Manažovanie neočakávaného v práci

Hovorenie "Nič nikdy nepôjde tak, ako je plánované" je také presné ako v práci. Keď sa veci pokazia, je to často bez varovania. Ak by ste mohli zabrániť takýmto nešťastiam v prvom rade, mali by ste. Zatiaľ čo niektoré z týchto problémov sú predvídateľné, väčšina z nich nie je. Preto je nevyhnutné vedieť, ako je možné identifikovať a riešiť tieto situácie hneď po ich vzniku. Uvádzame niekoľko tipov na správu neočakávanej práce:

1. Očakávajte, že niečo bude nesprávne, aj keď neviete čo

Vždy hľadajte problémy. Nikto nechce byť súdnikom, ale čím skôr zistíte, že komplikácia existuje, tým rýchlejšie môžete začať robiť kroky na jej odstránenie. Vynikajúce zručnosti pri riešení problémov sú rozhodujúce pri riešení týchto situácií. Zahŕňajú vašu schopnosť rozpoznať existenciu problému a potom identifikovať jeho príčinu.

Malá nehoda môže narásť do veľkého problému a potom do krízy veľmi rýchlo, pokiaľ sa neprijmú okamžité opatrenia. Keď je problém ignorovaný alebo nerozpoznaný, časom sa stane čoraz ťažším, alebo dokonca nemožným vyriešiť. Vaša bdelosť môže zachrániť vašu spoločnosť pred vážnymi škodami.

2. Nepanikárte

Váš základný inštinkt môže byť panika, keď sa niečo pokazí. Váš adrenalín začne prúdiť, čo vás môže podnietiť k činom. Bude to však aj váš úsudok. Vaša schopnosť zostať v pokoji je nápomocná pre váš úspech pri zvládaní neočakávaných. Panika spôsobí, že vyfúkneme malé komplikácie z pomeru. Táto emocionálna reakcia by sa mohla trochu zmeniť na obrovskú krízu vo vašej mysli.

Zhlboka sa nadýchnite a strávte chvíľku alebo dve hodnotením situácie a premýšľaním o tom, čo musíte urobiť ďalej. Aj keď by ste mali rýchlo reagovať, nenechajte sa unáhliť. To povedie len k tomu, že sa urobia dezinformované rozhodnutia a prijmú sa nevhodné kroky.

3. Pripravte roztoky v Advance

Aj keď nie je možné plánovať pre každý scenár najhoršieho prípadu, mali by ste mať na pamäti stratégiu, ktorá sa bude zaoberať vecami, ktoré sú s najväčšou pravdepodobnosťou chybné. Napríklad, ak máte na starosti veľkú konferenciu, ktorú vaša organizácia hosťuje, buďte pripravení na to, aby sa kuchár na poslednú chvíľu zrušil, alebo aby sa zvukový systém dostal do poruchy. Deň pred podujatím potvrďte s kuchárom a skontrolujte, či je ozvučovací systém funkčný.

Prioritou je plánovanie ďalších spoločných udalostí, nie tých, ktoré sú nepravdepodobné. Ak sa obávate príliš veľa vecí, ktoré sa pokazia, nebudete schopní robiť svoju prácu. Upravte svoje plány ako nepravdepodobné udalosti. Napríklad, keď nepotrebujete plán na reakciu na hurikán v januári, potrebujete ho v júli.

4. Použite svoje zručnosti kritického myslenia

Okrem vynikajúcich zručností pri riešení problémov sú pre úspešné zvládnutie neočakávanej práce nevyhnutné aj vynikajúce zručnosti kritického myslenia. Vykonajte systematický prístup k riešeniu malých komplikácií a závažných kríz. Hoci rýchla akcia je nevyhnutná, venujte čas niekoľkým alternatívnym riešeniam. Potom ich vyhodnotiť skôr, ako si vyberiete ten, o ktorom sa rozhodnete, je najlepší. V prípade potreby získajte vstupy od svojho tímu a nadriadených, a to pri príchode s možnými riešeniami a pri výbere, ktorý z nich implementujete.

5. Uchovávajte zoznam zdrojov na dosah ruky

Keď sa objavia problémy a na ich vyriešenie potrebujete pomoc zvonku, zoznam poskytovateľov služieb sa ukáže ako neoceniteľný. Vráťme sa späť na príklad konferencie a pripravujeme sa na to, aby sa kuchár na poslednú chvíľu zrušil. Ak máte na zozname kontaktov osobu, ktorá opravuje zvukové zariadenie, zlyhanie zvukového systému nezbaví vašu konferenciu.

V závislosti na potrebách vašej organizácie, vrátane inštalatérov, elektrikárov, počítačových expertov, opravárov kancelárskych zariadení, stravovacích zariadení a agentúr dočasného zamestnávania vo vašom zozname kontaktov. Pred prijatím externej služby sa uistite, že máte súhlas osoby, ktorá kontroluje reťazce peňaženky pre vašu organizáciu. Podľa potreby upravte zoznam kontaktov. Pridať k tomu, ako si nájsť ďalších poskytovateľov a odstrániť kontakty, ktoré neprechádzajú pre vás, alebo že už nie sú v podnikaní. Sieť so svojimi kolegami, dokonca aj s inými organizáciami, vám poskytne odporúčania a recenzie.

Rýchla a meraná reakcia na kritickú situáciu zníži nepriaznivé účinky na vašu organizáciu a jej spodnú hranicu. Váš šéf ocení vaše úsilie reagovať na potenciálne škodlivú krízu.