Spoločné otázky recepčného rozhovoru a najlepšie odpovede

V mnohých organizáciách sú recepčné tvárou spoločnosti. Každý nový klient, uchádzač o zamestnanie, zamestnanec alebo predajca tretej strany prejde alebo sa zaregistruje u recepčnej, takže zamestnávatelia sa snažia nájsť niekoho, kto bude zodpovedný, priateľský a pokojný.

10 Typických otázok položených v recepčnom rozhovore

Tu nájdete často kladené otázky pre recepčných, ukážkové odpovede a tipy na to, čo povedať počas vášho rozhovoru.

1:53

Sledujte teraz: Ako odpovedať 4 Spoločné otázky recepčného rozhovoru

1. Čo robíte, aby ste udržali krok v rýchlo sa meniacom pracovnom prostredí?

Čo chcú vedieť: Váš anketár chce mať istotu, že môžete držať krok. Je to pravdepodobne irelevantné, ale mali by ste mať jasnú a istú odpoveď pripravenú.

Číslo jedna vec, ktorú robím, je zachovať pokoj, pretože zúrivý, zdôraznený postoj nie je užitočný a tiež nie je dobrý pohľad pred žiadnym personálom alebo klientmi. Snažím sa triediť úlohy, aby som najprv pracoval na najdôležitejšej úlohe. Zvyčajne to je niečo, čo sa týka jedného z klientov spoločnosti. Takisto si udržujem zoznam všetkého, čo potrebujem urobiť, aby som nezanedbával žiadne dôležité povinnosti.

2. Ako si organizujete denný rozvrh?

Čo chcú vedieť: Ako si organizujete svoj deň, nie je v skutočnosti to pravé. Ide o to, aby ste preukázali, že ste dobre organizovaní a splnia všetky vaše povinnosti kompetentným a včasným spôsobom.

Každý deň začínam robiť zoznam všetkého, čo potrebujem splniť. Skontrolujem kalendár pre všetky schôdzky alebo schôdzky, takže si ich môžem byť vedomý a v prípade potreby získať krytie na recepcii. V mojej práci je komunikácia kľúčová, takže neustále odpovedám na telefón a kontrolujem nové e-mailové správy a potom zodpovedajúcim spôsobom aktualizujem zoznam úloh.

3. Akú úlohu zohráva recepčný v prvom dojme zo strany zákazníka?

Čo chcú vedieť: Váš anketár musí mať istotu, že rozumiete pozícii, o ktorú sa uchádzate, ale táto otázka môže byť aj kultúrna a dotýka sa vašej filozofie práce.

Recepčný môže urobiť veľký dojem - pozitívny alebo negatívny - na zákazníkov. Keďže som jedným z prvých ľudí, ktorých zákazníci vidia, frustrujúca alebo zlá interakcia môže skutočne zakoriť ich názor na spoločnosť alebo celkový zážitok, ktorý mali. Pre mňa je to podobné, keď vás hostiteľ privíta v reštaurácii. Ak sa zdajú byť zbesilé alebo konajú hrubo, potom to môže cítiť neskôr ako vaše jedlo jednoducho nechutná ako chutné. To je dôvod, prečo som vždy uistiť, že pozdraviť ľudí s úsmevom na tvári a uistite sa, že všetci zákazníci majú pocit, že majú moju plnú pozornosť.

4. Povedzte mi o čase, kedy ste sa museli vysporiadať s naštvaným zákazníkom alebo hosťom, a to buď telefonicky alebo osobne. Ako ste zvládli situáciu?

Čo chcú vedieť: To je jedna z niekoľkých otázok, na ktoré sa môžete pýtať, ako zvládnete stresové a ťažké podmienky. Môžete sa tiež spýtať, ako ste reagovali na trestnú alebo neetickú činnosť. Buď úprimný. Nepreháňajte a tiež sa nepredávajte krátko.

Ako recepčná lekárka som často telefonoval s frustrovanými pacientmi. Raz bola žena tak rozzúrená, že jej fakturačné oddelenie v ten istý deň nevolalo, že na mňa začala kričať na telefóne. Bolo to nepríjemné! Čo sa snažím robiť v týchto situáciách je premýšľať o tom, ako sa musí človek cítiť tak, aby sa správal týmto spôsobom. Po chvíli jej kričania som povedal: "Musíte byť naozaj frustrovaní. Môžete mi povedať viac o tom, čo sa deje?" To pomohlo spomaliť konverzáciu a znížiť jej hlasitosť. Vysvetlila celú situáciu a ja som ju uistil, že náš fakturačný človek bol na deň a bol v kontakte. Tiež som jej povedala, že na stôl fakturačnej osoby umiestnim poznámku a požiadam ju, aby zavolala ženu ako svoju prvú úlohu. Do konca hovoru bola oveľa pokojnejšia a ospravedlnila sa za jej skoré tvrdé slová.

