Odpovede na otázky rozhovoru O manipulácii s vysokým objemom hovorov

Keď sa uchádzate o pozíciu v administratíve alebo kancelárii, typická otázka na pohovor bude: „Ste spokojní s používaním telefónneho systému s viacerými linkami a manipulácie s veľkým objemom telefonických hovorov?“

Je jasné, že chcete vyjadriť, že ste spokojní s viacerými telefónnymi linkami. Je to jednoduchšie, ak ste v minulosti zvládli hlasové hovory s vysokými hovormi, ale aj keď ste nemali takúto skúsenosť, môžete na otázku stále odpovedať spoľahlivo.

Príklady najlepších odpovedí

Tu sú ukážkové odpovede na rozhovor, ktoré môžete upraviť tak, aby vyhovovali vašim osobným skúsenostiam a pozadia:

• Áno, som pohodlné používanie viacerých telefónnych liniek s veľkým objemom hovorov a urobili tak v minulosti. Som schopný udržať rozhovory oddelené a s klientmi sa správať priateľským a efektívnym spôsobom.
• Nemám priamo spracované viac telefónnych liniek, ale chápem, že je dôležité byť zdvorilý a efektívny a som rýchly študent.
• Chápem, že telefonický kontakt je často prvou interakciou, ktorú má zákazník so spoločnosťou, a prvý dojem je nesmierne dôležitý. Je dôležité udržiavať priateľský, profesionálny spôsob na telefóne za všetkých okolností.

Vytvorenie odpovede na telefónne systémy

Začnite skúmaním popisu úlohy, o ktorú ste požiadali, a porovnaním svojich kvalifikácií s úlohou. Je schopný ručiť vysoko volať jeden, ak požiadavky? Ak áno, môžete si byť istí, že anketár sa spýta na vašu schopnosť zvládnuť všetky tieto hovory. Aj keď požiadavky výslovne neuvádzajú schopnosť zvládnuť veľký počet telefonických hovorov, môžete sa staviť, že to tak bude aj počas rozhovoru.

Pozrite sa na aktuálne a predchádzajúce úlohy a vytvorte zoznam telefónnych systémov, ktoré ste použili. Premýšľajte aj o všetkých neplatených alebo dobrovoľníckych prácach, zamestnaniach študentov a pracovných miestach, na ktorých ste odpovedali na telefón. Možno budete chcieť robiť poznámky o telefónoch pre každú položku vo vašom životopise, aby vám pomohli odpovedať na vaše interview.

Ktorý telefónny systém využíva prácu?

Možno budete chcieť urobiť malý prieskum pred pohovorom, aby ste zistili, aký telefónny systém sa používa v kancelárii. To vám môže pomôcť pripraviť sa na odpoveď na otázku. Ak ste tento konkrétny systém nepoužili, skutočnosť, že ste skúmali, ako funguje, by mala mať na anketára dobrý dojem.

Ako však viete, aký systém používajú? Mohli by ste sa opýtať osoby, ktorá s vami zriaďuje rozhovor. Mali by ste si tiež všimnúť, aké telefóny sa používajú pri príchode na pohovor (ak ich vidíte). Dbajte na to, ako je telefón zodpovedaný, ak zavoláte, aby ste potvrdili čas a miesto pohovoru, čo vám umožní nahliadnuť do toho, čo sa očakáva.

Tu je zoznam otázok, ktoré môžete očakávať, že budete požiadaní o vaše skúsenosti s telefónnymi systémami:

Ktoré telefónne systémy ste použili?

Existuje niekoľko systémov a nemusíte si spomenúť, ktoré ste použili. Môžete kontaktovať svojich predchádzajúcich zamestnávateľov alebo kolegov a opýtať sa. Očakávajte, že budete požiadaní o niektorú z nasledujúcich otázok:

• Ktoré značky boli?
• Aké modely telefónov ste použili?
• Koľko telefónnych liniek ste zvládli?
• Aký bol obvyklý objem hovorov každý deň?
• Ako často ste naraz mali viac ako jedného volajúceho?
• Použili ste headset?
• Použili ste hlasitý telefón?
• Použili ste konferenčný telefónny systém?
• Použili ste video telefónny systém?

Ktoré telefónne zručnosti ste použili?

Možno budete chcieť dotiahnuť svoj životopis, aby zahŕňal niektoré z týchto zručností, ak ich máte. Okrem toho sa môže váš anketár opýtať na tieto zručnosti:

• Umiestnenie volajúcich podržaných
• Skríningové výzvy pre supervízora
• Umiestnenie hovorov pre supervízora
• Prenos a presmerovanie hovorov
• Konferenčné hovory - ich nastavenie, umiestnenie, správa, účasť v nich
• Správa hlasovej pošty
• Prijímanie správ

Zákaznícke služby Telefón zručnosti ste použili

Manipulácia s veľkým objemom hovorov zahŕňa viac ako stlačenie pravých tlačidiel. Budete musieť vyjadriť, ako dobre dokážete zvládnuť aj volajúcich. Predtým, než pôjdete do rozhovoru, premýšľajte o týchto zručnostiach týkajúcich sa služieb zákazníkom:

• Rokovanie s naštvanými alebo frustrovanými volajúcimi
• Frontline telefón odpovedá na veľkú kanceláriu a prenáša volajúcich na určené kontakty
• Použitie vhodných obchodných zvyklostí a jazyka na telefóne
• Zdvorilé a zdvorilé zaobchádzanie s hovormi do a na vyšších riadiacich pracovníkov a klientov