Ako spustiť efektívne stretnutia, ktoré produkujú výsledky

Ľudia trávia toľko času na obchodných stretnutiach, že zmena času stretnutia na udržateľné výsledky je prioritou pre úspešné organizácie. Akcie, ktoré umožňujú úspešné obchodné stretnutia, vyžadujú, aby vedúci schôdzky riadili pred stretnutím, počas neho a po ňom.

Ak využijete týchto dvanásť tipov na riadenie obchodných stretnutí, vaše stretnutia a tímy budú fungovať lepšie a prinášajú lepšie výsledky.

Akcie, ktoré treba podniknúť pred obchodným stretnutím

Akcie, ktoré sa uskutočnili pred obchodným stretnutím, stanovujú základy pre dosiahnutie výsledkov stretnutia. Môžete vykonať všetky potrebné následné kroky, ale bez predbežnej práce nebudete úspešní.

Plánujte obchodné stretnutie

Efektívne obchodné stretnutia, ktoré prinášajú výsledky, začínajú inteligentným plánovaním. Najprv zistite, či potrebujete ďalších zamestnancov, ktorí vám pomôžu naplánovať stretnutie (t. J. Vytiahnutie ľudí z niekoľkých oddelení). Potom sa rozhodnite, čo chcete dosiahnuť, a to tak, že sa stretnete a stanovíte realizovateľné ciele pre stretnutie.

Ciele, ktoré si nastavíte pre svoje obchodné stretnutie, vytvoria rámec pre efektívny plán schôdzí. Ako hovorí Stephen Covey v "Sedem návykov vysokoúčinných ľudí", "začnite na konci." Účelom stretnutia bude určenie zamerania schôdze, programu schôdze a účastníkov, ktorých budete potrebovať na stretnutie.

Uistite sa, že potrebujete stretnutie

Môže to znieť dozadu, ale akonáhle si vytvoríte svoj plán obchodných stretnutí, uistite sa, že stretnutie je vhodným prostriedkom na dosiahnutie stanovených cieľov. Holding stretnutia je drahý podnik, keď zvážite zúčtovateľné náklady účastníkov. Vynaložte maximálne úsilie, aby ste zistili, že stretnutie je najlepšou príležitosťou na vyriešenie problému, zlepšenie procesu alebo vytvorenie dlhodobej alebo krátkodobej stratégie pre váš tím alebo oddelenie.

Zabezpečiť primeranú účasť na zasadnutí

Ak je obchodné stretnutie vhodným prostriedkom na splnenie vašich cieľov, overte si to u účastníkov, ktorých účasť je nevyhnutná pre úspešné stretnutie. To môže znieť ako ne-premýšľať, ale to vyskočí najschopnejší vodca - kľúčoví účastníci musia byť k dispozícii na schôdzi.

Niekedy ľudia posielajú delegátov v ich neprítomnosti. Ak sa delegát zúčastňuje na mieste rozhodujúceho rozhodovateľa, uistite sa, že určený zamestnanec má právomoc prijímať konečné rozhodnutia, na ktoré sa môže odhlásiť. V opačnom prípade schôdzu odložte.

Distribúcia a kontrola pred začiatkom schôdze

Koľko stretnutí ste sa zúčastnili, ktorý začal s facilitátorom stretnutia, ktorý odovzdal ream papiera alebo robil prezentáciu programu PowerPoint na začatie diskusie? Je to frustrujúce, pretože sa dostávame k dychovej taktike; Stretnutie sa stáva skupinou, ktorá je read-in-ťažko produktívne pre vaše podnikanie.

Môžete uskutočniť obchodné stretnutia najproduktívnejšie a zaistiť výsledky poskytnutím potrebnej predbežnej práce pred stretnutím. Poskytovanie predprípravy, grafov, grafov a materiálov na čítanie 48 hodín pred začiatkom stretnutia znamená, že každý prichádza pripravený skočiť rovno do budovy.

Dokumentácia, ktorá vám pomôže dosiahnuť ciele stretnutia, môže zahŕňať:

• správy a údaje
• grafy a odkazy na konkurenčné informácie
• predaja
• výrobných plánov
• Microsoft PowerPoint snímky, ktoré ilustrujú kľúčové diskusné body
• zápisnice zo schôdzí, poznámky a následné opatrenia z predchádzajúcich stretnutí alebo súvisiacich stretnutí a projektov

Akcie, ktoré treba podniknúť počas obchodného stretnutia

Počas obchodného stretnutia, ak využijete čas efektívne, vytvoríte nadšenie pre túto tému a vytvoríte záväzok účastníkov. Ľudia sa budú cítiť súčasťou niečoho väčšieho, než sú ich každodenné výzvy. Dobre uľahčené a aktívne stretnutie, ktoré stanovuje etapu následných opatrení, preto prinesie výsledky stretnutí.