5. Ste ochotní pracovať nadčas?

Čo chcú vedieť: Ak nie ste ochotní pracovať nadčas, povedzte to. Ak ste ochotní pracovať nadčas, ale len v rámci určitých limitov, povedzte to tiež. Áno, existujú spoločnosti, kde vám práca nadčas nebude stáť prácu. Prijatie záväzku, že nemôžete držať, alebo sa ocitnete v pozícii, v ktorej musíte obetovať svoje blaho alebo svoju rodinu pre svoju prácu, nie je prijateľnou možnosťou. Potrebujete prácu, ktorá zodpovedá vašej dostupnosti.

Pohodlne pracujem nadčas niekoľkokrát za mesiac, pokiaľ som si vopred všimol deň. Mať heads-up mi uľahčuje usporiadanie mojich plánov. V štipke môžem s najväčšou pravdepodobnosťou robiť aj nadčasy v ten istý deň, ale radšej by som si to všimol.

6. Koľko zamestnancov pracovalo vo vašej poslednej kancelárii?

Čo chcú vedieť: Pýtajúci sa chce vedieť, aký typ prostredia ste pracovali, ako sa porovnáva so spoločnosťou, s ktorou sa rozprávate a či pracujete na malých a / alebo veľkých pracoviskách.

V mojej poslednej kancelárii bolo päť zamestnancov. To je dosť malé, že sme sa začali cítiť trochu ako rodina. Viete, všetci vedeli, že Martha vo fakturačnom oddelení potrebovala dva šálky kávy predtým, ako ste mohli klásť zložité otázky. Predtým však bola moja kancelária dosť veľká - 60 zamestnancov. Cítil som sa pohodlne v oboch prostrediach, aj keď prvý mesiac vo veľkej kancelárii bol trochu náročný, pretože som musel prísť na to, kto robil čo a kde smerovať hovory s množstvom možností.

7. Opíšte svoje predchádzajúce povinnosti ako administratívny asistent, tajomník alebo recepčný.

Čo chcú vedieť: Anketár chce prejsť na zodpovednosť, ktorú ste uviedli vo svojom životopise, a potvrdiť, že zapadá do ponúkanej pozície. To je tiež dobrá príležitosť na rozšírenie bodov zdôraznených vo vašej pracovnej skúsenosti.

Ako recepčná v ABC Financials som bola prvá pre zákazníkov. Odpovedal som na všeobecnú telefónnu linku a odpovedal na telefóny pre päť VP. Tiež som mal na starosti prijímanie balíkov a distribúciu pošty, pozdrav a sprevádzanie zákazníkov a dodávateľov do zasadacích miestností a udržiavanie súladu so všeobecnou informačnou e-mailovou adresou spoločnosti. Tiež som mal veľa administratívnych povinností: spravoval som kalendáre týchto VP, zabezpečoval ich služobné cesty a pomáhal vytvárať a vylepšovať PowerPoint prezentácie a ďalšie materiály, ktoré sa budú distribuovať na podujatiach.

8. Ako uprednostňujete volania, klientov, dodávky a ďalšie problémy, ktoré je potrebné okamžite riešiť?

Čo chcú vedieť: Anketárchce vedieť, ako dobre ste v multitaskingu, organizovaní času a určovaní priorít úloh. To je tiež dobrá príležitosť poukázať na to, ako ste čelili viacerým prioritám a vysvetliť, ako ste s nimi zaobchádzali.

Multitasking je nevyhnutný, keď je kancelária obsadená. Kedykoľvek to nie je hrubé, snažím sa vykonať niekoľko úloh naraz. Môžem napríklad jednoducho odpovedať na telefonický hovor pri podpisovaní zásielky od doručovateľa. Keď multitasking nie je možný, zameral som sa na klientov a zákazníkov ako prioritu číslo jedna. Ak je to potrebné, pýtam sa, či mi môžu dať minútu na to, aby som najprv urobil inú úlohu - a ak sú veci naozaj zaneprázdnené, snažím sa volať kolegu, aby mi poskytol pokrytie.

9. Ako silné sú vaše počítačové zručnosti?

Čo chcú vedieť: Anketár chce, aby ste potvrdili, ktoré počítačové zručnosti máte, či vaša úroveň zručností je kompatibilná s očakávaniami spoločnosti a ktoré programy vám najviac vyhovujú. Ak je to možné, je dobré preskúmať, ktoré programy spoločnosť používa pred pohovorom.

