Ako napísať požiadavku na návrh alebo RFP

Žiadosť o návrh, niekedy nazývaná RFP alebo RFQ („žiadosť o cenovú ponuku“), je dokument, ktorý spoločnosť vydáva, keď chce kúpiť produkt a chce sprístupniť svoje špecifikácie verejnosti. To je zvyčajne prípad, keď niekoľko spoločností bude ponúkať na prácu a RFP pozýva konkurencieschopnejšie ceny. Ale ak nechcete pripraviť RFP správne, vaše úsilie môže produkovať ponuky, ktoré sú stratou času, alebo horšie, žiadne ponuky vôbec. Tu je návod, ako ísť o vytváraní RFP na zabezpečenie najlepších výsledkov.

Obtiažnosť: priemerný

Požadovaný čas: Niekoľko dní

12 krokov

1. Urob si domácu úlohu:Zistiť, čo potrebujete, čo chcete, a čo je možné, ako začnete písať svoje RFP. Nevydávajte RFP pre stroj, ktorý dokáže vyrobiť 1500 widgetov za hodinu, ak ste nikdy nepredali viac ako 25 mesačne. Nemá zmysel vydávať RFP pre vysoko-poháňané auto, keď posol môže dostať cez prevádzku rovnako rýchlo na bicykli.
2. Rozlišujte svoje potreby a potreby: Ak si chcete kúpiť aplikáciu, ktorá môže prenášať obrázky medzi centrálou a dodávkami na pracovisku, môžete zadať počet obrázkov, ktoré potrebujete za sekundu, maximálnu veľkosť obrázkov, ktoré potrebujete, a potrebné rozlíšenie. I keď to môže byť pekné mať tieto obrázky vo farbe, rozhodnúť, či je to naozaj potrebné. Ak naozaj potrebujete určité špecifické, použite slová ako "vôľa", "bude" a "musí". To naznačuje, že toto sú požiadavky. Špecifikácie, ktoré sú len "chce", by mali byť identifikované slovami ako "môže," "môže" a "nepovinné".

1. Rozhodnite sa, ako bude víťaz vyzeraťNávrhy, ktoré dostanete ako odpoveď na váš RFP, sa budú líšiť. Každá odpovedajúca spoločnosť bude mať rôzne silné a slabé stránky. Niektoré sa zamerajú na najnižšie náklady. Iní sa zamerajú na najlepšiu kvalitu. A iní ponúknu kompletnú sadu funkcií. Rozhodnite sa dopredu, čo hľadáte - najnižšiu cenu, najrýchlejšie doručenie alebo kombináciu týchto dvoch možností.
2. Usporiadajte dokumentČokoľvek, čo napíšete pre biznis, by malo byť predmetom veľkého množstva myšlienok a malo by byť organizované. Osnova je dobrým miestom na štart. Minimálne budete potrebovať sekcie na úvod, požiadavky, kritériá výberu, časové harmonogramy a procesy. Mnohé z týchto sekcií budú mať podkapitoly.

1. Napíšte úvodTo je miesto, kde budete vysvetľovať potenciálnym záujemcom, prečo ste publikovanie RFP a čo dúfate, že dosiahnete tým. Úvod môže obsahovať aj zhrnutie kľúčových bodov z ostatných oddielov vrátane dátumu splatnosti. Zavedenie RFP pre systém prenosu obrazu by mohlo čítať niečo takéto: „Spoločnosť XYZ požaduje návrhy vysoko spoľahlivého, ľahko použiteľného systému schopného prenášať obrázky z hlavnej kancelárie do dodávok kdekoľvek v metropolitnej oblasti. musí byť doručená do pondelka 5. marca 2007 o 8:00 hod.

