Ako vypracovať program efektívneho stretnutia

Agenda stretnutia je zoznam položiek, ktoré účastníci chcú dosiahnuť na stretnutí. Program by mal byť distribuovaný pred zasadnutím, minimálne 24 hodín vopred, aby mali účastníci možnosť pripraviť sa na stretnutie. Ak je to možné, program by mal byť prednostne k dispozícii niekoľko dní pred zasadnutím.

Vypracovanie programu schôdzí

Najprv zistite, či sú na naplánovanie stretnutia potrební iní zamestnanci. Potom sa rozhodnite, čo chcete dosiahnuť, a to tak, že sa stretnete a stanovíte realizovateľné ciele pre vaše stretnutie. Stanovené ciele vytvoria rámec pre efektívny plán schôdzí. Uistite sa, že ste neplánovali viac, ako je rozumne dosiahnuteľné v časovom rámci vášho stretnutia.

Ako povedal Stephen Covey v "The 7 Habits of Highly Effective People", "Začni s vedomím konca." Účelom stretnutia bude určenie zamerania stretnutia, programu schôdze a účastníkov stretnutia.

Potom zvážte, koľko času očakávate pre každú položku programu. Ak má stretnutie trvať jednu hodinu a máte päť bodov programu, získate všeobecnú predstavu o časovom rámci, s ktorým pracujete. Neznamená to, že každý bod programu musí byť presne 12 minút, ale päť kombinovaných zjavne nemôže priemerne viac času.

Rozhodnutia o vykonaní

Po určení celkového cieľa musíte vy alebo váš tím vykonať určité rozhodnutia. Okrem účelu alebo cieľa stretnutia zahrňte do programu aj:

• Dátum, čas a miesto stretnutia
• Účastníci na stretnutí potrebovali
• Položky na diskusiu
• Čas, ktorý očakávate, že skupina bude musieť diskutovať o každej položke
• Predbežná práca na stretnutí. To bude zahŕňať akékoľvek čítanie, dokumentáciu, údaje, zápisnice z predchádzajúceho stretnutia alebo akýkoľvek iný prípravok, ktorý zabezpečí, že vaše skutočné stretnutie bude úspešné. Príslušné dokumenty by mali byť priložené k oznámeniu o schôdzi a programu schôdze, keď ich rozošlete pozvaným účastníkom.

Identifikácia účastníkov

Akonáhle ste sa rozhodli, že stretnutie je potrebné na splnenie vášho cieľa, musíte vypracovať zoznam účastníkov. Nie každý zamestnanec sa môže alebo by sa mal zúčastniť na každom stretnutí, ale pozvať správne účastníkov zvýši pravdepodobnosť úspechu. Určite svojich účastníkov tak, že si položíte niekoľko otázok:

• Kto musí vlastniť riešenie, ktoré skupina vyvíja?
• Kto je vlastníkom procesu, o ktorom skupina diskutuje?
• Kto potrebuje vedieť informácie, ktoré distribuujete?
• Kto môže poskytnúť údaje a fakty na usmernenie rozhodovania?
• Kto má skúsenosti alebo odborné znalosti na to, aby sa so skupinou mohol podeliť?
• Kto musí podporovať realizáciu akýchkoľvek riešení alebo úloh?
• Kto musí poskytnúť povolenie alebo zdroje na dosiahnutie výsledku stretnutia?
• Kto by sa mohol postaviť proti realizácii akýchkoľvek riešení alebo smerovania?

Pravidelne naplánované stretnutia

Nie každé stretnutie potrebuje vypracovanú agendu. Väčšina zamestnancov pravidelne organizuje stretnutia pre svoje oddelenia alebo pracovné skupiny. Máte tiež tímy a projekty, na ktorých sa zúčastňujete.

Prebiehajúci projekt nemusí vyžadovať novovyvinutú agendu pre každé stretnutie, ale váš tím bude dobre poslúžiť prijatím štandardného prístupu k vášmu stretnutiu.

Pravidelne naplánované stretnutie zamestnancov je rozdelené do troch segmentov, z ktorých každý má štandardné položky programu:

1. Informačné položky: Zapíšte všetky položky programu, ktoré sú informatívne pre každé stretnutie. Manažér napríklad aktualizuje skupinu o výsledkoch stretnutia vrcholového manažmentu.
2. Položky akcie: Umiestnite na program všetky položky, o ktorých očakávate, že ich bude chcieť preskúmať na každom pravidelnom stretnutí. Napríklad výkonnosť rozpočtu na časové obdobie a identifikácia úspor nákladov a neustále zlepšovanie, ktoré skupina plánuje dosiahnuť.
3. Plánovanie dopredu: Do programu umiestnite všetky položky, ktoré chce skupina naplánovať alebo pripraviť vopred. Napríklad krátkodobé ciele pre budúci mesiac alebo potreba spolupráce spolupracovníka na pripravovaných úlohách.

Ak sa pri vypracovaní programu schôdze budete riadiť týmito pokynmi, zvýšite pravdepodobnosť, že vaše stretnutie bude produktívnejšie.

Čo zahrnúť

Agenda pre pravidelne naplánované stretnutie môže pomôcť dosiahnuť výsledky, ktoré hľadáte, zahrnutím niektorých základných položiek:

• Zahrievanie a pozdravy. V závislosti od toho, ako často sa skupina stretáva, zvážte krátke prerušovače ľadu.
• Preskúmajte účel schôdze, agendu a očakávané výsledky a produkt.
• Skontrolujte, opravte (ak je to potrebné) a schválite zápisnicu z predchádzajúceho stretnutia.
• Poskytnite príslušné oddelenia a informácie o spoločnosti, ktoré tím potrebuje.
• Preskúmať pokrok v akčných bodoch, akčných plánoch a záväzkoch. Preskúmať pokrok skupiny v dosahovaní cieľov.
• Diskutujte a rozhodujte o bodoch programu tohto stretnutia.
• Identifikujte ďalšie kroky.

• Identifikujte účel, výsledok a program nasledujúcej schôdze.
• Na konci stretnutia by mal príjemca preveriť záväzky, ktoré prijali ľudia počas stretnutia.
• Identifikujte akúkoľvek potrebnú pomoc od ľudí, ktorí nie sú v skupine, a pridelte účastníkom kontakt.
• Zistite, kto mimo účastníkov stretnutia potrebuje vedieť, čo a rozhodnúť, ako bude komunikácia dokončená.
• Distribuovať minúty do 24 hodín od stretnutia alebo ihneď, ak ich príjemca elektronicky vzal.