Ako dlho HR musí viesť súbory zamestnancov

Jednou z veľkých vecí o ľudských zdrojoch je, že máme veľa papierovania. Tony a tony a tony. Je pravda, že veľa z nich je v týchto dňoch elektronické, ale princíp zostáva. HR vedie evidenciu. A tie záznamy musíme uchovávať, ale ako dlho?

Tu sú základné pokyny pre vedenie záznamov o ľudských právach. Pamätajte však, že štátne zákony sa môžu líšiť od týchto pokynov. Ak sú zákony štátu a federálne zákony v rozpore, vždy uchovávajte záznamy na základe toho, ktorá požiadavka je dlhšia. Je lepšie si niečo nechať príliš dlho, než nie dosť dlho.

Záznamy o prenájme

Musíte zachrániť všetky tieto životopisy, rozhovory poznámky, aplikácie a pracovné miesta, a dokonca aj záznam z vašich vyhľadávaní prostredníctvom žiadateľa systému sledovania po dobu jedného roka po rozhodnutí, aby sa práca ponuka bola vykonaná. Takže, ak budete viesť rozhovor so žiadateľom a celý proces sa bude trvať tri mesiace, nie je to až do konečného rozhodnutia o prijatí, že hodiny začnú tikať.

Prečo to musíte urobiť? Ak niekto spochybňuje vaše rozhodnutie o prijatí do zamestnania, budete musieť preukázať, že ste v žiadnom prípade nediskriminovali akýmkoľvek spôsobom, formou alebo formou. Zákony, ako je zákon o Američanoch so zdravotným postihnutím, hlava VII, a mnohé ďalšie vyžadujú, aby ste preukázali, že ste v súlade. Údržba týchto záznamov vám to pomôže.

Drug Test Records

Ak budete potrebovať testovanie na drogy pred nástupom do zamestnania, je to súčasť záznamu o zamestnaní a mali by ste si ponechať kópiu výsledkov za jeden rok. Ak robíte ďalšie testovanie na drogy, či už v dôsledku incidentu v práci alebo ako súčasť náhodnej kontroly, musíte tieto záznamy uchovávať aj jeden rok. Ak však podliehate predpisom ministerstva dopravy, minimálny časový rámec pre záznamy o testovaní drog je päť rokov.

Mzdové a časové karty, atď.

Zákon vyžaduje, aby ste tieto záznamy uchovávali tri roky, ale nedávne súdne spory znamenajú, že by bolo pre vás múdrejší ich uchovávať dlhšie. Chcete udržiavať záznamy o tom, koľko bol každý zamestnanec platený, a koľko hodín pracovali počas celého svojho funkčného obdobia vo vašej spoločnosti. Záznamy uchovávajte najmenej päť rokov po odchode zamestnanca bez ohľadu na dôvod.

Pre zamestnancov oslobodených od dane samozrejme nemusíte viesť záznamy o čase, pretože ich mzda je rovnaká bez ohľadu na počet odpracovaných hodín. Avšak, ak ste niekedy mylne klasifikovali zamestnanca ako oslobodeného, ​​ak by mala byť bez výnimky, tieto záznamy o odpracovaných hodinách vás môžu viesť k plateniu nadčasov. Uistite sa, že ste zahrnuli, ako spoločnosť vypočítala mzdu. Napríklad, musíte sledovať, či to bol rovný plat, plat plus provízia, nadčasy, kusové práce, alebo priame hodinové mzdy.

Musíte to urobiť nielen pre mzdové a daňové otázky, ale mnohé iné rozhodnutia závisia od počtu odpracovaných hodín. Napríklad oprávnenosť na FMLA závisí od počtu odpracovaných hodín za rok. Ak máte zamestnanca oslobodeného na čiastočný úväzok, možno budete chcieť zvážiť požiadavku na zaznamenanie času na určenie spôsobilosti FMLA. Musíte tiež dokázať, že ste platili svojim pracovníkom za všetky hodiny, ktoré odpracovali.

Forma I-9

Uchovávajte zamestnanca I-9 Formulár, uložený oddelene od osobných záznamov, tri roky po prijatí zamestnanca a jeden rok po skončení zamestnania, podľa toho, čo nastane neskôr.

Informácie o zdravotných / dôchodkových dávkach

Musíte uchovávať záznamy o svojich plánoch pre všetky vaše dávky minimálne šesť rokov. Súdy sa domnievajú, že ak vás zamestnanec žaluje a hovorí, že si zaslúži vyšší dôchodok, je napríklad povinnosťou zamestnávateľa dokázať, že dlhujú viac, nie zodpovednosť zamestnanca za dokázanie, že to robia. Uschovajte si všetky tieto popisy súhrnného plánu.

Ak máte bývalých zamestnancov, ktorí sú spôsobilí na COBRA, rozširujúc ich zdravotné výhody, mali by ste tieto záznamy uchovávať aj šesť rokov, aby boli v bezpečí. Zákon nešpecifikuje zadržanie, ale keďže by to mohlo platiť podľa zákona o zamestnaneckom dôchodkovom zabezpečení (ERISA), tento zákon vyžaduje uchovávanie po dobu šiestich rokov. Ak chcete byť na bezpečnej strane, nevyhadzujte tieto záznamy.

Záznamy FMLA

Keď zamestnanec požiada FMLA, musíte mať tú papierovú stopu, aj keď túto dovolenku odmietnete na tri roky. Uistite sa, že sledujete dovolenku každého zamestnanca - keď to začalo a koľko času sa používa. Ak má zamestnanec prerušenú FMLA, uistite sa, že sledujete každú dovolenku a zdokumentujete počet hodín. Dátumy a počet hodín by mali byť zdokumentované. Pamätajte si, že prerušovanú dovolenku môžete používať niekoľko hodín denne alebo niekoľko dní v týždni. Zdokumentujte ho a tieto záznamy uchovávajte.

Pamätajte si, že toto nie je úplný zoznam a vzťahuje sa len na federálne zákony. Môžete byť vystavení ďalším zákonom o uchovávaní záznamov, ak ste napríklad spolkový dodávateľ alebo váš štát má iné štandardy. Keď máte pochybnosti, nevyhadzujte to.

Ďalšie zdroje o vedení záznamov a povinnom podávaní správ môžete získať v Spoločnosti riadenia ľudských zdrojov (SHRM).

disclaimer: Upozorňujeme, že poskytnuté informácie sú síce autoritatívne, ale nie sú zaručené za správnosť a zákonnosť. Stránka je čítaná celosvetovým publikom a zákony a nariadenia týkajúce sa zamestnania sa v jednotlivých krajinách líšia. Prosím vyhľadajte právnu pomoc alebo pomoc zo štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že váš právny výklad a rozhodnutia sú správne pre vašu lokalitu. Tieto informácie slúžia na usmernenie, nápady a pomoc.