 24-hodinovým oznámením (okrem víkendov). Bývalí zamestnanci alebo osoby, ktoré nie sú zamestnancom ľudských zdrojov známe, musia predložiť identifikáciu a / alebo doklad o povolení na prístup k personálnemu spisu.

Zamestnanci musia prezerať svoje osobné súbory v prítomnosti osoby personálneho oddelenia.

Zamestnanci nesmú z kancelárie odstrániť žiadnu časť personálneho spisu.

Zamestnanec môže požiadať o fotokópie súboru alebo častí súboru. Personál oddelenia ľudských zdrojov poskytne fotokópie. Pre rozsiahle kopírovanie, zamestnanec bude musieť zaplatiť za fotokópie.

Ak zamestnanec nie je spokojný s dokumentom vo svojom personálnom spise, za prítomnosti zamestnanca personálneho oddelenia môže zamestnanec napísať vysvetlenie alebo objasnenie a priložiť ho k spornému dokumentu. Personál HR ani zamestnanec za žiadnych okolností nezmení skutočný dokument.

Zamestnanec môže tiež požiadať o odstránenie dokumentu z personálneho súboru. Ak zamestnanec ľudských zdrojov súhlasí, dokument možno odstrániť. Ak zamestnanec ľudských zdrojov nesúhlasí, vec sa môže odvolať spôsobom predpísaným v politike otvorených dverí spoločnosti.

Dúfajme, že ste túto politiku považovali za užitočnú, pretože si vytvoríte vlastnú politiku prístupu k súborom pre vašu organizáciu. Prispôsobte politiku tak, aby zodpovedala potrebám a kultúre vašej organizácie.