1. Vysvetlite požiadavky: Táto časť je jednou z najdôležitejších a zvyčajne trvá najviac času. Budete musieť špecifikovať veľkosť a jasnosť obrázkov, ktoré sa majú prenášať, a potrebnú rýchlosť. Buďte konkrétni, ale nehovorte uchádzačom, ako chcete, aby bola práca vykonaná, ak to nie je nevyhnutné. Možno budete chcieť túto časť rozdeliť do podsekcií. Napríklad (a) prenos a veľkosť obrazu (b), ktorá by mohla zahŕňať tak požadovanú rýchlosť, ako aj všetky požiadavky, ktoré zabezpečujú prenos (c) požadovanú možnosť, kde by ste mohli uviesť farbu ako požadovanú možnosť.

1. Kritériá pre výberTu je miesto, kde poviete záujemcom, ako vyberiete víťaznú cenovú ponuku. Môžete prezradiť toľko alebo tak málo, ako sa vám páči. Je to dobrý nápad zahrnúť vetu ako: "Víťazný uchádzač, ak existuje, bude vybraný výlučne na základe úsudku spoločnosti XYZ Company." Možno budete chcieť vytvoriť tabuľku, ktorá bude udeľovať každej ponuke určitú škálu bodov v každej kategórii.Potom si tím vyberie tú najlepšiu ponuku spomedzi tých, ktorí majú tri najlepšie výsledky.
2. časovej osi: Táto časť hovorí spoločnostiam, ako rýchlo musia konať a ako dlho bude proces trvať. Pri stanovovaní termínov buďte rozumní. Nežiadajte o návrhy na komplexné systémy, potom dajte uchádzačom len niekoľko dní na odpoveď. Umožnite viac času na prípravu ponuky, ak je váš RFP veľký, ak je požadovaný nákup zložitý, alebo ak požadujete veľmi podrobnú odpoveď. Toto je tiež miesto, kde môžete uchádzačom povedať, ako dlho bude trvať proces hodnotenia, keď budú upozornení, ak budú úspešní, a ako rýchlo musia splniť to, čo sľúbili.

1. postup: Túto časť použite na vysvetlenie, ako bude tento proces fungovať - ​​od odoslania RFP až po zadanie zákazky a kedy začne práca. Táto sekcia môže povedať: „Ceny sú splatné v deň uvedený v kroku 8. Všetky cenové ponuky budú preskúmané, aby sa ubezpečili, že spĺňajú všetky požiadavky a reagujú na ne. Všetky citlivé cenové ponuky budú hodnotené v kategóriách X (kategórie môžete pomenovať, ak Ak chcete) a tri najlepšie ponuky budú vyhodnotené návrhovým tímom, aby vybrali víťazného uchádzača a náhradníka. Očakáva sa, že výsledkom rokovaní s víťazným uchádzačom bude zadanie zákazky do dvoch týždňov.

1. Rozhodnite sa, ako poslať RFP: Väčšina RFPs je odoslaná, ale nemusia byť. Môžete poslať RFP e-mailom, alebo môžete uverejniť na webových stránkach vašej spoločnosti. Uistite sa, že zadáte názov (alebo číslo ponuky), ktoré by uchádzači mali použiť na identifikáciu RFP, na ktorý reagujú.
2. Rozhodnite sa, kto dostane RFP: Možno ste už identifikovali dodávateľov, od ktorých chcete nakupovať. Vaša spoločnosť môže mať dokonca zoznam prijateľných dodávateľov. Ak nie, môžete nájsť možných dodávateľov prostredníctvom svojej profesionálnej siete, vyhľadávaním online alebo požiadaním dôveryhodných dodávateľov o iné materiály o ich odporúčania. Neobmedzujte svoj zoznam tých, ktorí dostanú vašu RFP len na veľké spoločnosti alebo etablovaných dodávateľov. Môžete nájsť lepšie nápady a ešte lepšie ceny od menších dodávateľov, ktorí sú často viac dychtiví pri získavaní vášho podnikania.

1. Upozorniť víťaza: Akonáhle ste dokončili všetky vyššie uvedené kroky, je čas urobiť skok a oznámiť víťaznému RFP, že je čas pokročiť vpred s projektom.