Efektívne uľahčenie obchodného stretnutia

Vedúci stretnutia kladie pozitívny, produktívny tón pre interakciu medzi účastníkmi stretnutia. Efektívne uľahčenie stretnutia začína preskúmaním cieľov alebo očakávaných výsledkov stretnutia a programu. Pomocník pomáha členom skupiny zostať sústredení a produktívni.

Návrh stretnutia a program rokovania určujú rámec stretnutia. Efektívny facilitátor, ktorý udržiava účastníkov na trati, zabezpečuje ako výsledok stretnutia očakávané, želané výsledky.

Zapojte každého účastníka do realizovateľných akcií

Každá pracovná skupina má rôzne osobnosti, ktoré sa objavujú na stretnutiach. Máte tichých spolupracovníkov, ako aj ľudí, ktorí sa snažia ovládnuť každý bod diskusie. Či už uľahčujete alebo sa zúčastňujete na stretnutí, musíte zapojiť každého účastníka do procesu plnenia cieľov stretnutia.

Tým sa zabezpečí, že každý účastník bude investovaný do témy stretnutia a bude pokračovať. Nebudete mať jedného člena - alebo seba samého - sa pokúsite niesť celú záťaž.

Vytvorte plán následného monitorovania efektívneho obchodného stretnutia

Počas obchodného stretnutia vytvorte plán činností s akčnými položkami. Efektívne plány zahŕňajú:

• Konkrétna položka akcie
• Meno osoby, ktorá prevzala vlastníctvo na vykonanie položky akcie
• Dátum splatnosti položky akcie
• Konsenzus o tom, čo predstavuje dokončenie položky akcie

Diskutujte o skutočných scenároch a prekážkach úspechu, ktoré môžu členovia tímu zažiť, keď sa pokúšajú dosiahnuť položky potrebné na dosiahnutie výsledkov. Ak potrebujete nadväzné stretnutie, nastavte čas pred odchodom účastníkov, aby to bolo v kalendári každého.

Akcie, ktoré treba podniknúť po obchodnom stretnutí

Akcie a plánovanie pred stretnutím a počas neho zohrávajú významnú úlohu pri dosahovaní očakávaných, pozitívnych a konštruktívnych výsledkov. Vaše kroky po stretnutí sú rovnako dôležité. Sledovanie na nasledujúcom plánovanom stretnutí nikdy nestačí na investovanie, aby sa zabezpečili výsledky.

Zverejniť zápisnicu zo schôdze

Zverejnite svoje zápisnice a akčný plán do 24 hodín. Ľudia budú čo najefektívnejšie prispievať k výsledkom, ak hneď začnú s akčnými položkami. Stále majú novú spomienku na stretnutie, rôzne diskusné body a zdôvodnenie každej položky stretnutia.

Aj oneskorenie v rozdeľovaní minút ovplyvní vaše výsledky, pretože väčšina ľudí čaká na minúty, kým dorazia na svoje záväzky.

Sledovanie efektívneho obchodného stretnutia

Rešpektovanie a dodržiavanie termínov a následné kroky vám pomôžu dosiahnuť výsledky z vašich stretnutí. Po stretnutí by každá osoba s akčným bodom mala vypracovať akčný plán na splnenie každého zo svojich záväzkov.

Bez ohľadu na to, či napíšu kroky do svojho plánovača, delegujú úlohy na iného zamestnanca alebo okamžite dokončia úlohu, osoba je zodpovedná za sledovanie.

A môžete zlepšiť výsledky stretnutia tým, že budete sledovať každú osobu v polovici cesty medzi stretnutiami. Vaším cieľom je kontrolovať pokrok a zabezpečiť, aby úlohy prebiehali.

Zodpovednosť za následnú kontrolu počas nasledujúceho stretnutia

Už ste niekedy sedeli v nadväzujúcom stretnutí, ktoré spočívalo v tom, že každý účastník povedal skupine, prečo neboli schopní splniť svoj záväzok? Zavedenie normy alebo zvyku zodpovednosti za výsledky začína už v priebehu cyklu schôdzí.

Následné kroky zo strany sprostredkovateľa v polovici cesty medzi stretnutiami pomáhajú, ale skupina musí zlyhať pri nedodržiavaní záväzkov neprijateľných. Účastníci podávajú správy o pokroku a výsledkoch na nasledujúcom stretnutí s očakávaním, že všetci účastníci splnia stanovené ciele. Ak je úloha pozastavená, na nasledujúcom stretnutí zistite, či existuje legitímna prekážka pre postup a určte, ako postupovať.

Zhrnutie procesu Business Meeting pre neustále zlepšovanie

Prax debriefingu každého obchodného stretnutia je mocným nástrojom pre neustále zlepšovanie. Účastníci striedavo diskutujú o tom, čo bolo efektívne alebo neefektívne, o aktuálnom procese obchodných rokovaní. Diskutujú aj o pokroku, ktorý cíti skupina v tejto oblasti.