Pokyny pre písanie odborných listov a e-mailov

Aký je najlepší spôsob, ako napísať profesionálny list - s papierovým listom alebo e-mailom? Jeden naozaj nie je lepší ako ten druhý. V niektorých prípadoch má zmysel komunikovať prostredníctvom e-mailu a niekedy budete musieť odoslať tradičný typ, vytlačený a podpísaný list. Bez ohľadu na to, čo si vyberiete, je dôležité riadiť sa najlepšími profesionálnymi pokynmi na písanie a písanie e-mailov a formátov.

E-mail je rýchlejší a jednoduchší, ale niektoré e-mailové správy sa nikdy neotvoria a v závislosti od toho, pre koho píšete a prečo píšete, môžete byť požiadaní, aby ste odoslali napísaný a podpísaný list alebo ho dokonca odoslali online.

Typ správy, ktorú si vyberiete, závisí od toho, s kým komunikujete, a od účelu vašej korešpondencie.

Pokyny pre písanie odborných listov a e-mailov

Všetky dobre napísané listy obsahujú niekoľko častí. Informácie, ktoré nájdete v každej časti a celkový formát, závisí od toho, či odosielate napísané písmeno alebo e-mailovú správu.

Je dôležité, aby ste poznali jednotlivé časti listu a to, čo by malo byť v každom z nich uvedené. Tiež je potrebné vedieť, ako adresovať a podpísať ako písaný a e-mailovej komunikácie. Jednotlivé časti listu sú nasledovné: t

• Kontaktné informácie
• Pozdrav (Pozdrav)
• Telo listu
• záverečný
• podpis

Kontaktné informácie

Spôsob, akým vložíte svoje kontaktné údaje, sa bude líšiť podľa toho, ako posielate svoj list. V e-mailovej správe budú vaše kontaktné informácie na konci správy, zatiaľ čo v písomnom liste sú vaše kontaktné informácie v hornej časti stránky. Tu je to, čo zahrnúť do sekcie kontaktných informácií, plus vzorky pre písané písmená a e-maily.

pozdravenie

Pozdrav je pozdrav časť vášho listu s niečím ako "Vážený pán Peterson," alebo "Na koho sa to môže obávať." Tu je zoznam príkladov list pozdrav, ktoré fungujú dobre pre profesionálnu korešpondenciu.

Telo listu

Telo vášho listu bude obsahovať niekoľko odsekov. Prvý odsek by mal obsahovať úvod a stručné vysvetlenie vášho dôvodu písania. Druhý odsek (a všetky nasledujúce odseky) by mali ďalej vysvetľovať vaše dôvody na písanie. Posledný odsek by mal buď požiadať čitateľa o opatrenie, ak niečo žiadate, alebo uviesť, ako budete postupovať. Uistite sa, že účel vášho listu je jasný. Čitateľ bude potrebovať vedieť, o čo žiadate a ako vám môžu pomôcť.

Ak poskytujete služby alebo pomoc, uistite sa, že je jasné, čo môžete poskytnúť.

záverečný

List je uzavretý s termínom ako "Best regards" alebo "S pozdravom", za ktorým nasleduje čiarka, potom váš podpis, ak posielate napísaný list.Ak posielate e-mailovú správu, jednoducho zadajte svoje meno po uzavretí. Tu je zoznam príkladov uzatvárania listov, ktoré sú vhodné pre obchodnú a pracovnú korešpondenciu.

podpis

Doplnkom k vášmu listu je váš podpis, ktorý v e-mailovej správe bude obsahovať vaše kontaktné informácie. Tu je návod, ako podpísať list a ako nastaviť a podpísať e-mail.

Ako adresovať list

Je dôležité obrátiť sa na jednotlivca, s ktorým píšete formálne, pokiaľ ich nepoznáte veľmi dobre. Tu je návod, ako adresovať list obsahujúci všeobecné informácie, ktoré môžete použiť, ak nemáte kontaktnú osobu v spoločnosti.

Formátovanie vašej korešpondencie

Teraz, keď máte všetky informácie, ktoré potrebujete zahrnúť do svojej správy, si pozrite štandardný formát, ktorý sa bude používať pre listy a e-mailové správy.

Pokyny na písanie listov

Ďalším krokom je vyleštenie vášho listu. Medzi odsekmi a hornou a dolnou časťou stránky by mal byť dostatok miesta. Tiež chcete vybrať čitateľný, profesionálny štýl a veľkosť písma. To, čo hovoríte, bude závisieť od dôvodu, ktorý píšete, takže si určite svoj list prispôsobte svojej osobnej a profesionálnej situácii. Tu sú návody krok za krokom pre písanie rôznych typov písmen, vrátane okrajov stránok, fontov, medzier a podrobností o tom, čo zahrnúť, spolu s príkladmi každého:

• Ako napísať obchodný list
• Ako napísať sprievodný list
• Ako napísať žiadosť o zamestnanie
• Ako napísať referenčný list
• Ako napísať rezignáciu list
• Ako napísať ďakujem list
• LinkedIn Správa a pozvánky
• Profesionálne e-mailové správy

Príklady a šablóny

Použitie šablóny je skvelý spôsob, ako začať svoj vlastný list alebo e-mailovú správu, pretože začínate na základnom formáte. Jednoducho vyplňte údaje v príslušnej časti listu.

Pri pohľade na príklady je tiež užitočné, pretože dostanete nápady na to, čo povedať vo vlastnej korešpondencii.

• Vzorky listov:Preskúmajte tieto písomné vzorky listov, vrátane obchodných listov, sprievodných listov, rozhovorov ďakujem listy, následné listy, listy prijímania pracovných miest a odmietnutia listov, rezignácie listov, ocenenia listov, obchodných listov, a ďalšie list vzorky a šablóny.
• Príklady e-mailových správ:Tieto e-mailové príklady zahŕňajú príklady zamestnania, hľadania zamestnania a obchodných e-mailových správ, plus e-mailové šablóny, príklady formátovaných správ a predmetové riadky, plus pozdravy a príklady podpisov.

Kontrola pravopisu a kontrola pravopisu

Nakoniec pred tlačou alebo nahraním listu alebo odoslaním e-mailovej správy, kontroly pravopisu, kontroly gramatiky a jej kontroly.

Tip na uistenie, že nie sú žiadne chyby, je nahlas prečítať. Môžete si všimnúť chyby, ktoré ste zmeškali, len čítaním.