Najlepšie postupy pre súbory zamestnancov zamestnancov

Je to dobrý nápad, aby zamestnávateľ udržiaval personálny súbor pre každého zamestnanca. Dokumentácia o histórii zamestnania, záznamy o prínosoch a dosiahnutých výsledkoch, disciplinárne oznámenia, propagačné akcie, plány rozvoja výkonnosti a oveľa viac patria do personálneho spisu. Inteligentní zamestnávatelia majú aj viac ako jeden personálny súbor.

Zamestnávateľ má dobré dôvody na uchovávanie viacerých personálnych spisov - niektoré právne a niektoré na účely osvedčených postupov v oblasti zamestnanosti. Dokumentácia je potrebná, aby zamestnávateľ mal presný prehľad o zamestnaneckej histórii zamestnanca. Dokumentácia podporuje rozhodnutia zamestnávateľa a môže chrániť zamestnávateľa v súdnom konaní - správne.

Obsah personálneho súboru poskytuje historický prehľad o dôležitých udalostiach počas kariéry zamestnanca. Podporujú rozhodnutia, ktoré sa týkajú zamestnanca a jeho kariéry. Preukazujú dôvody zamestnávateľa, ktoré sa týkajú zamestnávania, povýšenia, prevodu, odmien a uznávania a rozhodovania o prepúšťaní.

Rôzne smernice sú spojené s rôznymi typmi súborov zamestnancov

Pretože sa odporúča niekoľko typov personálnych súborov, pre každý typ personálneho súboru sú priradené rôzne pravidlá a smernice.

• Každý typ personálneho súboru má iný dôvod pre existujúci a odlišný obsah na základe tohto dôvodu.
• Každý typ personálneho súboru je uložený odlišne.
• Prístup k personálnemu spisu je obmedzený na niektorých zamestnancov vo väčšine organizácií. Mnohé organizácie obmedzujú prístup k personálnym súborom len pre personál. Rôzne typy osobných súborov majú odlišné prístupové pravidlá.
• Prístup zamestnanca k jeho osobnému spisu je povolený, ale väčšina zamestnávateľov zaviedla smernice pre prístup zamestnancov k zamestnancom prostredníctvom politiky prístupu k zamestnancom v príručke pre zamestnancov. (Rôzne štáty a jurisdikcie majú odlišné pravidlá, takže zostaňte aktuálne pre svoju polohu.)

  Väčšina organizácií neumožňuje manažérovi zamestnancov prístup k celkovému osobnému súboru. Od manažérov sa očakáva, že budú uchovávať príslušnú dokumentáciu vo svojom vlastnom pracovnom súbore, ktorý nie je oficiálnym personálnym súborom.

• Oddelenie ľudských zdrojov je zodpovedné za personálne súbory zamestnancov.

Odporúčané osobné súbory

Tu sú typy odporúčaných personálnych súborov a to, čo potrebujete vedieť o práci s nimi.

Personálny súbor zamestnancov

Toto je hlavný súbor, ktorý zamestnávateľ vedie pre každého zamestnanca. Personálny súbor uchováva históriu zamestnania každého zamestnanca. To je to, čo potrebujete vedieť o personálnom súbore zamestnancov.

Lekársky súbor

Zdravotná dokumentácia zamestnanca má závažné právne obmedzenia, ktoré musí zamestnávateľ poznať a dbať. Tu je to, čo potrebujete vedieť o dôvernosti a obsahu zdravotnej dokumentácie zamestnancov.

Súbor miezd

Prístup zamestnancov k mzdovému spisu zamestnancov je menej reštriktívny ako prístup k zdravotníckemu alebo personálnemu spisu. Mzdový súbor obsahuje informácie o mzdách, výbere dávok, zmenách mzdových sadzieb, exekúciách a inej právnej dokumentácii, ktorá má vplyv na výplatu zamestnanca. Rôzne účtovné a personálne zdroje majú prístup k informáciám v mzdovom súbore.

I-9 Súbor formulárov pre zamestnancov

Kvôli prístupovým právam rôznych vládnych agentúr sa riadite osvedčenými postupmi udržiavaním samostatného súboru pre zamestnancov I-9. Zistite viac o ukladaní formulárov I-9.

Politika prístupu k personálnym súborom pre zamestnancov

Chcete umožniť každému zamestnancovi vedieť, čo je v jeho personálnom súbore, ale musíte kontrolovať integritu, úplnosť a dôkladnosť súboru. Udržiavanie dôvernosti zamestnancov a zamestnávateľov a obmedzený prístup sú zabezpečené politikou prístupu k súborom.

Čo nezahrnúť do súboru zamestnancov zamestnancov

Hľadáte pokyny týkajúce sa obsahu, ktorý by nikdy nemal byť zahrnutý do súboru zamestnancov zamestnancov? Tu sú moje najlepšie odporúčania týkajúce sa obsahu, ktorý chcete zachovať buď na samostatnom, neformálnom mieste, alebo nie. Zadržanie nepotrebnej a čisto mienenej dokumentácie vám môže ublížiť.

dokumentácia

Viete, aká dokumentácia je? Slovo, dokumentácia, pestovanie často vo svete zamestnanosti a ľudských zdrojov. Ale význam dokumentácie a prečo by ste mohli chcieť dokumentovať konkrétne udalosti v oblasti zamestnanosti, je dôkladne zakrytý v časti „Význam dokumentácie v oblasti ľudských zdrojov“. Pozrite sa, pretože správna dokumentácia je nevyhnutná pre presné súbory zamestnania.

disclaimer: Upozorňujeme, že poskytnuté informácie sú síce autoritatívne, ale nie sú zaručené za správnosť a zákonnosť. Stránka je čítaná celosvetovým publikom a zákony a nariadenia o zamestnaní sa v jednotlivých krajinách líšia. Prosím vyhľadajte právnu pomoc alebo pomoc zo štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že váš právny výklad a rozhodnutia sú správne pre vašu lokalitu. Tieto informácie slúžia na usmernenie, nápady a pomoc.