Pravidlá pre e-mailovú etiketu na pracovisku

Hoci nemôžete používať e-mail na spoločenskú komunikáciu tak, ako ste kedysi robili, pravdepodobne ho stále používate na profesionálnu korešpondenciu. Ak takto komunikujete so svojimi kolegami, šéfmi, klientmi a zákazníkmi a potenciálnymi zamestnávateľmi, postupujte podľa týchto šiestich pravidiel pre správnu e-mailovú etiketu.

1. Mind Your Manners

Dokonca aj vo svete, kde sa ponáhľame, aby sa veci robili čo najrýchlejšie, aby sme mohli prejsť na ďalšiu úlohu, venujte si čas dobrým mravom vo svojom e-maile. Nezanedbávajte hovoriť "prosím" a "ďakujem."

Keď oslovujete ľudí, ktorých dobre nepoznáte alebo vôbec, alebo s ktorými máte len formálny vzťah, oslovte ich ich menom a priezviskom, pokiaľ vás nepožiadali o opak. Napríklad povedzte „Vážený pán White“ alebo „Drahá pani Greyová“. Ak odpovedáte na e-mail a odosielateľ pôvodnej správy ho podpísal len s jeho krstným menom, potom môžete bezpečne predpokladať, že je v poriadku, aby ste ich riešili rovnakým spôsobom.

2. Sledujte svoj tón

Tón je, ako môžete ako spisovateľ vyjadriť svoj postoj v e-mailovej správe. Ovplyvňuje spôsob, akým je prijímaný. Zvyčajne sa chcete uistiť, že sa stretnete s príjemcom ako úctivý, priateľský a prístupný. Nechcete, aby to znelo poriadne alebo náročné. Znova načítajte správu niekoľkokrát pred zasiahnutím odosielania.

Keď píšete niekomu, s kým ste komunikovali predtým, začnite tým, že poviete niečo priateľské ako „Dúfam, že ste v poriadku“. Kým emojis vám môže pomôcť sprostredkovať tón ľahšie, zdržať sa ich používania v profesionálnom e-mailu, ak nepíšete niekomu, s kým máte veľmi neformálny vzťah. Nikdy ich nepoužívajte pri písaní potenciálnemu zamestnávateľovi.

Vždy sa považuje za zlú e-mailovú etiketu napísať e-mail alebo časť jedného veľkého písmena. Bude to vyzerať, akoby ste kričali.

3. Buďte struční

Obsadení ľudia nemajú čas ani sklon stráviť viac ako minútu čítaním individuálneho e-mailu. Ak chcete, aby váš príjemca rýchlo prečítal vašu správu - a stále jej rozumiete - musíte ju udržať stručnú.

Nezanechávajte však relevantné detaily. Uistite sa, že vaša správa jasne vyjadruje váš dôvod na jej napísanie na prvom mieste. Nikto neušetrí čas, ak skončíte s tam a späť, zatiaľ čo sa pokúsite vysvetliť detaily, ktoré ste vynechali.

4. Vyhnite sa používaniu skratiek textových správ

Aj keď chcete ušetriť čas, nemali by ste vo svojom profesionálnom e-maile používať skratky textových správ. Ak text veľa, ako mnohí ľudia robia, môžete byť zvyknutí používať druh skratky hovoriť so svojimi priateľmi.

Môžete napríklad použiť "u", "ur" a "plz" namiesto "you", "your" a "please". Tieto skratky nemajú miesto v obchodnej korešpondencii, pokiaľ príjemcom nie je niekto, s kým máte neformálny vzťah.

5. Použite Profesionálnu e-mailovú adresu

Pri správach týkajúcich sa vašej aktuálnej práce vždy používajte e-mailovú adresu, ktorú vám pridelil zamestnávateľ. Nikdy by ste ho však nemali používať na odosielanie správ, ktoré nesúvisia s vašou úlohou, napríklad ak hľadáte novú. Namiesto toho použite osobný e-mailový účet.

Ak nemáte osobný účet, napríklad ten, ktorý poskytoval váš poskytovateľ internetových služieb, keď ste sa zaregistrovali na službu, získate bezplatný e-mailový účet. Ak chcete nastaviť adresu, ktorá znie profesionálne, použite službu Gmail alebo inú službu. Nepoužívajte nič hlúpe alebo sugestívne. Vaše prvé počiatočné a priezvisko alebo vaše celé meno sú vhodnými voľbami.

6. Nezabudnite na pravopis a gramatiku

Je nevyhnutné, aby ste svoju e-mailovú správu dôkladne overili. Nikdy nezanedbávajte tento kritický krok, bez ohľadu na to, ako ste zaneprázdnení. Veci, ktoré chcete byť pozorní, sú správne pravopis a správna gramatika. Okrem pravopisu obyčajných slov správne, tiež chcete hláskovať mená ľudí správne, vrátane toho vášho príjemcu a meno jeho spoločnosti.

Dávajte si pozor na prílišné spoliehanie sa na kontrolu pravopisu. Nesmú si všimnúť preklepy slov pri nesprávnom použití. Napríklad kontrola pravopisu nebude označovať slovo „do“ vo vete, „musím pre vás klásť otázky“, aj keď v tomto kontexte by to malo byť „dva“. Dvojité kontroly pravopisu si nie ste istí pomocou bezplatného online slovníka ako Merriam-Webster.