Mám veľmi silné počítačové zručnosti. Okrem toho, že som bol oboznámený s Microsoft Office, tiež som robil aktualizácie webstránky spoločnosti v mojej poslednej úlohe, takže som tiež spokojný s používaním WordPressu. Keď začnem používať nový program alebo aplikáciu, zvyčajne zistím, že na väčšinu mojich otázok je možné odpovedať online vyhľadávaním, aj keď oceňujem aj to, že by ste mali získať návod od spolupracovníka.

10. Povedzte mi o svojich skúsenostiach so službami zákazníkom.

Čo chcú vedieť: Anketár chce mať prehľad o skúsenostiach so zákazníckym servisom - koľko rokov, konkrétne príklady a aké zručnosti vám vyhovujú pri riešení problémov.

Pracoval som v zákazníckom servise, pretože som bol teenager. Moja prvá práca bola v kníhkupectve, kde som pomohla zákazníkom nájsť knihy a niekedy aj pokladnicu. Počas vysokej školy som mal aj zamestnanie na čiastočný úväzok, tentoraz na predaj oblečenia. Potom som sa, samozrejme, ako recepčná v spoločnosti ABC, zaoberala aj zákazníkmi, hoci v tejto úlohe som nerobila žiadny predaj. Cítim sa naozaj pohodlne v kontakte so zákazníkmi a pri riešení ich problémov, či už je to hľadanie knihy, ktorú hľadajú, alebo zmena času stretnutia s výkonným.

Tipy na zodpovedanie recepčných otázok

Najlepší recepční sú detailne orientovaní, organizovaní a vynikajúci komunikátori. Preto by sa mali kandidáti ukázať pripravení odpovedať na otázky s otvoreným pohovorom, ktoré zhodnotia skúsenosti, oboznámenie sa s nástrojmi na pracovisku, procesom a súborom zručností - vrátane práce so zákazníckym servisom, multitaskingom a možnosťou rýchleho telefonovania.

V tomto prípade anketári nemusia nevyhnutne hľadať odpovede typu áno alebo nie. Namiesto toho očakávajú, že uchádzači budú odpovedať konkrétnymi príkladmi, ktoré opisujú, ako riešili situácie na pracovisku, a pýtali sa starostlivo preskúmané otázky týkajúce sa priorít spoločnosti, očakávaní, cieľov a výziev.

Vzhľadom na neustále sa zvyšujúci technologický pokrok na pracovisku musia mať recepční aj silné technické zručnosti. Mali by ste mať skúsenosti s používaním telefónnych systémov a kancelárskych strojov, ako sú tlačiarne, kopírky, skenery a faxy (áno, stále), okrem počítačových aplikácií, ako je napríklad MS Office a softvér špecifický pre priemysel.

7 otázok pre dotazovateľa

Anketári budú očakávať, že budete klásť otázky. Tu je zoznam otázok, ktoré môžete položiť počas alebo na konci rozhovoru:

1. Môžete mi povedať viac o každodennej zodpovednosti za túto prácu?
2. Ktoré kvality hľadáte v osobe, ktorú chcete prenajať pre spoločnosť?
3. Aké sú vaše očakávania pre túto prácu a ako hodnotíte úspech?
4. Prečo posledná osoba, ktorá túto prácu opustila?
5. Komu sa táto pozícia hlási?
6. Aké sú možnosti kariérneho postupu v spoločnosti?
7. Ponúka spoločnosť pre zamestnancov nejaké vzdelávacie príležitosti?

Ako urobiť najlepší dojem

Recepčná pozícia môže byť považovaná za vstupnú úroveň, ale môže to byť aj prvý krok v podnikovom rebríčku. Potenciálny zamestnávateľ bude priťahovaný k sebadôvernej osobe. Často budete prvou osobou, s ktorou sa klienti alebo pacienti stretnú pri prvom prechode do kancelárie.

Uistite sa, že váš prvý dojem je najlepší. Tu je návod, ako sa pripraviť na pohovor. Spolu s standout obnoviť, mať čas, aby sa obliekli časť, keď rozhovor. Ak sa vám práca podarí, bude to osoba v prvej línii a je dôležité ukázať zamestnávateľovi váš profesionálny imidž.

Ak si nie ste istí, čo máte na pohovore nosiť, pozrite sa na tieto tipy, ako sa obliecť na pohovor. Ak sú váš životopis aj váš profesionálny odev na mieste, a ste pripravení odpovedať na pravdepodobné otázky, budete úspešní v získaní pozície, na ktorú sa zúčastňujete.